Técnica de Apresentação de Dados TCU

Técnica de Apresentação de Dados TCU

(Parte 1 de 6)

Secretaria-Geral de Controle Externo Secretaria-Adjunta de Fiscalização

ADFIS/SEGECEX 2001

Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos.

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Negócio Controle externo da administração pública e da gestão dos recursos públicos federais.

Missão Assegurar a efetiva e regular gestão dos recursos públicos, em benefício da sociedade.

Visão

Ser instituição de excelência no controle e contribuir para o aperfeiçoamento da administração pública.

Humberto Guimarães Souto, Presidente

Antonio Valmir Campelo Bezerra, Vice-Presidente

Marcos Vinicios Rodrigues Vilaça

Iram de Almeida Saraiva

Adylson Motta

Walton Alencar Rodrigues

Guilherme Gracindo Soares Palmeira Ubiratan Diniz Aguiar

José Antonio Barreto de Macedo

Lincoln Magalhães da Rocha Benjamin Zymler

Lucas Rocha Furtado, Procurador-Geral

Jair Batista da Cunha, Subprocurador-Geral Paulo Soares Bugarin, Subprocurador-Geral Ubaldo Alves Caldas, Subprocurador-Geral

Maria Alzira Ferreira, Procuradora

Marinus Eduardo Vries Marsico, Procurador Cristina Machado da Costa e Silva, Procuradora

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Secretaria-Geral de Controle Externo Secretaria-Adjunta de Fiscalização

Brasília, junho de 2001.

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Tribunal de Contas da União Internet: http://www.tcu.gov.br SAFS Q. 04 Lt. 01 70.042-900 – Brasília (DF)

Secretário-Geral de Controle Externo: Luciano Carlos Batista

Secretário-Adjunto de Fiscalização: Cláudio Souza Castello Branco

Analistas de Finanças e Controle Externo - Área de Controle Externo:

Carlos Alexandre Amorim Rocha Carmen Pereira Rêgo Meireles Glória Maria Merola da Costa Bastos

657.63Brasil. Tribunal de Contas da União. B823t Técnicas de apresentação de dados /

Tribunal de Contas da União. -- Brasília : TCU, Secretaria-Adjunta de Fiscalização, 2001. 90 p.

1. Auditoria I. Título. Ficha Catalográfica elaborada pela Divisão de Documentação do TCU.

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Este documento integra o Projeto de Cooperação Técnica TCU – Reino Unido.

Ele discorre sobre as modernas técnicas de apresentação de dados em relatórios de auditoria, complementando as orientações constantes do Manual de Auditoria de Natureza Operacional desta Corte.

O amplo alcance das técnicas tratadas neste documento deve ser evidente para todos que elaboram ou apenas lêem relatórios gerenciais e técnicos – entre os quais os relatórios de auditoria ocupam uma posição destacada em função do rigor e da clareza exigidos de textos desse tipo.

Convém lembrar que uma boa parte do tempo demandado pelos trabalhos de auditoria é dedicado à elaboração do relatório, por meio do qual os achados e conclusões da equipe são comunicados às partes interessadas: dirigentes e autoridades do Tribunal, bem como, em muitas situações, gestores e técnicos dos órgãos e programas auditados, autoridades dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, e a opinião pública em geral. Portanto, a própria percepção que a sociedade brasileira tem da efetividade da atuação do TCU depende, em boa medida, da qualidade dos seus relatórios de auditoria – qualidade essa que deve observar tanto os tradicionais aspectos técnicos, como aspectos de natureza estética.

As técnicas ora tratadas proporcionam uma orientação geral sobre como os dados devem ser apresentados nos relatórios de auditoria – o que deve ser levado em consideração na elaboração de caixas-de-texto, diagramas, fotografias, gráficos, mapas e tabelas. No intuito de aproximar-se tanto quanto possível do cotidiano das equipes de auditoria, este documento inclui, a título de exemplo, ilustrações extraídas de relatórios e normativos desta Corte.

Naturalmente, é de suma importância a apresentação de críticas e sugestões por todos que utilizarem este documento, pois somente isso permitirá o seu aperfeiçoamento. O item “Folha de Sugestões”, incluído no final da presente brochura, explica como e a quem enviar quaisquer comentários.

