Baixe AUDITORIA INTERNA NAS INSTITUICOES PUBLICAS e outras Notas de estudo em PDF para Gestão de Recursos Humanos, somente na Docsity! Índice LISTA DE TABELAS................................................................................................................v LISTA DE FIGURAS............................................................................................................... vi LISTA DE GRAFICOS............................................................................................................vii LISTA DE ABREVIATURAS................................................................................................viii DECLARAÇÃO....................................................................................................................... ix DEDICATÓRIA.........................................................................................................................x AGRADECIMENTO................................................................................................................xi RESUMO.................................................................................................................................xii CAPITULO 1: INTRODUÇÃO.............................................................................................. 13 1.1 Introdução.......................................................................................................................13 1.2 Objectivos do Trabalho.................................................................................................. 14 1.2.1 Objectivo geral.........................................................................................................14 1.2.2 Objectivos específicos............................................................................................. 14 1.3 Justificativas................................................................................................................... 14 1.4 Definição do Problema de Pesquisa............................................................................... 15 1.5 Estudo de Hipóteses....................................................................................................... 15 1.6 Estrutura do trabalho...................................................................................................... 15 CAPÍTULO 2: REVISÃO DA LITERATURA....................................................................... 17 2.1 Introdução.......................................................................................................................17 2.2 Auditoria.........................................................................................................................17 2.2.1 Evolução Histórica da auditoria...............................................................................17 2.3 Auditoria interna.............................................................................................................18 2.3.1 Evolução histórica da auditoria interna................................................................... 18 2.3.2 Conceitos................................................................................................................. 19 2.3.3 Normas de auditoria interna.....................................................................................19 2.3.4 Objectivo da Auditoria interna.................................................................................20 2.3.5 Papel, e Importância da auditoria interna................................................................ 21 2.3.6 Princípios do auditor interno................................................................................... 23 2.3.7 Fases do processo de auditoria interna.................................................................... 23 2.4 Tipos de auditoria interna...............................................................................................26 2.5 A estrutura organizativa do serviço de Auditoria Interna...............................................28 2.6 Independência em auditoria interna............................................................................... 29 2.7 Auditoria interna e auditoria externa..............................................................................30 2.7.1 Inter-relacionamento................................................................................................30 1 2.7.2 Diferença entre auditoria interna e externa..............................................................31 2.8 Auditoria interna no sector público................................................................................ 33 2.9 Controlo interno............................................................................................................. 35 2.9.1 Conceito...................................................................................................................35 2.9.2 Tipos de controlo interno.........................................................................................35 2.9.3 Relação entre auditoria interna e controlo interno...................................................36 CAPÍTULO 3 – METODOLOGIA DA PESQUISA...............................................................37 3.1 Introdução.......................................................................................................................37 3.2 Tipo e Natureza de pesquisa...........................................................................................37 3.3 Fontes de dados.............................................................................................................. 37 3.4 População em estudo e tamanho da amostra..................................................................38 3.4.1 População em estudo............................................................................................... 38 3.4.2 Tamanho da amostra................................................................................................ 