Apostila de apoio continuação

Apostila de apoio continuação

Fase que acontece paralelamente ao planejamento do evento onde são delegadas as atribuições e responsabilidades no sentido de atingir os objetivos propostos na fase inicial.

A coordenação de um evento poderá ser dividida em duas coordenadorias, que deverão trabalhar harmoniosamente para o sucesso do evento – Coordenadoria Geral e Coordenadoria Setorial.

Coordenadoria Geral - se encarrega do: o Planejamento geral dos trabalhos; o Distribuição de atribuições e tarefas; o Supervisão dos trabalhos das coordenadorias setoriais em todas as suas fases; o Aprovação de orçamentos; o Elaboração de relatório final; o Avaliação final do evento.

Coordenadorias Setoriais – se encarregam de: o Elaboração do programa, regulamento, folhetos informativos e todos os impressos necessários; o Definição do projeto de divulgação; o Confirmação dos locais de reserva do evento; o Contratação e coordenação de serviços de terceiros – apoio operacional; o Coordenação dos serviços de infra-estrutura de apoio administrativo; o Elaboração de relatórios setoriais.

Fase mais complexa e cansativa no processo de montagem de um evento, pois é nesta fase que acontece a coordenação e o controle de todas as etapas de um evento por parte do profissional responsável pelo evento.

O ponto máximo da organização acontece no momento onde são delimitados os apoios referentes à agilização das ações traçadas para a otimização dos resultados finais.

Apoio Operacional: é a infra-estrutura de suporte para a realização do evento (montagem do salão e estilos de arrumação).

o Estilo auditório o Objetivos: eventos informativos, que não necessitam de anotações por parte dos participantes; mesa diretora central e cadeiras em filas (horizontais e verticais); cadeiras intercaladas para melhor visão; o Estilo escolar o Eventos informativos e questionadores, que necessitam de anotações por parte dos participantes; montagem de cadeiras com mesas ou pranchas; restringe o espaço em 40% em relação ao estilo auditório; o Estilo espinha de peixe o Eventos informativos ou questionadores com anotações dos participantes; cadeiras com mesas ou pranchas; dispostas em forma diagonal; o Estilo em “U” o Eventos informativos; necessitam de interação dos participantes; utilizado em convenções e treinamentos; cadeiras com mesas em forma de “U”; restringe a capacidade m 60% com relação ao estilo auditório; não deve ser utilizado com mais de 30 participantes; o Estilo linear o Utilizado para almoços, jantares e reuniões; utiliza mesas ovais(04,06,08,10,12 ou 14 pessoas); mesa retangular (até 12 pessoas em “U”, “T”, “E”, dentes ou outras montagens); o Secretaria de trabalhos o Local destinado a administração do evento (inscrições, coordenação, etc.; o Sala de recepção ou sala vip o Espaço destinado as autoridades e convidados especais do evento; o Sala de imprensa o Destinado aos jornalistas que cobrem o evento; o Sala de comissões técnicas o Destinado ás comissões de avaliação dos trabalhos apresentados e de suporte aos palestrantes; o Sala de segurança o Espaço para observação e segurança do evento; o Sala médica ou ambulatória o Espaço destinado a atendimentos básicos em casos de emergência; o Cabine de som / luz / tradução simultânea o Utilizado EME ventos internacionais que necessitem de tradução simultânea e para o controle de iluminação e som dos ambiente.

Apoio Logístico: itens que irão permitir a operacionalização do evento. o Equipamento audiovisual / elétrico / eletrônico; o Materiais diversos (bandejas, jornais, livro de presença, outros); o Material de secretaria (carimbos, blocos, material de expediente, telefones úteis, materiais de divulgação, outros); o Decoração (copos, jarras, toalhas, flores, cinzeiros, tribuna, faixas, outros).

