Assistência farmacêutica na atenção básica, Manuais, Projetos, Pesquisas de Farmácia

Baixe Assistência farmacêutica na atenção básica e outras Manuais, Projetos, Pesquisas em PDF para Farmácia, somente na Docsity! MINISTÉRIO DA SAÚDE Secretaria de Ciência, Tecnologia e Insumos Estratégicos Departamento de Assistência Farmacêutica e Insumos Estratégicos ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA NA ATENÇÃO BÁSICA INSTRUÇÕES TÉCNICAS PARA SUA ORGANIZAÇÃO 2ª edição Série A. Normas e Manuais Técnicos Brasília – DF 2006  2006 Ministério da Saúde. Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte e que não seja para venda ou qualquer fim comercial. A responsabilidade pelos direitos autorais de textos e imagens dessa obra é da área técnica. A coleção institucional do Ministério da Saúde pode ser acessada, na íntegra, na Biblioteca Virtual em Saúde do Ministério da Saúde: http://www.saude.gov.br/bvs Série A. Normas e Manuais Técnicos Tiragem: 2a edição – 2006 – 16.000 exemplares Revisão Técnica: Fabíola Sulpino Vieira Texto: Luciene Alice da Silva Produção Editorial: Círculo de Brasília Editora Impresso no Brasil / Printed in Brazil Ficha Catalográfica Brasil. Ministério da Saúde. Secretaria de Ciência, Tecnologia e Insumos Estratégicos. Departamento de Assistência Farmacêutica e Insumos Estratégicos. Assistência farmacêutica na atenção básica: instruções técnicas para sua organização / Ministério da Saúde, Secretaria de Ciência, Tecnologia e Insumos Estratégicos, Departamento de Assistência Farmacêutica e Insumos Estratégicos. – 2. ed. – Brasília : Ministério da Saúde, 2006. 100 p.: il. – (Série A. Normas e Manuais Técnicos) ISBN 85-334-1184-7 1. Assistência farmacêutica. 2. Serviços de assistência farmacêutica. 3. Sistema Único de Saúde. I. Título. II. Série. NLM W 84 Catalogação na fonte – Coordenação-Geral de Documentação e Informação – Editora MS – OS 2006/1130 Títulos para indexação: Em inglês: Pharmaceutical Assistance in Primary Health Care: Technical Instructions about Organization Em Espanhol: Asistencia Farmacéutica en la Atención Básica: Instrucciones Técnicas para Organización Colaboradores Manoel Roberto da Cruz Santos – Departamento de Assistência Farmacêutica e Insumos Estratégicos Fabíola Sulpino Vieira – Coordenação-Geral de Acompanhamento, Monitoramento e Avaliação da Qualidade de Produtos e Serviços Farmacêuticos Ana Márcia Messeder Sebrão Fernandes – Coordenação Geral de Planejamento, Articulação e Gestão de Programas Eva Ferraz Fontes – Coordenação-Geral de Suporte as Ações de Assistência Farmacêutica André Luiz Abreu Porto – Coordenação-Geral de Fomento à Produção Farmacêutica e de Insumos Elaboração, distribuição e informações: MINISTÉRIO DA SAÚDE Secretaria de Ciência, Tecnologia e Insumos Estratégicos Departamento de Assistência Farmacêutica e Insumos Estratégicos Coordenação-Geral de Acompanhamento, Monitoramento e Avaliação da Qualidade de Produtos e Serviços Farmacêuticos Esplanada dos Ministérios – Bloco G, Edifício Sede, 8o andar, sala 804, Brasília – DF CEP 70058-900 Tel.: (61) 3315-2409 E-mail: daf@saude.gov.br INTRODUÇÃO Este documento traduz e sintetiza o processo de discussão atual que vem se desenvolvendo em torno da necessidade da integralidade das ações de Assistência Farmacêutica, em consonância com os princípios do SUS, para se obter melhores resultados no acesso, na racionalização dos recursos e no uso dos medicamentos. Pensar sobre a integralidade das ações e serviços de saúde também significa pensar sobre as ações e serviços de Assistência Farmacêutica. Considerando que a maioria das intervenções em saúde envolve o uso de medicamentos e que este uso pode ser determinante para a obtenção de menor ou maior resultado, é imperativo que a Assistência Farmacêutica seja vista sob ótica integral. Não é suficiente considerar que se está oferecendo atenção integral à saúde quando a Assistência Farma- cêutica é reduzida à logística de medicamentos (adquirir, armazenar e distribuir). É preciso agregar valor às ações e aos serviços de saúde, por meio do desenvolvimento da Assistência Farmacêutica. Para tanto é necessário integrar a Assistência Farmacêutica ao sistema de saúde; ter trabalhadores qualificados; selecionar os medicamentos mais seguros, eficazes e custo-efetivos; programar adequadamente as aquisições; adquirir a quantidade certa e no mo- mento oportuno; armazenar, distribuir e transportar adequadamente para garantir a manutenção da qualidade do produto farmacêutico; gerenciar os estoques; disponibilizar protocolos e diretrizes de tratamento, além de formulá- rio terapêutico; prescrever racionalmente; dispensar (ou seja, entregar o medicamento ao usuário com orientação do uso); e monitorar o surgimento de reações adversas, entre tantas outras ações. Para garantia do acesso consideramos a organização e qualificação dos serviços e o desenvolvimento profissional como fatores determinantes. O acesso envolve várias dimensões, entre as quais destacamos: estrutura, capacidade aquisitiva, acessibilidade geográfica, qualificação de serviços e de pessoal, utilização adequada dos recursos e promoção do uso racional. Com a finalidade de contribuir para a melhoria das práticas dos serviços e racionalização dos processos de trabalho, disponibilizamos este material como uma ferramenta para o fortalecimento da gestão da Assistência Farmacêutica. 