38 3.4.3 Ferramentas da análise usadas.................................................................................38 CAPÍTULO 4: ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DE DADOS..............................................42 4.1 Introdução.......................................................................................................................42 4.2 Localização geográfica da cidade de Nampula..............................................................42 4.3 Estudo da auditoria interna no Gabinete do Governador da cidade de Nampula.......... 43 CAPÍTULO 5: CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES........................................................ 47 Conclusão............................................................................................................................. 47 Recomendações....................................................................................................................48 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS.................................................................................49 APÊNDICES........................................................................................................................51 ANEXOS..............................................................................................................................54 LISTA DE TABELAS TABELA I: Tipo de auditoria interna.................................................................26 2 LISTA DE ABREVIATURAS IIA- Instituto de Auditores internos AICPA- American Institute of Certified Public Accountant: Comité de procedimentos de Auditoria do Instituto Norte Americano de Contadores Públicos. INE- Instituto Nacional de Estatísticas 5 DECLARAÇÃO Declaro por minha honra que este trabalho é da minha autoria, resulta da minha investigação e sob orientação do meu Supervisor. Esta é a primeira vez que submeto numa instituição Académica para obter o grau Académico de Licenciatura em Contabilidade com habilitação em Auditoria. Nampula, aos ______ de Abril de 2015 Nome do Autor ______________________________________________ (Venâncio Lucas) Nome do Supervisor 6 _____________________________________________ (--------------------------------) DEDICATÓRIA Dedico este trabalho à minha mãe e meu irmão, por acreditarem na minha capacidade profissional e me dar todo o apoio emocional para o desenvolvimento e conclusão deste curso. 7 10 CAPITULO 1: INTRODUÇÃO 1.1 Introdução O trabalho que ora se desenvolve enquadra-se no âmbito do trabalho de fim de curso complemento de licenciatura em Contabilidade e Auditoria, promovido pela Universidade Pedagógica, Departamento de Contabilidade de Gestão, cujo tema é “Papel da Auditoria Interna nas Instituições públicas”. A escolha do tema deve-se ao facto da Auditoria Interna ser um conceito moderno, apesar de que já existiam actividades parecidas com o da auditoria interna ou com a mesma finalidade, ela merece uma atenção especial pois muitas empresas ainda não conseguiram detectar a suas vantagens. Também, é um tema que me despertou bastante interesse no meu percurso académico. De facto, a auditoria interna é uma actividade independente e objectiva de avaliação e de consultoria, desenhada para adicionar valor e melhorar as operações de uma organização. Ela auxilia uma organização a realizar seus objectivos a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia dos processos de gestão de riscos, controlo e governança. A globalização da economia e o surgimento de mercados comuns fazem com que a Auditoria Interna deixe de ter uma função com conotação Policialesca e Repressiva para ter uma função de acessoramento à alta Administração e Gestores para o cumprimento da missão empresarial e, para isso a Auditoria Interna precisa estar preparada e com suporte adequado para que possa cumprir sua missão com eficácia e eficiência. Empregada como ferramenta de Controlo e Gestão de Riscos Empresariais, a Auditoria Interna estará contribuindo com seu trabalho de forma eficaz na condução dos negócios pelos Gestores. Os resultados do trabalho da Auditoria Interna, além de se constituírem em algo precioso para a tranquilização dos Gestores do alto comando, fornecem recomendações correctivas e preventivas à exposição da organização face aos riscos empresariais que podem ser de natureza; sistémica, operacional, financeira, tecnologia da informação, recursos humanos, mercadológicas e de factores externos que podem impactar os resultados e estratégias globais da empresa. 1.2 Objectivos do Trabalho A presente pesquisa procura alcançar os objectivos traçados, isto é, geral e os específicos de modo que se materialize a questão acima colocada acerca do Papel da Auditoria Interna nas Instituições Públicas, caso Gabinete do governador da Cidade de Nampula. 1.2.1 Objectivo geral • Analisar o papel da auditoria interna nas instituições públicas, em particular no gabinete do governador na cidade de Nampula. 1.2.2 Objectivos específicos Baseado nos esclarecimentos feitos, pode-se ainda destacar como objectivos específicos: • Relatar conceitos e definições sobre auditoria; • Ressaltar a importância da auditoria interna nas organizações; • Mostrar como a auditoria interna pode contribuir para o processo decisório; • Levantar se a instituição em estudo possui Auditoria Interna; • Levantar, caso possua, porque se decidiu em implantá-la; • Levantar, na opinião da instituição, se a Auditoria lhe trouxe benefícios e quais foram os reflexos para a mesma. 