Documentos Oficiais

Documentos Oficiais

DOCUMENTOS OFICIAIS

  • REQUERIMENTO

É o instrumento utilizado para os mais diferentes tipos de solicitações às autoridades ou órgãos públicos.

Estrutura

Nome e qualificação do requerente. ­

Exposição e solicitação. ­

Pedido de deferimento. ­

Local e data. ­

Assinatura. ­

  • CERTIDÃO

Trata-se de documento revestido de formalidades legais, fornecido por autoridade competente a pedido do interessado, solicitado ou requisitado por autoridade administrativa ou judicial e destinado a fazer certa existência de registro em livro, processo ou documento qualquer em poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato, ou dar forma à inexistência de tal registro.

A Constituição Federal de 1988 estabelece, no Capítulo I – Dos Direitos e Deveres Individuais e Coletivos, que é assegurada a todos, independentemente do pagamento da taxa, “a obtenção de certidões em repartições públicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situação de interesse pessoal” (Art. 5º, XXXIV, b). Como um documento público, a certidão pode servir de prova de ato jurídico. As certidões negativas da Fazenda Nacional, Estadual ou Municipal, em casos de escritura de transferência de imóveis, exoneram o imóvel e isentam o adquirente de qualquer responsabilidade.Quaisquer espaços em branco devem ser preenchidos com pontos ou outros sinais convencionais.

Partes:

a) título: nome do documento, muitas vezes já impresso em papel próprio;

b) preâmbulo: alusão ao ato que determinou a expedição do documento.

Também, quando for o caso, será mencionado o documento, ou livro, de onde a certidão está sendo extraída;

c) texto: teor de encerramento e assinatura dos servidores que intervieram no ato (quem lavrou e quem conferiu);

d) local e data (da expedição do ato);

e) visto: da autoridade que autorizou a lavratura da certidão. Representa o ato de aprovação e reconhecimento da autoridade, a fim de que a certidão produza os efeitos legais desejados.

  • ATESTADO

É o documento firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato.

Estrutura

Título, ou seja, a palavra atestado em maiúsculas.

Nome e identificação da pessoa que emite (que pode ser escrito no final, após a assinatura) e o nome de identificação da pessoa que a solicitou.

Texto, sempre resumido, claro e preciso, contendo o que se está confirmando ou negando.

Assinatura, nome e cargo ou função de quem atesta. ­

  • DECLARAÇÃO

É um documento que se assemelha ao atestado, mas que não deve ser expedido por órgãos públicos. É um documento em que se manifesta uma opinião, conceito, resolução ou observação.

Estrutura

Título: DECLARAÇÃO. ­

Texto: nome do declarante – identificação pessoal ou profissional (ou ambas),

residência, domicílio, finalidade e exposição de assunto

Local e data. ­

Assinatura (e identificação do signatário). ­

  • ATA

É o resumo escrito dos fatos e decisões de uma assembleia, sessão ou reunião para um determinado fim.

Normas, estrutura e valor documental

Geralmente, as atas são transcritas à mão pelo secretário, em livro próprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade máxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegação de poderes para tanto; esta também deverá numerar e rubricar todas as folhas do livro.

Como a ata é um documento de valor jurídico, deve ser lavrada de tal forma que nada lhe poderá ser acrescentado ou modificado. Se houver engano, o secretário escreverá a expressão “digo”, retificando o pensamento. Se o engano for notado no final da ata, escrever-se-á a expressão – “Em tempo: Onde se lê..., leia-se...”.

Nas atas, os números devem ser escritos por extenso, evitando-se também as abreviações. As atas são redigidas sem se deixarem espaços ou parágrafos, a fim de se evitarem acréscimos.

O tempo verbal preferencialmente utilizado na ata é o pretérito perfeito do indicativo.

Quanto à assinatura, deverão fazê-lo todas as pessoas presentes ou,quando deliberado, apenas o presidente e o secretário.

Permite-se também a transcrição da ata em folhas digitadas, desde que as mesmas sejam convenientemente arquivadas, impossibilitando fraude.

Em casos muito especiais, usam-se formulários já impressos, como os das seções eleitorais.

  • OFÍCIO

É um documento expedido por e para autoridades com a finalidade do tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares.

Além de seguir o modelo do padrão ofício descrito anteriormente, o ofício se apresenta com acréscimo de vocativo – que invoca o destinatário – seguido de vírgula.

Exemplos: Excelentíssimo Senhor presidente do Congresso Nacional, Senhor senador, ­

Senhor deputado, ­

No ofício, além das partes constitutivas do padrão ofício, há também, em sua composição, o cabeçalho – ou rodapé, a depender de sua posição, se na parte superior ou na parte inferior da folha. Devem constar do cabeçalho as seguintes informações do remetente: nome do órgão ou setor; ­endereço postal; telefone e endereço de correio eletrônico. ­

  • MEMORANDO

Segundo o Manual de redação da Presidência da República (2002), “é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou não”.

Forma e estrutura

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.

Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração, Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

  • EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS DE CARÁTER INFORMATIVO

É o expediente dirigido ao presidente da República ou ao vice-presidente para:

  • Informá-lo de algo; ­

  • Propor alguma medida; ­

  • Submeter a sua consideração, projeto de ato normativo. ­

Forma e estrutura

Formalmente, a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício. O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo, segue o modelo descrito adiante.

A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo.

No primeiro caso, o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República , sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício.

  • RELATÓRIO

É a modalidade de comunicação pela qual se faz a narração ou descrição, ordenada, mais ou menos minuciosa, daquilo que se viu, ouviu ou observou.

Estrutura:

Local e data. ­

Vocativo. ­

Introdução – apresentação do observador e do fato observado. ­

Texto – exposição cronológica do fato observado. ­

Fecho. ­

Assinatura (e identificação do signatário). ­

  • CARTA

Documento semi-oficial que serve para se responder a uma cortesia, fazer uma solicitação, convite, agradecimento. Tem caráter impessoal (quem assina responde pela firma ou órgão). Correspondência externa. Linguagem formal usada entre Empresas privadas ou de Órgãos públicos para empresas Privadas.

  • ORDEM DE SERVIÇO

Comunicação para a transmissão de ordens de chefe ou subchefe dirigida a seus funcionários sobre procedimentos, ordens, proibições, caracterização de atividades competentes ao órgão etc. Correspondência interna, por meio da qual um superior hierárquico estabelece normas e revoga ordens.

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