1 – P OLÍTICAS FARMACÊUTICAS Política é um compromisso oficial expresso em documento escrito, no qual consta um conjunto de diretri- zes, objetivos, intenções e decisões de caráter geral e em relação a um determinado tema em questão. Funciona como um guia para direcionar o planejamento e a elaboração de estratégias, cujo desdobramento é um plano de ação, programas e projetos, para sua efetiva implementação. A importância de se estabelecer políticas tem por objetivo resolver ações concretas, executar, acompa- nhar e avaliar, criando espaço para debates e discussão pertinentes à área. Para concretização dos objetivos da saúde foram estabelecidas Políticas Farmacêuticas (Política Nacio- nal de Medicamentos e a Política Nacional de Assistência Farmacêutica). Os objetivos e a execução de uma política farmacêutica dependem de vários fatores e circunstâncias: econômicas, sanitárias e de prioridades políticas de governo, e tem por fundamento: • Garantir o acesso da população a medicamentos essenciais com qualidade e segurança. • Promover seu uso racional. O Sistema Único de Saúde, pela sua complexidade e características, necessita de uma Assistência Far- macêutica estruturada, de pessoal qualificado para suporte técnico às ações de saúde e do alcance de bons resultados. Contar com uma política de Assistência Farmacêutica é uma prioridade na Saúde Pública. A compreen- são do processo de construção, implementação, suas interações e relações, necessidade de avaliação, são de fundamental importância para o entendimento da Assistência Farmacêutica no contexto das políticas nas quais ela está inserida: Política Nacional de Saúde, Política Nacional de Medicamentos, Política Nacional de Assistência Farmacêutica, entre outras normas pertinentes. A perspectiva é a da integralidade, cuja efetivação envolve o esta- belecimento de estratégias, parcerias e interfaces com outras políticas setoriais, bem como participação de diferen- tes atores e segmentos envolvidos. 1.1 P OLÍTICA NACIONAL DE MEDICAMENTOS (PNM) A Política Nacional de Medicamentos foi aprovada em outubro de 1998 (BRASIL, 1998b), tornando-se o instrumento norteador de todas as ações no campo da política de medicamentos no país. Vários fatores motiva- ram a formulação da PNM, entre os principais, destacam-se: • Problemas na garantia de acesso da população dos medicamentos. • Problemas na qualidade dos medicamentos. • Uso irracional dos medicamentos. • Desarticulação da Assistência Farmacêutica. • Desorganização dos serviços farmacêuticos. 1.1.1 Diretrizes gerais • Adoção da Relação Nacional de Medicamentos Essenciais (Rename). • Regulamentação Sanitária de Medicamentos. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA10 • Reorientação da Assistência Farmacêutica. • Promoção do uso racional de medicamentos. • Desenvolvimento científico e tecnológico. • Promoção da produção de medicamentos. • Garantia da segurança, eficácia e qualidade dos medicamentos. • Desenvolvimento e capacitação de recursos humanos. 1.1.2 Prioridades De acordo com as diretrizes estabelecidas, algumas prioridades foram definidas: • Revisão permanente da Rename. • Reorientação da Assistência Farmacêutica. • Promoção do uso racional de medicamentos. • Organização das atividades de vigilância sanitária de medicamentos. 1.1.3 Reorientação da Assistência Farmacêutica (AF) O processo de reorientação fundamenta-se: • Na descentralização da gestão. • Na promoção do uso racional dos medicamentos. • Na otimização e na eficácia do sistema de distribuição no setor público. • No desenvolvimento de iniciativas que possibilitam a redução dos preços dos produtos, viabilizando, inclusive, o acesso da população aos produtos do setor privado. 1.2 POLÍTICA NACIONAL DE ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA (PNAF) A Política Nacional de Assistência Farmacêutica foi aprovada por meio da Resolução CNS no 338, de 6 de maio de 2004 (BRASIL, 2004), num conceito de maior amplitude, na perspectiva de integralidade das ações, como uma política norteadora para formulação de políticas setoriais, tais como: políticas de medicamentos, ciência e tecnologia, desenvolvimento industrial, formação de recursos humanos, entre outras, garantindo a intersetorialidade inerente ao SUS, envolvendo tanto o setor público como o privado de atenção à saúde. 1.2.1 Eixos estratégicos • Garantia de acesso e eqüidade às ações de saúde, incluindo necessariamente a Assistência Farmacêutica. • Manutenção de serviços de assistência farmacêutica na rede pública de saúde, nos diferentes níveis de atenção, considerando a necessária articulação e a observância das prioridades regionais definidas nas instâncias gestoras do SUS. • Qualificação dos serviços de assistência farmacêutica existentes, em articulação com os gestores estaduais e municipais, nos diferentes níveis de atenção. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA14 • Organizar e estruturar os serviços de AF nos três níveis de atenção à saúde no âmbito local e regional. • Desenvolver sistema de informação e comunicação. • Desenvolver e capacitar recursos humanos. • Participar de comissões técnicas. • Promover o uso racional de medicamentos. • Promover ações educativas para prescritores, usuários de medicamentos, gestores e profissionais da saúde. • Desenvolver estudos e pesquisa em serviço. • Elaborar material técnico, informativo e educativo. • Prestar cooperação técnica. • Assegurar qualidade de produtos, processos e resultados. 2.5 RESPONSABILIDADES DAS ESFERAS DE GOVERNO NO ÂMBITO DO SUS As responsabilidades pelo financiamento, gestão, estruturação e organização de serviços, desenvolvi- mento e capacitação de recursos humanos é de competência dos gestores do SUS (União, estados e municípios). 2.6 INTERFACES A Assistência Farmacêutica é uma atividade multidisciplinar. A produção de conhecimento é considerada estratégica para seu desenvolvimento, bem como o desenvolvimento dos recursos humanos e serviços. Exige articulação permanente com áreas técnicas, administrativas, coordenações de programas estratégi- cos de saúde – Hanseníase, Tuberculose, Saúde Mental, Programa Saúde da Família (PSF), Programa de Agentes Comunitários de Saúde (PACS), Vigilância Sanitária, Epidemiológica, área administrativa-financeira, planejamen- to, material e patrimônio, licitação, auditoria, Ministério Público, órgãos de controles, Conselho de Saúde, profis- sionais de saúde, entidades de classe, universidades, fornecedores e setores de comunicação da Secretaria, entre outros segmentos da sociedade, para melhor execução, divulgação e apoio às suas ações. 152 – ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA 2.7 FINANCIAMENTO DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA O financiamento da Assistência Farmacêutica é responsabilidade dos três gestores do SUS. Com a publi- cação da Portaria GM nº 698/2006 o financiamento da Assistência Farmacêutica com recursos federais foi organi- zado em um bloco (Bloco de Financiamento da Assistência Farmacêutica) com seus componentes detalhados na seqüência: a) Componente Básico da Assistência Farmacêutica – destinado à aquisição de medicamentos e insumos no âmbito da atenção básica. É composto por: • Parte fixa – valor per capita transferido aos estados, municípios e ao Distrito Federal conforme pactuação nas Comissões Intergestores Bipartite (CIB). Como contrapartida, estados e municípios devem alocar recursos próprios, de acordo com valores pactuados entre as três esferas de gestão. • Parte variável – valor per capita para aquisição de medicamentos para os programas Hipertensão e Diabetes, Asma e Rinite, Saúde Mental, Saúde da Mulher, Alimentação e Nutrição e, ainda, Combate ao Tabagismo. Este recurso pode ser executado de forma centralizada pelo Ministério da Saúde ou de FORNECEDORES/LABORATÓRIOS INSTITUIÇÕES DIVERSAS municípios, Ministério da Saúde, coordenações e universidades, entre outras. ÁREAS TÉCNICAS vigilância sanitária, epidemiológica, políticas. COORDENAÇÃO DOS PROGRAMAS ESTRATÉGIICOS PSF, PACS, Tuberculose, Hanseníase, Imunobiológicos. A S S I S T Ê N C I A F A R M A C Ê U T I C A ÁREAS ADMINISTRATIVAS planejamento, administrativo- financeira, licitação, assessoria jurídica, controle e avaliação. CONSELHOS DE SAÚDE SECRETARIA DE SÁUDE ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA16 forma descentralizada, conforme pactuação. O medicamento insulina humana é parte do elenco do Grupo de Medicamentos de Hipertensão e Diabetes, que é adquirido pelo Ministério da Saúde e distribuído aos gestores. b) Componente Estratégico da Assistência Farmacêutica – destinado ao custeio de ações relativas aos seguintes programas: o Controle de Endemias – Tuberculose, Hanseníase, Malária, Ieishmaniose, Chagas entre outras doenças; DST/Aids – Anti-retrovirais; Sangue e Hemoderivados; e Imunobiológicos. c) Componente de Medicamentos de Dispensação Excepcional – destinado ao financiamento, juntamen- te com os estados e o Distrito Federal, da aquisição de medicamentos de dispensação de caráter excepcional, conforme constam na tabela de procedimentos SIA/SUS; d) Componente de Organização da Assistência Farmacêutica – destinado ao custeio de ações e serviços inerentes à Assistência Farmacêutica. Os blocos serão regulamentados nos seus aspectos operacionais, por meio de portarias específicas. No caso do Bloco de Financiamento da Assistência Farmacêutica, a regulamentação dos seus componentes está sendo discutida no contexto da revisão das portarias vigentes. 2.7.1 Formas de repasse dos recursos financeiros Os recursos financeiros do Ministério da Saúde são transferidos do Fundo Nacional de Saúde para os fundos municipais, estaduais e do Distrito Federal, com base nos valores e critérios estabelecidos. 