1.3 Justificativas Em uma organização moderna, em que se exige que seus vários sectores façam parte de um único todo, reunindo esforços colectivos para alcançar melhores resultados, torna-se inconcebível a inexistência de um sector atento às oportunidades de melhorias que possam, eventualmente, surgir. Os administradores responsáveis pelos seus sectores, porém, sem tempo disponível ou mesmo condições técnicas para verificar in loco o que se passa com as pessoas, procedimentos e valores sob sua supervisão, necessitam se certificar de que tudo funciona de acordo com o planejado. Por estas razões, a actividade de auditoria interna passou a fazer parte de uma organização moderna. No contexto actual, o movimento da economia mundial vem modificando os factores determinantes da competitividade. Além disso, a busca por novos clientes está mais disputada e cada vez mais surgem novas organizações de sucesso, tornando obsoletas aquelas incapazes de se adaptar a este novo ambiente. Este é o capítulo no qual se abordam tópicos relacionados com a auditoria interna entre os quais o seu conceito, caracterização, importância, objectivos, normas, entre outros. Sendo que a auditoria interna é uma ramificação da auditoria externa inicia-se com a auditoria externa, seus conceitos e evolução, e assim se enfocar na auditoria interna. 2.2 Auditoria 2.2.1 Evolução Histórica da auditoria Segundo Pinheiro (2010, p. 23) a palavra auditoria deriva do Latim “Audire”, aquele que ouve. O verbo “to audire”, quer dizer examinar, certificar Segundo Costa (2010, p.55) a auditoria surgiu na Grã-Bretanha no século XIX (como consequência da revolução industrial) onde publicaram as primeiras normas de relato financeiro e de auditoria. Em 1854 foi criada The Society of Accountants in Edinburgh que em 1951 deu origem ao actual The Institute of Chartered Accountants of Scotland, primeiro organismo profissional de contabilistas e auditores a nível mundial. No século XVII em Grã-Bretanha, contabilista profissional era reconhecido como indivíduo habilitado a tratar dos casos de insolvências, falências, liquidações, etc., os auditores começaram a praticar a contabilidade e auditoria como é conhecida hoje a partir do século XIX. Com o desenvolvimento das empresas industriais e comerciais sentiu-se a necessidade de bons procedimentos contabilísticos e eficientes medidas de controlo interno daí surge a auditoria. Também pelo facto de a maioria das empresas serem de responsabilidade limitada o que implicou que as demonstrações financeiras apresentadas aos accionistas fossem auditadas, tornando obrigatório para este tipo de sociedade na Grã-Bretanha a partir de 1900. A colonização inglesa nos Estados Unidos da América e o grande desenvolvimento industrial ocorrido nestes países fez com que a auditoria acompanhasse de perto esse incremento tendo alcançado uma enorme difusão e um aperfeiçoamento técnico bastante elevado. Em 1887 foi criado o American Institute of Accountants o qual em 1917 publicou os primeiros documentos técnicos sobre auditoria e, em 1948 o sucessor deste organismo, o American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), publicou as normas de auditoria geralmente aceites (Costa, 2010). A auditoria é conceituada de várias formas por diferentes autores, nas quais se evidencia o seguinte: Auditing Concepts Comitee, Report of the Comitee on Basic Auditing, The Accounting Review, vol. 47 (1972, p.18, apud Morais e Martins 2003, p. 14), define auditoria da seguinte forma: “A auditoria é um processo sistemático de objectivamente obter e avaliar prova acerca da correspondência entre informações, situações ou procedimentos e critérios pré-estabelecidos, assim como comunicar conclusões aos interessados.” Segundo Attie (1998, p.25), auditoria interna é uma especialização contábil voltada a testar a eficiência e eficácia do controle patrimonial implantado com o objectivo de expressar uma opinião sobre determinado dado. 2.3 Auditoria interna 2.3.1 Evolução histórica da auditoria interna Segundo Morais e Martins (2003, p. 60) o conceito da auditoria interna tem evoluído ao longo dos anos devido ao seu rápido crescimento e fácil aceitação. Morais e Martins (2003, p.60) evidencia que existem indícios de que se praticavam certas formas de auditoria interna nas antigas civilizações e que nos estados feudais e herdades privadas já existia uma pessoa que tinha por missão inspeccionar os rendimentos das contas de funcionários e agentes. “Em 1164, existiam em Itália, auditores profissionais ao serviço da Catedral de Milão, e em 1581, foi criada em Veneza a primeira associação de auditores profissionais com carácter oficial” (Morais e Martins, 2003, p.60). Com a revolução industrial e desenvolvimento das sociedades no princípio do século XIX surgiu a auditoria interna próxima do actual, com isso tornou-se necessário um controlo interno mais eficiente e logo foram evoluindo os objectivos de auditoria interna actuando sobre os controlos administrativos. Foi imposto a ênfase na revisão do controlo interno empresarial nos Estados Unidos, nos anos 40/50, e a busca de fraude deixou de ser o principal objectivo da auditoria, a preocupação passou a ser a melhoria do sistema do controlo interno. Foi criado o IIA, nos Estados Unidos,em 1941, associando institutos espalhados por todo mundo entre os quais foi destacado o Instituto Português de Auditor Interno, criado em 1992. Em 1947 a auditoria interna estendeu-se às áreas operacionais com o surgimento do “statement of responsabilities of the internal auditors” que foi revista em 1957. O papel do auditor interno ampliou-se nos últimos tempos de tal forma que contribui para que os riscos sejam minimizados, contribuindo para uma gestão eficaz. (Morais e Martins, 2003) 2.3.2 Conceitos A auditoria interna é uma actividade que esteve em constante evolução o que faz com que haja várias formas de a conceituar e por diferentes autores: O Institute of Internal Auditors (2009, p. 10) define auditoria interna da seguinte forma: “A auditoria interna é uma actividade independente, de garantia e consultoria, destinada a acrescentar valor e a melhorar as operações de uma organização. Ajuda a organização a alcançar os seus objectivos, através de uma abordagem sistemática e disciplinada, na avaliação e melhoria da eficácia dos processos de gestão de risco, de controlo e de governação”. Morais e Martins (2003, p.61) definem: “A auditoria interna é uma actividade de avaliação que, de forma independente dentro de uma empresa, tem por objecto a revisão das operações contabilísticas, financeiras e de todo o tipo, com o fim de prestar um serviço à direcção. É um controlo administrativo, cuja função é medir e avaliar a eficácia de outros controlos.” “A auditoria interna é uma actividade de avaliação independente, estabelecida numa organização como um serviço à mesma. É um sistema de controlo que funciona pelo exame e avaliação da adequação e eficácia dos outros sistemas de controlo.” De acordo com Attie (1992, p.28): “A auditoria interna é uma função independente de avaliação, criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas actividades, como um serviço a essa mesma organização.” 