Gestão de instituições arquivísticas

Gestão de instituições arquivísticas

Universidade Estadual da Paraíba Curso de Bacharelado em Arquivologia

Profa. Ma. Maria Amélia Teixeira da Silva – melteixeirauepb @gmail. co m

João Pessoa –PB 2013

Organização e Administração de Arquivos conforme Paes (2004)

1 Levantamento de dados

2 Análise dos dados coletados

3 Planejamento 4 Implantação e acompanhamento

1 Levantamento de dados

“Exames dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos de instituição mantenedora do arquivo a ser complementados pela coleta de informações sobre sua documentação”. (PAES, 2004, p. 35).

Fonte: Arquivo Nacional do Brasil. Disponível em: < http://www.arquivonacional.gov.br/cgi/ cgilua.exe/sys/start.htm?sid=74 . Acesso em: 19 nov. 2013.

1 Levantamento de dados

Análise do gêneros dos documentos“(escritos ou textuais, cartográficos, iconográficos, informáticos etc. ); as espécies de documentos mais frequentes(cartas, faturas, relatórios, projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos(métodos de arquivamento adotados); existência de registros e protocolos(em fichas, em livro); média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivamento, manuais, códigos de classificação etc.”(PAES, 2004, p. 35-36, grifo nosso).

1 Levantamento de dados

“Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo(número de pessoas, salário, nível de escolaridade, formação profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação), a localização física(extensão da área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio), meios de comunicação disponíveis(telefones, fax).”(PAES, 2004, p. 36, grifo nosso).

2 Análise dos dados coletados

De posse dos dados coletados, o arquivista estará habilitado a analisar a real situação do arquivo e fazer um diagnostico para formular e propor soluções e/ou alterações, para as diferentes situações existentes na referida unidade de informação (PAES, 2004).

“Trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem àsua realidade operacional. O diagnósticoseria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.”(PAES, 2004, p. 36, grifo nosso).

3 Planejamento

“Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivísticoque tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. [...] Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo na estrutura da instituição, centralização ou descentralização e coordenação de serviços de arquivo, escolha de métodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, recursos humanos, escolha das instalações e do equipamento, constituição de arquivos intermediário e permanente, recursos financeiros.”(PAES, 2004, p. 36, grifo nosso).

3. 1 Posição do arquivo na estrutura da instituição

“Embora não se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posição do órgão de arquivo na estrutura da instituição, recomenda-se que esta seja a mais elevada possível, isto é, que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade.”(PAES, 2004, p. 37, grifo nosso).

3. 2 Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo

“Éimportante esclarecer de imediato que a descentralização dos serviços de arquivo se aplica apenas àfase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados.”(PAES, 2004, p. 37).

3. 2. 1 Centralização

“Por um sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em único local, como também a concentração de todas as atividades de controle –recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, frequentemente designado como Protocolo e Arquivo, Comunicação e Arquivo, ou outra denominação similar.”(PAES, 2004, p. 37).

3. 2. 2 Centralização

“A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição àqual o arquivo iráservir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada”. (PAES, 2004, p. 39).

3.3 Escolha de métodos de arquivamento

“Dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto, local, data ou número”. (PAES, 2004, p. 40).

Método principal e métodos auxiliares... ”

3.4 Estabelecimento de normas de funcionamento 3.4 Estabelecimento de normas de funcionamento

3.4 Estabelecimento de normas de funcionamento 3.4 Estabelecimento de normas de funcionamento

3.4 Estabelecimento de normas de funcionamento 3.4 Estabelecimento de normas de funcionamento

3. 5 Recursos

Recursos humanos –arquivista e demais membros da equipe.

“Escolha das instalações e equipamentos – escolha de local adequado, quer pelas condições físicas que apresente – iluminação, limpeza, índices de umidade, temperatura –quer pela extensão de sua área, capaz de conter o cervo e permitir ampliações futuras”.(PAES, 2004, p. 43).

3. 6 Materiais de consumo

São aqueles que sofrem desgaste a curto ou médio prazos. São as fichas, as guias e as pastas, dentre outros. (PAES, 2004).

Guia divisória de arquivo, com projeção

3. 6 Materiais de consumo Guia divisória de arquivo, com notação ( inscrição feita na projeção)

3. 6 Materiais de consumo Guia divisória de arquivo, com notação abeta e notação fechada

3. 6 Materiais de consumo Guia divisória de arquivo, com notação abeta e notação fechada

3. 6 Materiais de consumo

Guia divisória de arquivo, com posição ( local que a projeção ocupa ao longo da guia)

3. 6 Materiais de consumo

Guia divisória de arquivo, com posição ( local que a projeção ocupa ao longo da guia)

Guia divisória de arquivo, com configuração primária, secundária
O que indica se uma guia éprimária, secundáriaÉa notação e não a

3. 6 Materiais de consumo projeção”(PAES, 2004, p.47).

3. 6 Materiais de consumo

Guia divisória de arquivo, guia fora ( ausência de uma pasta do arquivo.

3. 6 Material permanente 3. 6 Material permanente

Recursos financeirosnão apenas para a instalação dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manutenção;

Elaboração do projeto de arquivo: “síntese da situação real encontrada; análise e diagnóstico da situação; e o plano contendo as prescrições, recomendações e procedimentos a serem adotados, estabelecendose, inclusive, as prioridades para a implantação.”(PAES, 2004, p.51).

Implantação e acompanhamento.

Observações finais

Universidade Estadual da Paraíba Curso de Bacharelado em Arquivologia

Profa. Ma. Maria Amélia Teixeira da Silva – melteixeirauepb @gmail. co m

João Pessoa –PB 2013

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