2.7.2 Fundos de saúde São contas bancárias especiais, existentes nas três esferas de governo, para recebimento e movimentação financeira. Nessas contas são depositados todos os recursos destinados à saúde, que só podem ser utilizados em ações e serviços de saúde. Os fundos são instrumentos de gestão de recursos que possibilitam ao gestor o planejamento, o acompa- nhamento das fontes de receitas, dos valores disponíveis, das datas de ingresso dos recursos, das despesas realiza- das e dos rendimentos das aplicações financeiras. O controle e a fiscalização são feitos por meio dos Conselhos de Saúde, existentes em todas as instâncias de governo (União, Distrito Federal, estados e municípios). 2.7.3 Pactuações São compromissos assumidos pelos gestores em relação à garantia da aplicação dos recursos para rea- lização das ações e execução de serviços de saúde. 193 – PLANEJAMENTO DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA • Atenção secundária/média complexidade – unidades de referências especializadas para atendimento à atenção secundária. Por exemplo, o estado/município possui 120 policlínicas; 100 unidades ambulatoriais de referência em: Diabetes, Hipertensão, Neurologia; 20 centros de reabilitação, clínicas especializadas em: clínica cirúrgica, clínica médica; oito pronto-socorros; 10 pequenas cirurgias etc. – Média complexidade – trata-se de ações e serviços especializados que visam atender aos principais problemas de saúde e agravos da população. • Atenção terciária/alta complexidade – número de hospitais. Por exemplo, o estado/município conta com cinco hospitais de referências: Saúde Mental; doenças tropicais; maternidade; hospital geral etc. – Alta complexidade – conjunto de procedimentos, que no contexto do SUS, envolve alta tecnologia e custos. Objetiva propiciar o acesso da população aos serviços qualificados, integrando-os aos demais níveis de atenção à Saúde. Por exemplo: Pacientes renais crônicos, transplantados, cujos procedimentos encontram-se, em sua maioria, no Sistema de Informação Hospitalar (SIH/SUS), e Sistema de Informação Ambulatorial (SIA/SUS), em pequena quantidade, mas com impacto financeiro elevado. • Serviços/programas de saúde – agentes comunitários; PSF; Saúde Mental; Saúde da Mulher; Hipertensão; Diabetes; Oncologia etc. – ações especializadas em saúde – ex: planejamento familiar – ações diversas – ex: educação em saúde, promoção à saúde. 3.3.1.4 Recursos financeiros Identificar os recursos orçamentários e disponíveis para a Saúde e Assistência Farmacêutica (AF) para definição de prioridades, considerando todas as fontes: federal, estadual e municipal: • Porcentual do orçamento destinado à saúde. • Distribuição orçamentária por área de atividade na saúde. • Fontes de financiamento para a AF e orçamento específico. • Quantitativos de medicamentos que podem ser adquiridos/ano; gasto previsto total para aquisição de medicamentos, gasto por clínica médica, programa etc. 3.3.1.5 Recursos humanos Quantificação e análise da suficiência por categoria profissional, número de profissionais, total geral dos trabalhadores (profissionais de nível superior, farmacêuticos, pessoal administrativo), integração dos serviços de saúde com AF. 3.3.2 Capítulo Assistência Farmacêutica do plano de saúde É resultante de um processo de planejamento, instrumento fundamental de gestão, que expressa as intenções do gestor em determinado período de tempo. Deve ser elaborado de forma participativa e integrada com todas as áreas envolvidas com a AF. Deve ser flexível e adaptável às mudanças requeridas do contexto da realidade local. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA20 3.3.2.1 Importância • Possibilitar a comunicação das ações, o gerenciamento dos processos de trabalho, propostas para melhoria das ações. • Reestruturar os processos de trabalho, monitorar e avaliar as ações. • Fortalecer o desenvolvimento da capacidade técnica e operacional da equipe. 3.3.2.2 Critérios para elaboração • Consonância com as diretrizes e metas do governo, em relação à saúde e compromissos assumidos no pacto de gestão. • O planejamento deve ser realizado para o período de quatro anos, com revisões anuais. • Deve fazer parte do plano estadual ou municipal de saúde, como forma de fortalecer a AF e inserir suas ações em todos os espaços do SUS, tendo em vista a sua função principal de suporte às ações de saúde. Deve ser aprovado pelo Conselho de Saúde. • Os capítulos Assistência Farmacêutica dos planos municipais de saúde devem ser encaminhados às secretarias estaduais para subsidiarem a elaboração dos Capítulos Assistência Farmacêutica dos Planos Estaduais de Saúde. • Os Capítulos Assistência Farmacêutica dos Planos Estaduais de Saúde devem ser encaminhados ao Departamento de Assistência Farmacêutica e Insumos Estratégicos, de acordo com prazos estabelecidos. 