2.3.3 Normas de auditoria interna Lello, E. e Lello, J. (1993, p. 825 apud Morais e Martins, 2003, p.32) define norma como: “princípio que serve de regra; regra; lei; modelo.” Morais e Martins (2003, p.34) refere que as normas para a prática profissional de auditoria interna são emanadas pelo IIA que foi fundado em 1941 nos Estados Unidos da América. Marçal e Marques L. (2011, p. 62) declaram que as normas para a prática profissional de auditoria interna têm como finalidade aclarar o papel e as responsabilidades dos auditores internos perante todos os interessados, assim como estabelecer uma base para a orientação e avaliação da auditoria interna e desenvolver a sua prática. IIA (2009, p.14) refere: “As normas têm como objectivo: necessidade de delegar essas funções para outras pessoas, auditores internos, que constituem um cargo de grande relevância. Segundo Nelson e L. Marques (2011, p.70) a auditoria interna assume particular importância por observância às seguintes funções: • Concepção, implementação e acompanhamento do sistema de controlo interno; • Avaliação das performances da gestão; • Análise de investimento; • Avaliação de mercado; • Organização de planos estratégicos e previsionais e avaliação de desvios; • Outras análises e estudos económico-financeira; • Auditorias externas. Morais e Martins (2003, p. 63) definem outras funções da auditoria interna tais como: • Examinar e apreciar a razoabilidade, a suficiência e aplicação dos controlos contabilísticos, financeiros e operacionais e promover um controlo eficaz a um custo razoável- relação custo/benefício com base na avaliação do risco; • Verifica até que ponto os activos da entidade estão justificados e livres de ónus bem como se os processos de governação são adequados; • Avaliar a qualidade e eficácia do trabalho desenvolvido pelos trabalhadores; • Recomendar melhorias no sistema. A auditoria interna é considerada importante para a organização por ser uma actividade de suporte a alta administração na perspectiva de acrescentar valor a organização nela inserida. A melhoria da administração depende de um bom funcionamento da auditoria interna, pois quanto melhor for o funcionamento mais credibilidade terão as sugestões feitas por ela. A auditoria interna se torna importante pelo facto de ser uma actividade que tem poder analisar, apreciar, recomendar e comentar sobre às actividades de negócio que seja útil para os membros da administração. É ela que verifica o cumprimento das normas e não só, também identifica áreas que estão sujeitas às correcções ou melhorias. 2.3.6 Princípios do auditor interno Segundo o IIA (2009, p. 12) os auditores devem seguir os seguintes princípios: • “Integridade: A integridade dos auditores internos gera confiança e, por conseguinte, proporciona o fundamento para confiar no seu julgamento. • Objectividade: os auditores internos manifestam o mais elevado grau de objectividade profissional ao coligirem, avaliarem e comunicarem a informação sobre a actividade ou processo em análise. Os auditores internos fazem uma avaliação equilibrada de todas as circunstâncias relevantes e os seus julgamentos não são influenciados por interesses particulares e por opiniões alheias. • Confidencialidade: os auditores internos respeitam o valor e a propriedade da informação que recebem e não divulgam a informação sem a devida autorização, excepto em caso de obrigação legal ou profissional de o fazer. • Competência: os auditores internos aplicam os conhecimentos, técnicas e experiencia necessárias no desempenho dos serviços de auditoria interna.” 2.3.7 Fases do processo de auditoria interna Para um adequado processo de auditoria interna, Morais e Martins (2003,p.91 a 128), indica as fases que os auditores internos devem seguir: FIGURA 1 - Fases do processo de auditoria interna Fonte: adaptado de Morais e Martins (2003, p. 91 a 129) 2.3.7.1 Planeamento Está relacionada à selecção de área sujeita a auditoria. O planeamento do trabalho é um factor relevante para o êxito do trabalho da equipe de auditoria interna, pois permitem a realização de exames adequados e eficientes para que os objectivos da auditoria interna se concretizem em tempo razoável, independentemente de qualquer acontecimento imprevisível. O plano de auditoria não é padrão, pelo facto de que cada empresa tem a sua estrutura, dimensão ou tipos de direcção, sendo assim o plano deve ser elaborado de acordo com os seguintes requisitos: A dimensão da empresa; o sector de actividade (características; as causas e origens do crescimento do negócio, ou pelo contrário, a sua decadência); a identificação de funções mais relevantes dentro da empresa e os problemas críticos, que podem afectar; a empresa é objecto de auditorias externas periódicas; o correcto tratamento das informações; a situação financeira da empresa (Morais e Martins, 2003, p.91). 2.3.7.2 Preparação da auditoria Inclui um programa de trabalho, que é plano detalhado de práticas comuns de auditoria e de avaliação do controlo interno, com base nas normas estabelecidas pela empresa e em procedimentos técnicos geralmente aceites. Serve de orientação ou guia para a consecução do trabalho de auditoria (Morais e Martins, 2003, p.92). 