Finalmente, na condição de Secretário-Geral de Controle Externo, parabenizo os dirigentes e servidores cujo esforço resultou na materialização do presente trabalho.

Luciano Carlos Batista Secretário-Geral de Controle Externo

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TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO DE DADOS iv

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INTRODUÇÃO7
1. PRINCÍPIOS BÁSICOS9
1.1. Os Leitores em Primeiro Lugar9
1.1.1. O Ponto de Vista do Leitor10
1.1.2. Planejamento Prévio das Ilustrações10
1.1.3. O Critério “O que os Leitores Precisam Saber”10
1.1.4. Criatividade1
1.1.5. Pertinência1
1.2. Controle de Qualidade Total1
2. TABELAS E DADOS15
2.1. Usando Tabelas15
2.2. Projetando Tabelas16
2.2.1. Tamanho16
2.2.2. Tipo17
2.2.3. Linhas e Colunas18
2.2.4. Números Usados nas Células das Tabelas18
2.3. Compreendendo e Comunicando Dados por Meio de Tabelas20
3. GRÁFICOS25
3.1. Usando Gráficos25
3.2. Projetando Gráficos27
3.2.1. Tamanho, Forma e Escala27
3.2.2. Rótulos28
3.2.3. Notas Explicativas e de Rodapé28
3.2.4. Linhas de Grade e Marcas de intervalo29
3.2.5. Cores29
3.2.6. Gráficos Bi e Tridimensionais31
3.2.7. Ilustrações de Fundo32
3.2.8. Números, Textos e Símbolos3
3.2.9. Informações Estatísticas3
4. DIAGRAMAS, MAPAS, FOTOGRAFIAS E CAIXAS-DE-TEXTO37
4.1. Diagramas37
4.2. Mapas40
4.3. Fotografias42
4.4. Caixas-de-Texto4
ANEXO: NORMAS DE APRESENTAÇÃO TABULAR DO IBGE47
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS83
FOLHA DE SUGESTÕES85

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1. EXEMPLO DE CAPA13
2. EXEMPLO DE TABELA17
3. EXEMPLO DE GRÁFICO COM BARRAS31
4. EXEMPLO DE GRÁFICO DO TIPO “PIZZA”32
5. EXEMPLO DE FLUXOGRAMA38
6. EXEMPLO DE ORGANOGRAMA39
7. EXEMPLO DE USO DE MAPAS GEOGRÁFICOS41
8. EXEMPLO DE USO DE FOTOGRAFIAS43
9. EXEMPLO DE CAIXA-DE-TEXTO45

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De um modo geral, as equipes de auditoria dedicam uma boa parte do seu tempo de trabalho à estruturação de seus achados e de suas conclusões na forma de relatórios. Para que os relatórios atinjam os seus objetivos, é importante que seus argumentos sejam apresentados de forma clara e convincente, dando-se o devido destaque aos seus pontos-chave. As técnicas de apresentação de dados descritas neste documento têm como objetivo justamente auxiliar as equipes de auditoria a dar esse destaque de um modo ao mesmo tempo tecnicamente rigoroso, para que as informações não sejam distorcidas, e visualmente atrativo, para que a leitura do texto torne-se mais acessível, além de mais agradável, à medida que os principais achados e conclusões são facilmente identificados.

Este texto baseia-se, em especial, na obra “Presenting Data in Reports: The

Public Face of The NAO”, editado pela Entidade de Fiscalização Superior do Reino Unido, sendo composto por quatro capítulos.

O primeiro discorre sobre os princípios básicos que devem nortear a inclusão de ilustrações nos relatórios. O segundo trata de tabelas, definindo as circunstâncias nas quais são mais apropriadas e que propriedades precisam conter. O terceiro aborda a finalidade, as características e os cuidados próprios aos diferentes tipos de gráficos. O quarto, por fim, discute o uso de diagramas, mapas, fotografias e caixas-de-texto.

Complementarmente, são apresentados, em anexo, as normas de apresentação tabular fixadas pela Fundação Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística – IBGE.