3.3.3 Planejamento da AF Existem várias formas de se planejar, com formatos, métodos e informações a serem inseridas. Para construção do Capítulo Assistência Farmacêutica do Plano de Saúde é necessário que o processo seja precedido de diagnóstico, para possibilitar conhecimento da realidade na qual se deseja intervir, por meio da elaboração de objetivos claros, precisos, de acordo com prioridades e metas estabelecidas, além da definição de mecanismos de monitoramento e avaliação. Após o diagnóstico da AF, definem-se os objetivos, as metas programadas, as atividades para se atingir as metas estabelecidas, o cronograma de execução e indicadores de acompanhamento e avaliação. O planejamento se inicia com a análise situacional, cuja finalidade é identificar a situação-problema ou situação indesejada, que deve ser alvo de intervenção, de acordo com as prioridades estabelecidas. Este é o diagnóstico. Após a identificação do problema, faz-se uma intervenção para solucioná-lo. Definem-se os resultados que se pretende alcançar. Essa intervenção ou necessidade de mudança chamamos de objetivo. Estabelecer a meta: o quanto se pretende alcançar ao longo do tempo. Ou seja, é a quantificação do objetivo. Para o alcance das metas programadas, há necessidade da realização de um conjunto de ações/atividades e recursos (humanos, materiais e financeiros), necessários para intervenção. Ou seja, é necessário um cronograma de execução das atividades. 213 – PLANEJAMENTO DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA A realização das atividades levará ou não aos resultados esperados. Deve-se, portanto, estabelecer ins- trumentos para avaliar o quanto avançamos no alcance dos resultados estabelecidos, após a intervenção (isto é a avaliação). Quando a avaliação apresenta os resultados desejados, significa que o problema que deu origem ao processo de planejamento foi resolvido, transformando a situação-problema em situação desejada. 3.3.3.1 Eficácia do Capítulo Assistência Farmacêutica do Plano de Saúde Para efetividade do Capítulo, alguns requisitos são necessários: • Qualificação técnica da equipe em monitoramento e avaliação de serviços. • Sistema de informação eficiente, para acompanhamento das metas estabelecidas, além de outras ferramentas de gestão. • Articulação entre os três níveis de governo, para implementação das ações, viabilidade de projetos e capacitação e desenvolvimento de recursos humanos, entre outras ações. 3.3.3.2 Monitoramento e avaliação do Capítulo Monitorar e avaliar a execução de um planejamento é comparar o desempenho efetivo do que foi plane- jado, passo a passo, corrigindo eventuais desvios, e visualizar mudanças. Esta é a razão principal porque um plano deve ser formalizado. Objetiva apreender em que medida as metas estão sendo alcançadas, a que custo e reorientar o curso das ações e atividades programadas. Devem ser elaborados instrumentos e indicadores de avaliação de acordo com a relevância do que se pretende avaliar. a) Instrumentos de acompanhamento e avaliação: • Relatório Gerencial. • Instrumentos e indicadores de avaliação. b) Aspectos importantes a serem monitorados/avaliados: • Aplicação dos recursos físico-financeiro. • Cumprimento das metas estabelecidas. 254 – ORGANIZAÇÃO DE SERVIÇOS 4.5.2 Estrutura física e instalações Dispor de espaço físico suficiente, compatível com o grau de complexidade das funções, para o pleno desenvolvimento das atividades. A distribuição dos espaços físicos deve ser bem planejada, considerando-se todos os aspectos pertinen- tes: além de boa localização, fácil acesso, áreas bem definidas, sinalizadas, condições ambientais apropriadas, higienização e limpeza. O dimensionamento das áreas não deve seguir um padrão estabelecido. As necessidades de espaço depen- dem do volume de atividades, demanda, modalidade da aquisição, número de equipamentos, de mobiliários, de pessoas, entre outros aspectos. Além disso, é preciso pensar em expansão futura, para novas ações e atividades. 4.5.3 Estrutura administrativa Um serviço organizado exige uma estrutura administrativa eficiente, que possibilite registros das ativida- des, existência de normas e procedimentos, instrumentos e mecanismos de controle e avaliação, por exemplo, elaboração de relatórios gerenciais, sistema de informação eficiente, que possibilite uma gestão de informação a contento, distribuição de tarefas de acordo com o perfil técnico, manual de normas e procedimentos (no qual constem todas as atividades, forma de execução, instrumentos gerenciais, padronização de formulários, normas administrativas, com a explicitação de toda funcionalidade dos serviços). 4.5.4 Manual de normas e procedimentos Para assegurar a organização de qualquer serviço é preciso estabelecer normas e procedimentos e o seu fiel cumprimento. Para executarem bem suas tarefas, as pessoas precisam de direcionamento, a fim de que se sintam seguras e não tomem atitudes individualizadas para cada situação. As normas e procedimentos devem ser elaborados de forma clara e objetiva para todas as atividades e serviços: seleção, programação, aquisição, armazenamento, recepção de medicamentos, controle, distribuição, dispensação, prescrição etc. Uma vez elaborados, deve-se informá-los aos setores envolvidos. Deve-se também abordar aspectos referentes às questões administrativas, disciplinares, horários, conduta e vestuário, entre outros. 4.5.4.1 Manuais São documentos práticos que servem de orientação para execução de todas as etapas dos processos de trabalho, de acordo com os critérios estabelecidos e responsabilidades atribuídas. 