2.3.7.3 Exame preliminar É necessário para melhor conhecimento da entidade ou área sujeita a auditoria. Para isso o auditor terá que efectuar deslocações, observações, reuniões, recolha de documentos, pois essas deslocações dão ao auditor a oportunidade de conhecer as pessoas, a natureza das operações, ambiente de trabalho, etc. A primeira reunião deve ser com a direcção e no local a auditar a fim de efectuar o primeiro esboço do trabalho a executar, sem esquecer de fazer recolha e verificação dos documentos básicos que permitam conhecer e descrever o sistema, bem como a adequação e eficácia da gestão de risco (Morais e Martins, 2003, p.99). 2.3.7.4 Descrição, Análise e Avaliação do controlo interno É necessário efectuar uma análise muito detalhada dos procedimentos e sistemas de controlo da entidade da forma mais racional possível ao realizar a auditoria interna. A auditoria interna estuda e avalia de controlo interno existentes em cada área serve como base de confiança e para determinar os procedimentos de auditoria a serem aplicados. Deve ser seguido independentemente da magnitude ou complexidade dos sistemas e procedimentos da área seleccionada para auditar e independentemente do sistema de procedimento da informação tanto contabilística como não contabilística (Morais e Martins, 2003, p.99). 2.3.7.5 Exame e avaliação da informação É executada após se ter avaliado o controlo interno e se ter avaliado novamente o risco e reajustado o programa de auditoria preliminar (Morais e Martins, 2003, p.101). 2.3.7.6 Conclusões e recomendações Após ter efectuado a avaliação da eficácia do controlo interno, tendo sempre presente a análise do risco e na posse da prova adequada o auditor interno estará em condições de elaborar conclusões e efectuar recomendações (Morais e Martins, 2003, p.101). 2.3.7.7 Comunicação dos resultados Faz-se através de relatórios. O relatório representa um dos documentos mais relevantes do auditor interno, afinal é o meio pelo qual se comunica à direcção as conclusões do trabalho realizado. Ele deve reunir cinco requisitos gerais: ser construtivo; objectivo; conciso; Auditoria de cumprimento Visa avaliar o grau de observância pelas empresas associadas das políticas, procedimentos, orientações estabelecidas pela empresa mãe, ou regulamentos aplicáveis às actividades. Auditoria fiscal Visa avaliar a eficácia e a eficiência nos aspectos fiscais no tratamento das diversas operações e observância da legislação em vigor sobre essa matéria. Auditoria ambiental Visa avaliar o cumprimento das normas ambientais em vigor e a observância dos regulamentos e procedimentos estabelecidos pela empresa mãe. Auditoria de fallow-up Auditoria de avaliação de grau de implementação das recomendações formuladas em relatórios anteriores, numa lógica de monitorização do progresso ou das dificuldades na implementação. Outras auditorias Auditoria realizada a pedido de diversos órgãos de gestão, concelho de auditoria e concelho fiscal da empresa ou das empresas associadas. Fonte: adaptado de Pinheiro (2010) 2.5 A estrutura organizativa do serviço de Auditoria Interna O departamento de auditoria deve ser estruturado para que as responsabilidades estejam claramente definidas de acordo com a hierarquia de cada um, para que o director não execute os trabalhos de campo e nem o pessoal assistente tome decisões a nível da directoria. A estrutura do serviço de auditoria interna de uma organização depende da natureza e o seu enquadramento, os seus objectivos, e a sua dimensão. Segundo M. Marques (1997, p.79) a estrutura de um serviço de auditoria depende de vários factores, tais como: • Do sector de actividade e da organização, dimensão e dispersão geográfica, do estilo de gestão e da cultura da unidade económica; • Dos objectivos, âmbito de actuação, atribuições e dimensão do próprio serviço de auditoria. Morais e Martins (2003, p.78), enuncia que a posição típica do departamento de auditoria interna apresenta numa entidade de grande dimensão, 4 níveis de auditores profissionais: FIGURA 2 - Nível hierárquico de auditores Fonte: Morais e Martins (2003, p.78) • Director tem por função: definir a orientação geral do departamento; elaborar programas; definir políticas e procedimentos de auditoria; gerir o pessoal do departamento; coordenar o trabalho com os auditores externos; estabelecer programa que assegure a qualidade da auditoria. • Gestores dirigem tipicamente, auditorias individuais, incluindo a coordenação e planificação do trabalho de auditoria. Eles dispõem de uma extensa experiência em auditoria e supervisão. • Pessoal Sénior supervisiona aspectos do trabalho de auditoria e realiza a maioria do trabalho de pormenor. Para exercer essa actividade é necessário pelo menos três anos de experiência em auditoria. • Pessoal Júnior faz o trabalho menos complexo e mais rotineiro. São aqueles iniciantes ou por vezes estagiários. 2.6 Independência em auditoria interna A auditoria interna não deve depender de nenhuma direcção numa empresa que não seja a do concelho de administração. Isto porque o auditor não pode nem deve ter responsabilidade sobre actividades que possa um dia vir a ser seu objecto de exame. O auditor tem que depender directamente do órgão de gestão e deve estar posicionado ao mais alto nível e com autoridade suficiente dentro da empresa para garantir a credibilidade do trabalho realizado. A independência permite ao auditor emitir juízos imparciais e sem preconceitos, que é essencial para adequada realização do trabalho de auditoria interna, o protegerá de assumir compromissos que prejudiquem os objectivos da auditoria. O posicionamento ao mais alto nível reflectirá directamente sobre a qualidade do trabalho executado e sobre os resultados que este proporciona à empresa. Outra razão para esta linha de vinculação é que, estando o auditor vinculado a um director, isso poderá afectar a credibilidade do seu trabalho, na medida em que possa ser visto pelas demais directorias como um membro daquela direcção. Barata (1999, p.82) enuncia: “A auditoria interna deve funcionar na independência directa da administração para alcançar a necessária independência de qualquer órgão ou função da empresa. Esta independência é devida ao facto de os auditores internos não interferirem na execução dos