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TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO DE DADOS 8

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1. PRINCÍPIOS BÁSICOS

Os padrões acerca do que seja uma boa apresentação em relatórios de auditoria não são estáticos, tendendo a aumentar com o tempo em função de aprimoramentos nas tecnologias da informação e nas práticas adotadas por outras modalidades de relatórios (p. ex.: relatórios gerenciais, pareceres técnicos, etc.).

Desde o início, as auditorias devem ser planejadas tendo em vista um princípio fundamental: identificar quais são os pontos centrais de interesse dos potenciais leitores do relatório que será elaborado. Para isso, os membros da equipe de auditoria devem se perguntar sobre o que esses leitores precisam saber.

A elaboração de gráficos e a apresentação de dados de forma compreensível requerem grande atenção com detalhes e tolerância zero com defeitos. Para isso, outro princípio-chave precisa ser observado: o de controle de qualidade total.

1.1. Os Leitores em Primeiro Lugar

Os relatórios de auditoria são um exemplo importante do trabalho do TCU e uma das principais formas pelas quais o Tribunal exerce o controle da administração pública federal. Esses relatórios dirigem-se a leitores de todo tipo, incluindo:

• profissionais de áreas afins (p. ex., gerentes de empresas que atuam em setores regulamentados ou que participam de licitações do setor público);

Não convém supor que leitores ocupados lerão relatórios complexos como se fossem romances, começando na primeira página e paulatinamente avançando até a última. Ao invés disso, esses leitores tendem a optar por um processo de leitura com múltiplas etapas, quais sejam:

1ª) folhear o texto, para adquirir uma idéia geral; 2ª) selecionar o que deve ser lido cuidadosamente; 3ª) ler com atenção os tópicos selecionados.

Durante a primeira etapa, os leitores costumam focalizar, predominantemente, os seguintes aspectos:

• resumo executivo, parágrafos conclusivos e resultados ou recomendações realçadas no texto;

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· ilustrações que capturem a atenção do leitor, como caixas-de-texto, diagramas, fotografias, gráficos, mapas e tabelas.

1.1.1. O Ponto de Vista do Leitor

Para que os relatórios de auditoria atinjam os seus objetivos, deve-se atentar para o ponto de vista dos leitores, procurando-se tornar o relatório tão útil e acessível quanto possível. Para que a impressão inicial seja favorável, é importante que o texto esteja bem estruturado, com resumos claros e ilustrações bem projetadas.

As ilustrações podem ser fundamentais para a efetiva comunicação da mensagem contida no relatório, mostrando que suas conclusões estão baseadas em evidências cabais e em análises cuidadosas. Com isso, pretende-se tanto persuadir aqueles que folhearem o texto a lê-lo mais atentamente, como fazer com que o público em geral veja o relatório como um estudo sério.

1.1.2. Planejamento Prévio das Ilustrações

Desde o primeiro instante, o relatório de auditoria deve ser planejado tendo como foco uma seqüência de ilustrações. Já na fase do relatório preliminar, cada esboço ou rascunho do relatório final deve girar em torno de uma seqüência de caixas-de-texto, diagramas, fotografias, gráficos, mapas e tabelas que seja suficiente para exibir as principais evidências e conclusões visadas pela equipe de auditoria. Ao longo do trabalho, as equipes podem, inclusive, usar painéis para fazer anotações como um modo de estarem atentas aos gráficos e dados exigidos pelo relatório.

Planejar com antecedência é essencial, pois as ilustrações mais elucidativas dependem, em geral, de investigações e análises específicas, que podem se tornar de difícil implementação se os dados requeridos não tiverem sido coletados nas fases anteriores do trabalho.

1.1.3. O Critério “O que os Leitores Precisam Saber”

O emprego do critério “o que os leitores precisam saber” implica perguntar quais evidências farão com que os leitores aceitem as conclusões do relatório. Em seguida, procura-se satisfazer essa exigência por meio das principais ilustrações do relatório.