4.5.4.2 Estrutura do manual Um manual deve ser prático, didático, objetivo, de fácil acesso e compreensão. 4.5.4.3 Aplicabilidade Para que um manual tenha aplicabilidade, algumas estratégias devem ser desenvolvidas: • Sensibilização da equipe – mostrar importância e vantagens na utilização, sensibilizar e assumir compromisso para sua adoção. • Credibilidade – as pessoas precisam acreditar que o processo será acompanhado e avaliado. • Acompanhamento e avaliação – designar um responsável para acompanhar e avaliar o processo, além de periodicamente promover evento para avaliação das ações e atualização do manual. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA26 • Treinamento – treinar a equipe, dirimir dúvidas, fazer os ajustes necessários e estabelecer prazos para atualização. • Instrumentos gerenciais/formulários – são modelos de documentos que devem periodicamente ser atualizados, de acordo com o prazo estabelecido para revisão e devem constar como anexos no Manual de Normas e Procedimentos. 4.5.4.4 Normas São regras estabelecidas com a finalidade de disciplinar os procedimentos, ordenar os serviços, harmoni- zar condutas no trabalho, o modo de execução das tarefas, forma de acompanhamento e controle das ações. 4.5.4.5 Procedimento É a descrição detalhada passo a passo de uma atividade ou operação. São orientações de como executá- las. Devem ser estabelecidos procedimentos para todas as atividades, forma de acompanhamento e avaliação, como por exemplo, critérios técnicos e administrativos para o edital de compras de medicamentos, seleção e qualificação de fornecedores, visando assegurar a qualidade do processo de aquisição e dos fornecedores, recebi- mento de medicamentos, estocagem, distribuição, dispensação, recolhimento, devolução de medicamentos, medi- camentos vencidos, entre outros. 4.5.5 Equipamentos e materiais Dispor de equipamentos e materiais em quantidade e qualidade apropriadas e condições adequadas de funcionamento: • Sistema de manutenção preventiva e corretiva. • Cadastro dos equipamentos, com o número do patrimônio. • Cronograma de manutenção e limpeza. • Registro de datas de manutenção, em especial, extintores. 4.5.6 Recursos humanos Identificar necessidades, definir perfil (competências e habilidades), capacitar, acompanhar e avaliar suas ações. Implementar programa de desempenho individual e de equipe, bem como programa de educação permanente de acordo com as necessidades pessoais e dos serviços. Além disso, utilizar estratégias fundamen- tais: reuniões sistemáticas semanais com a equipe, para não acumular problemas e socializar as informações; promover reuniões técnicas, seminários temáticos para atualização dos técnicos e a implantação de programas de qualidade para melhoria contínua em todos os processos de trabalho. Um programa de qualificação profissional deve estar centrado na integralidade das ações e no trabalho em equipe, visando ao aumento da capacidade resolutiva das equipes, a fim de torná-las capazes de elaborar estratégias para o enfrentamento de problemas. 4.5.7 Sistema de informação a) Informação – é o processo no qual uma organização se informa sobre ela própria e informa ao ambien- te sobre ela. Não se limita a dados coletados. 274 – ORGANIZAÇÃO DE SERVIÇOS b) Sistema de informação – consiste num conjunto de pessoas, estrutura, tecnologia da informação (hardware e software), procedimentos e métodos que devem permitir à empresa dispor em tempo desejado das informações de que necessita. É imprescindível dispor de um sistema de informação eficiente, com uma base referencial de informação e comunicação integrada. Precisa superar o fornecimento de dados meramente quantitativos, para se orientar na gestão da informação, produção, qualificação, aporte gerencial e comunicação eficiente das informações de inte- resse à gestão. Deve possibilitar a qualquer tempo a sistematização de registros e controle das informações gera- das, emissão de relatórios gerenciais, estudos estatísticos, análises comparativas, desempenho das ações e da equipe, gestão dos estoques, consumo e gastos efetuados, entre outras informações. c) Gestão da informação – consiste no tratamento da informação: gestão da qualidade, do conteúdo e do uso da informação, englobando: dados, equipamentos, redes e suporte tecnológico. Por isso se reveste de especificidades, o que decorre da organização do serviço, análise e avaliação permanente da relevância das infor- mações, para saber direcionar o seu uso. Para gerir a informação e alcançar os objetivos pretendidos, pressupõe-se uma reorganização gerencial, para uma nova ordem de prática organizacional, a fim de possibilitar normas gerenciais, procedimentos, registros das atividades, fluxos operacionais bem estabelecidos e ordenados, responsabilidades definidas, para um direcionamento de informações qualificadas, num processo de construção coletiva, com a colaboração de todos da equipe, para o repasse de dados administrativos, informações, em prazos estabelecidos, por isso torna-se impe- rativo que todo serviço disponha de um responsável técnico para gerir as informações, sistematizar, acompanhar, avaliar, identificar problemas, demandas, entraves existentes, elaborar relatórios gerenciais, e dar os devidos enca- minhamentos. Sem informação e sem organização, não há gerenciamento. Conseqüentemente, é difícil desenvolver es- tratégias, implementar ações, intervenções ou ocorrer melhoria de serviço com satisfação da equipe e usuários. 