trabalhos a auditar e na implementação de normas e procedimentos internos.” A figura abaixo mostra-nos o posicionamento adequado num organograma para a direcção de auditoria interna dentro de uma organização. FIGURA 3 - Organograma adequado à auditoria interna Fonte: M. Marques (1997, p.81) Crepaldi (2000, p.54) diz: “É fundamental que os auditores internos tenham total independência para movimentar-se dentro da entidade, emitir opinião, dar sugestão etc., sem preocupação de que, com tais actividades, possam desagradar a alguém e ser despedidos. Ao mesmo tempo, os auditores internos não devem lembrar que os auditados são colegas e que “ a crítica pela crítica é um posicionamento irracional.” A independência apresenta uma condição essencial para que o trabalho da auditoria interna seja feito da melhor forma possível e garantir a fiabilidade do seu trabalho, isto porque quando o auditor não tiver nenhuma relação com a área a ser auditada haverá menos possibilidade para conluio. 2.7 Auditoria interna e auditoria externa 2.7.1 Inter-relacionamento A auditoria interna e externa se complementam, pois o trabalho realizado por elas é extremamente idêntico uma vez que as duas baseiam-se no controlo interno como ponto de • Ênfase na análise de procedimentos e de critérios, avaliando o cumprimento de normas, políticas e a eficácia do sistema de controlo interno • Análise por sondagem aos registos contabilísticos • Análise com maior extensão e profundidade • Baseia-se na comparação com padrões standards • Baseia-se em técnicas de auditoria de gestão e de controlo • A análise e a apresentação do trabalho baseiam-se nas áreas de balanço e demonstração de resultados • A análise e apresentação do trabalho atende às áreas operacionais * * * * * * * Normas de referência • Normas e princípios contabilísticos geralmente aceites • Regras, técnicas e princípios de registos e controlo das operações e de gestão em todas as áreas, actividades, funções das organizações * * Frequência • Periódica, em princípio anualmente • Periódica, mas geralmente sem tempo determinado * * Independência • Em relação à unidade económica * • Em relação às actividades e serviços auditados * Fonte: M. Marques (1997, p.54) 2.8 Auditoria interna no sector público Assim como no sector privado, a auditoria interna é também necessário para o sector público ou ainda mais já que o seu trabalho incide sobre a coisa pública. Para Marçal e L. Marques (2011, p.70 a 71) a auditoria interna desempenha uma importante função de apoio às suas decisões de gestão uma vez que o sector público tem por objectivo a maximização da economia, eficiência e eficácia. Pois a auditoria interna procura dar respostas às determinadas necessidades tais como: • Dar a conhecer aos órgãos de gestão se as metas planificadas estão a ser alcançadas; • Dar a conhecer aos órgãos de gestão se os controlos internos implantados são suficientemente para garantir a protecção dos activos e a sua adequada utilização; • Analisar de forma contínua e permanente a fiabilidade e credibilidade dos registos contabilísticos, por atenção aos princípios contabilísticos geralmente aceites; • Dar a conhecer aos órgãos de gestão se a informação que se utiliza, obtida através de sistema de informação da organização, é completa, precisa e fiável, com especial atenção a vertente financeira e operacional; • Garantir aos órgãos de gestão que as políticas, procedimentos, planos e controlos e controlos estabelecidos são adequados e foram postos em prática; • Garantir aos órgãos de gestão o cumprimento das normas legais em vigor; • Garantir a racionalização dos recursos humanos e financeiros, valorizando a sua maximização; • Garantir que a gestão do risco é adequada a fim de obter a consecução dos objectivos. Alves e dos Reis (p.842) enunciam que a importância da auditoria interna aumenta quando a actuação é no sector público, sendo que o património público é propriedade colectiva e deve ser vigiado por todos. E ainda que a auditoria interna serve como meio de identificação de que todos os procedimentos internos, políticas definidas e a própria legislação estão sendo devidamente seguidos e também para constatação de que todos os dados registados merecem a verdadeira confiança fazendo com que os órgãos públicos alcancem a transparência na aplicação dos recursos públicos. Segundo Pradas et al. (1999, apud Costa, Anabela, 2008, p. 20) no Sector Privado verifica-se uma evolução das funções da auditoria interna de uma mera verificação de saldos e detecção de erros e fraudes, para objectivos mais ambiciosos, como manter um controlo interno eficaz, conseguir um bom funcionamento da organização, dos seus sistemas operativos e uma adequada utilização dos seus recursos, assegurar o cumprimento das políticas, normas e instrumentos. Souza (2007, p. 18) diz que na iniciativa privada o objectivo é a optimização de lucros e de respostas, onde a empresa depara-se com novas situações que levam a preocupação com a eficiência e eficácia dos recursos enquanto no sector público, o objectivo é a busca da eficiência, eficácia e economicidade das acções administrativas desenvolvidas pelos gestores públicos.3 2.9 Controlo interno 2.9.1 Conceito Segundo Morais e Martins (2003, p.17), controlo é qualquer acção empreendida pela gestão, pelo conselho e outras entidades para aperfeiçoar a gestão do risco e melhorar a possibilidade do alcance dos objectivos e m etas da organização. Tribunal de contas de Portugal- Manual de auditoria e procedimentos (apud Marçal e L. Marques, 2011, p.13) define controlo interno da seguinte forma: “Controlo interno é uma forma de organização que pressupõe a existência de um plano e de sistemas coordenadas destinados a prevenir a ocorrência de erros e irregularidades ou minimizar as suas consequências e maximizar o desempenho da entidade em que se insere.” 