Apoio operacional: todo o pessoal necessário para o bom andamento do evento. o Pessoal interno da empresa organizadora do evento; o Pessoal da empresa / entidade que promove o evento; o Pessoal autônomo ou prestadores de serviços (recepcionistas); o Mestre de cerimônias; o Garçons, copeiras; o Segurança; o Motorista.

Apoio Externo: serviços auxiliares utilizados para o bom desenvolvimento do evento (suporte). o Aeroporto; o Hotel; o Social; o Transporte.

Logo após o desenvolvimento das fases de planejamento, coordenação e organização do evento, concluídas e revisadas, chega à fase que é o momento onde ocorrerão todas as atividades estruturadas anteriormente.

Nesta fase são necessários os conhecimentos referentes a normas e regras de cerimonial e protocolo utilizadas na implantação do evento.

Estas normas serão utilizadas em todas as fases de execução do evento observando-se a seqüência de acontecimentos que resultam na organização das técnicas adequadas de precedência, tratamento, os lugares destinados aos participantes e convidados, utilização de símbolos nacionais (bandeira, hino, armas nacionais, selo nacional), discursos e pronunciamentos, recepção de autoridades, representações, ausência imprevista, abertura e condução de cerimônias, sessão de encerramento e outras normas de cerimonial e protocolo.

Observações: o Paralelo ao planejamento do evento deve ser realizado e acompanhado um estudo econômico e financeiro objetivando um planejamento das finanças (orçamentos) a fim de evitar que se ultrapasse o limite estabelecido anteriormente e para que não se contabilize ao final do evento nenhum prejuízo; o Deve-se levar em conta na administração dos recursos econômicofinanceiros os custos referentes a: serviços de apoio operacional, serviços de apoio logístico, pessoal de apoio, serviços de terceiros, taxas, seguros e impostos, comissões e despesas extras; o Ao final do evento deverá ser feita uma avaliação para análise de todas as fases do evento para que possa identificar erros que por ventura tenham acontecido, para que em uma próxima ocasião estes não venham a acontecer.

Preceitos básicos que deverão ser adotados pelas recepcionistas:

o Estar apta a fornecer informações sobre o evento; o Apresentar-se sempre bem humorada; o Tratar todos os participantes por senhor e senhora; o Cumprimentar os participantes com “bom dia” e um sorriso; o Estar sempre elegante, bem produzida e maquiada; o Posicionar-se adequadamente em sua função; o Evitar conversa com conhecidos / colegas, quando em serviço; o Não mascar chicletes ou comer balas, doces ou bombons, quando em serviço; o Não fumar; o Manter o uniforme em perfeito estado; o Usar sempre o crachá de identificação, de forma visível, de acordo com a orientação da coordenação do evento; o As refeições deverão ser realizadas em local isolado dos participantes do evento e após deverá retocar a maquiagem e retornar ao seu posto de serviço (obedecer ao rodízio); o Ter sempre a mão papel, caneta e a programação do evento; o Em caso de dúvidas, solicitar ao participante que aguarde um instante e procurar os responsáveis (coordenação) para que estas possam ser sanadas – nunca diga “não sei”.

Perfil da Recepcionista: o Simpatia, elegância, boa conduta; o Boa aparência, higiene pessoal; o Tolerância, pontualidade, iniciativa; o Percepção, ser comunicativa, presteza; o Companheirismo, senso de organização; o Criatividade, liderança, maturidade; o Aceitar as ordens dos superiores e controle emocional.

Visual da Recepcionista: o Cabelo penteado; o Maquiagem discreta (sombra, lápis, batom, etc.); o Bijuteria discreta; o Sapato em bom estado (tênis limpo / sapato social engraxado); o Usar o crachá do lado direito da roupa; o Trazer sempre consigo materiais necessários para higiene pessoal e retoque de maquiagem; o Limpa e perfumada (sem exagero).

Perfil de Recepcionista de Auditório: • Servir água e café;

• Fazer todo acompanhamento durante o evento;

• Desligar a luz quando for necessário;

• Distribuir material, quando necessário

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