4.5.8 Sistema informatizado Para implantação de um sistema informatizado que atenda às necessidades do serviço, alguns requisitos básicos são necessários: • Serviço organizado. • Elaboração e padronização de instrumentos gerenciais. • Definição dos tipos de informações e relatórios a serem gerados. • Elaboração de Projeto de Informatização. • Definir responsável para gerenciar e acompanhar o processo de implantação. • Testar e avaliar. Sem esses requisitos mínimos atendidos, nenhum sistema informatizado irá funcionar adequadamente. É preciso definir o que se pretende. A necessidade e a complexidade dos serviços são fatores determinantes para a funcionalidade de um sistema. Deve também comportar a possibilidade de integração com outros serviços e sistemas. É prioritário informatizar as prescrições e detectar erros de prescrição. 4.5.9 Documentação e arquivo A documentação, em especial, a documentação fiscal, deve ser cuidadosamente observada e arquivada, para comprovação junto aos órgãos fiscalizadores. A prestação de contas é obrigatória, a qualquer tempo, a todos que lidam com recursos públicos. 5 – CICLO DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA 5.1 SELEÇÃO DE MEDICAMENTOS A seleção é um processo de escolha de medicamentos, baseada em critérios epidemiológicos, técnicos e econômicos, estabelecidos por uma Comissão de Farmácia e Terapêutica (CFT), visando assegurar medicamentos seguros, eficazes e custo-efetivos com a finalidade de racionalizar seu uso, harmonizar condutas terapêuticas, direcionar o processo de aquisição, produção e políticas farmacêuticas. SELEÇÃO PROGRAMAÇÃO AQUISIÇÃO ARMAZENAMENTO DISTRIBUIÇÃO DISPENSAÇÃO P R O D U Ç Ã O I N F O R M A Ç Â O G E R E N C I A M E N T O PRESCRIÇÃ O ♦ Apoiar as ações de saúde. ♦ Promover o acesso da população aos medicamentos essenciais. ♦ Acesso da população aos medicamentos essenciais. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA32 É a atividade mais importante da Assistência Farmacêutica, pois é a partir da seleção que são desenvol- vidas as demais atividades. A seleção deve ser acompanhada da elaboração de formulário terapêutico, documento que reúne informações técnico-científicas relevantes e atualizadas sobre os medicamentos selecionados, servindo de subsídio fundamental aos prescritores. É um processo dinâmico, participativo, que precisa ser bem articulado e deve envolver a maior representatividade de especialidades médicas e profissionais da saúde. 5.1.1 Objetivos • Reduzir o número de especialidades farmacêuticas. • Uniformizar condutas terapêuticas. • Melhorar o acesso aos medicamentos selecionados. • Contribuir para promoção do uso racional de medicamentos. • Assegurar o acesso a medicamentos seguros, eficazes e custo-efetivos. • Racionalizar custos e possibilitar maior otimização dos recursos disponíveis. • Facilitar a integração multidisciplinar, envolvendo os profissionais de saúde, na tomada de decisões. • Favorecer o processo de educação continuada e atualização dos profissionais, além do uso apropriado dos medicamentos. • Melhorar a qualidade da farmacoterapia e facilitar o seu monitoramento. • Otimizar a gestão administrativa e financeira, simplificando a rotina operacional de aquisição, armazenamento, controles e gestão de estoques. 5.1.2 Importância da seleção de medicamentos É imprescindível dispor de seleção de medicamentos para a obtenção de ganhos terapêuticos e econômi- cos, o que se deve aos seguintes fatores: • Avanços tecnológicos. • Diversidade e multiplicidade de alternativas terapêuticas disponíveis no mercado. • Limite dos recursos financeiros e demandas cada vez mais crescentes. • Necessidade de garantir medicamentos de qualidade, seguros e eficazes. • Necessidade de manutenção da regularidade do suprimento. 5.1.3 Estratégias que devem ser utilizadas a) Sensibilizar o gestor – o processo de seleção de medicamentos envolve diversos aspectos: político, estratégico, econômico, técnico e administrativo. É preciso saber gerenciar bem todos os aspectos envolvidos, para o alcance dos objetivos pretendidos. A elaboração de uma seleção requer decisão política do gestor. Para tanto, faz-se necessário dispor de um conjunto de informações técnicas e administrativas, para fundamentar a questão; bem como considerar, análise e perfil das prescrições na rede de saúde, quantidade média de medicamentos prescritos por receita gastos efetuados/ mês, medicamentos mais prescritos, dados de consumo e demanda, além de estudos de utilização de medicamen- tos que possibilitem dispor de dados e informações relevantes sobre medicamentos. 