2.9.2 Tipos de controlo interno Morais e Martins (2003, p.19) caracteriza controlo interno da seguinte forma: • Preventivos - servem para impedir que factos indesejáveis ocorram; • Detectivos- servem para identificar ou corrigir factos indesejáveis, que já tenham ocorrido; partir das observações feitas directamente no Gabinete, sem a necessidade de consultar documentos, pastas ou arquivos armazenados. Os dados primários, são aqueles colhidos directamente na fonte. 3.4 População em estudo e tamanho da amostra 3.4.1 População em estudo No presente trabalho, o universo é de 40 trabalhadores, o que corresponde ao total de funcionários do Gabinete do Governador da cidade de Nampula, distribuídos entre pessoal de varios departamentos, considerado pelo proponente do presente trabalho, como reunindo características pretendidas para a pesquisa. 3.4.2 Tamanho da amostra Amostra constitui o número de sujeitos extraídos de um universo para representar esse universo e esta pode ser probabilística, quando os sujeitos são seleccionados de tal modo que a probabilidade de selecção de cada membro é conhecida. Também pode ser disponível, quando os sujeitos são seleccionados por serem acessíveis, próximo do pesquisador. Para a efectivação deste trabalho utilizou-se uma amostra disponível e probabilística, pois, cada elemento do universo tem a mesma probabilidade de ser escolhido para pertencer a amostra. Dada a natureza do tema em estudo, a amostra cingiu-se aos gestores e o pessoal do departamento de contabilidade e finanças. A amostra deste trabalho é constituída por 8 individualidades que se mostraram disponíveis. 3.4.3 Ferramentas da análise usadas Como parte prática de colecta de dados, para o presente trabalho, a pesquisa teve como foco analisar o papel da auditoria interna no gabinete do Governador e com isso a colecta de dados ocorreu com visitas ao Gabinete, foi usada a observação direita participativa em que o proponente participou na colecta de dados observando directamente, o questionário e a entrevista com alguns funcionários responsáveis pelo controlo das actividades do gabinete e para análise dos dados colectados usou-se o método comparativo percentual. a. Questionário Na recolha das informações referentes ao problema em estudo normalmente é imprescindível o questionário. O uso desta técnica prende-se no facto de querer colher opiniões e ideias das individualidades escolhidas como amostra mediante uma série de perguntas elaboradas pelo autor de forma clara, coerente e concisa.O questionário foi dividido em duas partes com o intuito de observar dois aspectos: primeiro, a aderência das características da auditoria interna e segundo, o grau de relevância dada por cada Responsável gabinete. Para o presente trabalho, foi elaborado um questionário dirigido a oito (8) individualidades dos quais gestores e pessoal de departamento de administração e finanças. b. Entrevistas Aentrevista da pesquisa foi realizada de uma maneira formal (entrevista semi-estruturadas) ao qual foi concedida pelos colaboradores do gabinete do Governador, responsáveis pela auditoria interna do gabinete. Neste caso, a entrevista foi dirigida ao pessoal de administração e finanças que apresentou-se numa amostra de cinco (5) indivíduos. GRÁFICO I: Grau de importância de auditoria interna Fonte: adaptado dos dados recolhidos A auditoria interna não deixa nunca de ser uma actividade importante para uma empresa. Apesar de que nem todas as empresas dispõem do serviço de auditoria interna mais de metade reconhecem a sua importância para um bom funcionamento, isto é, 64% responderam que a auditoria é muito importante, 29% consideram a auditoria importante e apenas 7% não atribuíram nenhuma importância à auditoria interna. GRÁFICO II: Nível de dependência da auditoria interna Fonte: adaptado dos dados recolhidos Uma boa parte (50%) tem um departamento de auditoria interna reportada ao conselho de do gabinete, 25% depende do Governador, e os outros 25% depende de outros departamentos. GRÁFICO III: Benefícios da auditoria interna Fonte: adaptado dos dados recolhidos GRÁFICO IV: Acesso irrestrito do departamento de auditoria interna Fonte: adaptado dos dados recolhidos Para que o trabalho de auditoria interna seja feito de forma correcta e apropriada o auditor interno tem que ter acesso irrestrito à qualquer informação ou documentação que seja necessário para a sua realização. Mas nem sempre as regras são obedecidas, pois 75% pessoas inqueridas responderam que o departamento de auditoria interna tem acesso irrestrito às informações mas ainda faltam os 25% que responderam que o auditor interno não tem acesso irrestrito em todos os documentos ou informações na empresa revela a sua importância, pois ela analisa se os procedimentos e normas instituídos estão a ser seguidos na prática, e contribui para o melhoramento dos procedimentos internos.” O chefe do departamento de controlo receitas e tráfego afirma: “ a auditoria interna é importante porque ajuda a superar vários procedimentos que o pessoal de outras áreas não tem visão voltada para ele.” Ele considera auditoria interna benéfico uma vez que ela ajuda no melhoramento do trabalho que um colaborador pode achar correcto quando nem sempre está. 5. Que factores levaram a implementação da auditoria interna no Gabinete? Um entrevistado respondeu que a implementação da auditoria interna foi devido a necessidade da administração por um controlo mais eficaz dos regulamentos e procedimentos existentes no gabinete, o reforço no cumprimento das normas. 6. Qual é a percepção que os colaboradores do gabinete têm da auditoria interna? De acordo com a auditora interna que acompanhou várias evoluções da auditoria interna dentro do gabinete, explica que no começo a auditoria interna era vista como um trabalho de polícia e tinham medo de falar ou até estar onde os auditores internos estavam por pertos, mas agora reconhecem a sua real função no gabinete e sua importância para a melhoria do funcionamento da organização. Os auditores internos tentam ser dialogantes ao máximo antes do início da sua actividade reunindo todas as pessoas da área sujeita a auditoria interna e explicando qual é realmente o objectivo e importância da actividade. Inicialmente a auditoria interna era visto como um processo de controlo das pessoas. 