Esse critério também deve sugerir quais são os tipos de ilustração necessários. Tabelas extensas, p. ex., costumam ser mais detalhadas do que os gráficos. Porém, o que os leitores efetivamente precisam conhecer? Se variações pequenas ou comparações sutis são importantes, as quais podem não ser perceptíveis em um gráfico, então o critério sugere o uso de uma tabela. Contudo, se somente pontos-chave ou tendências centrais importam para os leitores, então o uso de um gráfico seria mais apropriado, pois evitaria sobrecarregar o leitor com dados demasiadamente específicos.

O critério em questão também pode ajudar a criar uma fundamentação lógica para o que deva ser incluído no corpo principal do relatório e o que deva ser relegado para os apêndices. Material coletado como “pano-de-fundo”, mas que não pertence ao escopo central do relatório, e dados muito detalhados que não são do interesse da

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http://www.keimelion.com.br maioria dos leitores devem ser incluídos na forma de apêndices, colocando-se apenas textos, tabelas ou figuras resumidas no texto principal.

1.1.4. Criatividade

Deve-se ser criativo no esforço para capturar o ponto de vista do leitor. Após examinar um problema durante vários dias, familiarizando-se com todos os aspectos da investigação e das evidências, é muito difícil que o relatório seja lido pela equipe de auditoria com a mesma isenção e espírito crítico de um leitor estranho ao trabalho. Entretanto, para que a mensagem do relatório tenha efetividade, é importante que se avalie o nível de dificuldade que os leitores leigos terão ao tentar acompanhar um argumento complexo ou ao tentar assimilar grandes montantes de dados. Portanto, a equipe deve ter autocrítica, devendo perguntar-se não somente “O que queremos mostrar nesta ilustração?”, mas também “O que os leitores, na sua maioria, efetivamente verão?” e “O ponto principal é claro? Ele pode ser apresentado de forma ainda mais clara?”.

1.1.5. Pertinência

Levar em consideração o ponto de vista do leitor não significa que ilustrações devam ser incluídas apenas para agradá-lo. De modo geral, leitores especializados serão bastante críticos se confrontados com gráficos ou tabelas aparentemente irrelevantes. inclusão de uma ilustração em um relatório gera, naturalmente, uma expectativa de que a informação retratada ou sintetizada é importante e merecedora de ser realçada. Dessa forma, os leitores tendem a ficar desapontados se a ilustração mostrarse impertinente ou com uma mensagem obscura, contiver dados comuns ou rotineiros, ou, ainda, parecer irrelevante ou interpretada de uma maneira não-convincente. Administrar de forma efetiva as expectativas dos leitores implica incluir apenas ilustrações que representam partes essenciais e significativas do argumento central do relatório.

1.2. Controle de Qualidade Total

O segundo princípio-chave do processo de elaboração de ilustrações é o “controle de qualidade total”. Esse conceito enfatiza a necessidade de que se preste atenção aos diagramas, figuras, gráficos, mapas e tabelas ao longo de todo processo de elaboração do relatório – desde o planejamento do relatório preliminar até a fase de edição do relatório final. O exercício desse controle não deve ser repartido, mas sim desempenhado por um único membro da equipe de auditoria.

Na fase de planejamento das ilustrações, os membros da equipe de auditoria devem definir uma abordagem clara e coerente. Para que os esforços do TCU sejam bem representados pelos relatórios de auditoria, as regras aplicadas às ilustrações e à organização do próprio texto devem ser consistentes com aquelas utilizadas nos relatórios gerenciais de organizações bem conceituadas. No entanto, as modalidades de exposição das ilustrações devem ser aprimoradas continuamente, pois os padrões de qualidade esperados pelos leitores tendem a aumentar com o tempo.

É importante que as equipes de auditoria estejam atentas aos fatores que podem fazer com que as ilustrações não recebam a devida atenção, quais sejam:

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· ilustrações incluídas no arquivo de computador que contém o relatório de auditoria somente na fase final do processo de elaboração, sendo mantidas em arquivos distintos, inclusive gerados por outros softwares, a maior parte do tempo;

• tabelas ou gráficos anexados apenas na versão impressa do relatório, dissociados, por conseguinte, dos textos aos quais se referem;

• gráficos apenas esboçados no primeiro momento, sem que sejam revistos posteriormente.

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