7. Que tipo de auditoria interna pratica-se no gabinete do Governador? Auditoria interna operacional. 8. Que barreiras/ constrangimentos foram encontradas na implementação da auditoria interna? As maiores barreiras apontadas foram a resistência do pessoal, principalmente os mais antigos no gabinete quanto ao cumprimento das normas e alguma desconfiança por parte das pessoas devido à falta de conhecimento da verdadeira função e objectivo da actividade de auditoria interna. 9. As recomendações feitas pelo departamento de auditoria interna são construtivas para o gabinete? Todos os entrevistados afirmam que as recomendações feitas são construtivas. Um entrevistado diz que todas as recomendações feitas no relatório são seguidas o mais breve possível quando o pessoal da auditoria interna tiver opinião diferente quanto à forma como uma actividade foi executada. 10. O departamento tem acesso a todos os documentos e informações sem nenhuma restrição? Todas pessoas entrevistadas confirmaram que o departamento da auditoria interna tem acesso a todos os documentos necessários para realização do seu trabalho. Um técnico superior diz que o pessoal da auditoria interna tem acesso a todos os documentos desde que estejam no âmbito das missões da auditoria interna. 11. Que mudanças verificaram após a implementação da auditoria interna? Nem todos os colaboradores presenciaram a implementação da auditoria interna, mas aqueles que presenciaram conseguiram detectar a diferença do antes e depois. O técnico superior notou que houve um melhor cuidado no cumprimento dos regulamentos e procedimentos instituídos na empresa apesar de nem sempre é possível fazer um controlo permanente. O chefe de departamento de contabilidade notou diferença como a resistência dos colegas em aderir novos procedimentos, pois durante vários anos fizeram coisas sem que ninguém os contrariassem e depois passaram a ter normas para seguir. A auditora interna diz que teve mudança de atitude, as pessoas mudaram o comportamento, até a forma de falar sobre determinado assunto. Posicionamento da auditoria interna no organograma do Gabinete O departamento de auditoria interna não está claramente definida no organograma do gabinete, pois não aparece no organograma como os outros departamentos. Para além de não ser visível no organograma também há o problema de posicionamento, isto é a auditoria interna não encontra-se situado ao mais alto nível, ela depende do gabinete de estratégia, planeamento e controlo, quando deveria depender directamente da administração. Todos os colaboradores entrevistados estão cientes de que este não é o posicionamento ideal para um bom funcionamento da auditoria interna e outros nem sequer sabiam a que nível estava a auditoria interna uma vez que não é visível no organograma. CAPÍTULO 5: CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES Conclusão A auditoria interna tem evoluído cada vez mais desde o seu surgimento até hoje, deixando de lado o seu papel de polícia e voltar mais para o controlo interno ajudando a organização na sua melhoria ou substituição quando necessário. Conseguiu-se atingir os objectivos do trabalho, analisando os dados recolhidos na pesquisa e responder as perguntas de partidas. Afinal, no gabinete em causa considera importante o serviço da auditoria interna e também que a auditoria interna permite aperfeiçoar as operações de uma empresa, através da melhoria do sistema do controlo interno e uma maior rigorosidade quanto ao cumprimento das normas que são os benefícios predominantes da implementação da auditoria interna segundo o inquérito. No decorrer da pesquisa constatou-se que mesmo as empresas que não dispõem dos serviços de auditoria interna compreendem a sua importância para um bom funcionamento da empresa. O motivo verificado nas empresas que não dispõem deste serviço é o alto custo para algumas e desnecessário para outas normas. O que nunca deve ser considerado, pois a auditoria interna é sempre necessário. COSTA, Anabela Carreira (2008). Auditoria interna nos municípios portugueses. Mestrado em Contabilidade e Finanças Acesso em 23 de Abril de 2013. COSTA, Carlos Baptista (1985). Auditoria Financeira: Teoria e Prática (1ª ed.). Lisboa: Rei dos Livros. COSTA, Carlos Baptista (2010). Auditoria Financeira: Teoria e Prática (9ª ed.). Lisboa: Rei dos Livros. CREPALDI, Sílvio Aparecido (2000). Auditoria Contábil: Teoria e Prática (2ª ed.). Atlas S.A. MARÇAL, Nelson e MARQUES, Fernando Luís (2011). Manual de Auditoria e Controlo Interno no Sector Público (1ª ed.). Lisboa: Sílabo lda. MARQUES, Madeira (1997).Auditoria e Gestão (1ª ed.). Lisboa: Editora Presença. MORAIS, Georgina e MARTINS, Isabel (2003) Auditoria Interna: Função e Processo (2ª ed.). Lisboa: Áreas Editora PINHEIRO, Joaquim Leite (2010). Auditoria Interna- Auditoria Operacional: Manual Prático para Auditores Internos (2ª ed.). Rei dos livros, Letras e conceitos lda. SOUZA, Sérgio dos Santos (2007). Auditoria interna no sector público: Sistemática de priorização das actividades de auditoria interna por intermédio da elaboração de matriz de risco. THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS (2009): enquadramento internacional de práticas profissionais de auditoria interna. APÊNDICES Questionários 1. Qual a missão, visão e objectivo do Gabinete? 2. Qual é o principal objectivo da auditoria interna no Gabinete? 3. A auditoria interna actua de forma independente? 4. Existe coordenação entre a auditoria interna e externa no Gabinete? 5. O gabinete considera a auditoria interna importante para a realização das suas operações? 6. Que factores levaram à implementação da auditoria interna no Gabinete? 7. Qual é a percepção que os colaboradores do Gabinte têm da auditoria interna? 8. Que tipo de auditoria interna pratica-se no Gabinete do governador? 9. Desde quando a auditoria interna foi implementada no Gabinete? 10. Que barreiras/ constrangimentos foram encontradas na implementação da auditoria interna?