335 – CICLO D A A SSISTÊNCIA FARMACÊUTICA b) Apoio dos profissionais de saúde – é preciso envolver o maior número de profissionais de saúde para que a Rename seja referendada. A sensibilização da equipe de saúde pode ser feita por meio de diversas estraté- gias: palestras, reuniões, boletins informativos, entre outras. O apoio político do gestor e da equipe multidisciplinar é imprescindível para legitimação do processo pela instituição e por seus profissionais. Somente assim eles sentirão que fazem parte de todo processo. c) Levantar informações necessárias ao desenvolvimento do processo • Situação de saúde local (dados de morbimortalidade por grupo populacional, faixa etária, prevalência e incidência das doenças). • Medicamentos mais utilizados, demanda e custos. • Acesso a fontes de informação técnico-científica: literatura médica, livros de referência em farmacologia e medicina, para subsidiar o trabalho. • Utilizar como referência a Rename, a Relação Estadual de Medicamentos Essenciais (Resme) e outras. • Criar Comissão de Farmácia e Terapêutica (CFT) para estruturar, organizar e conduzir o processo. 5.1.4 Etapas do processo O processo de seleção não se limita à elaboração da relação de medicamentos essenciais e do formulário terapêutico, mas consiste em um conjunto de atividades que visam ao uso racional: prescrição, dispensação, farmacovigilância, informação, educação continuada etc. • 1a etapa – fase política: apoio e sensibilização do gestor e dos profissionais da saúde. • 2a etapa – fase técnico-normativa: criação de Comissão de Farmácia e Terapêutica em caráter permanente e deliberativo. Quando necessário, subcomissões ou consulta a especialistas. • 3a etapa – seleção propriamente dita, cujo resultado e/ou produto consiste na elaboração de uma relação de medicamentos essenciais, que deve nortear as diretrizes e utilização, programação, aquisição, prescrição, dispensação etc. Fase de estruturação da relação de medicamentos: definição de critérios e efetivação do processo. • 4a etapa – fase de divulgação e implantação: elaboração de estratégias para divulgação da relação, que poderá ser feira por meio de seminários, palestras, meios de comunicação, instrumento oficial (Portaria), entre outros, como forma de validar e legitimar o processo. • 5ª etapa – elaboração de um formulário terapêutico. Documento que consiste de informações técnicas relevantes e atualizadas a respeito dos medicamentos que foram selecionados, para subsidiar os prescritores. 5.1.5 Procedimentos O processo de seleção necessita de planejamento, organização, monitoramento e avaliação: • Criar a Comissão/Comitê de Farmácia e Terapêutica (CFT). • Estabelecer normas, procedimentos e responsabilidades dos membros da Comissão (em Portaria e/ou regimento da Comissão). Podem-se criar subcomissões para agilizar o processo e apoiar a CFT. • Definir metodologia de trabalho, critérios a serem adotados no processo de seleção, cronograma de execução, metas e instrumento para avaliação do cumprimento das metas. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA36 • Avaliar pedidos de inclusão e exclusão de medicamentos da relação de medicamentos essenciais. b) Investigação • Fomentar a investigação sobre utilização de medicamentos e utilizar os resultados como insumo para desenvolvimento de outras funções. • Contribuir com as ações de farmacovigilância. • Promover estudos de utilização de medicamentos (consumo, perfil de utilização, reações adversas, impacto econômico etc). c) Ações educativas • Fomentar e participar de atividades de educação continuada da equipe de saúde sobre uso racional de medicamentos. • Desenvolver e apoiar ações que visem à promoção do uso racional de medicamentos. • Elaborar e divulgar informações sobre os medicamentos (problemas no uso de medicamentos , perguntas e respostas sobre medicamentos, revisão bibliográfica de artigos, estudos estatísticos, dados sobre consumos, estudos clínicos etc.) para profissionais da saúde e usuários, por meio da Internet, boletins eletrônicos e/ou outros meios. 5.1.9.2 Estrutura da Comissão A composição da Comissão vai depender da disponibilidade dos recursos humanos existentes. Reco- menda-se contar com médicos, farmacêuticos, enfermeiros, dentistas, entre outros profissionais de saúde. É fundamental a elaboração de regimento, no qual conste: composição, atribuições e responsabilidades, duração de mandato dos membros, critérios e controle na participação, avaliação e funcionamento geral, de forma clara e bem definida. 5.1.9.3 Composição • O critério de participação deve estar vinculado à competência técnica. A composição deve ser multidisciplinar, com representantes da saúde, com destacado conhecimento farmacológico, terapêutico, de clínica médica etc. • O número de participantes deve abranger o maior número de especialidades médicas, para maior representatividade. Se necessário, devem ser formadas subcomissões e participação de especialistas para assessorar a comissão em questões gerais e/ou específicas. 5.1.9.4 Funcionamento/organização • A Comissão deve funcionar por meio de regimento, com definição de metodologia de trabalho e prazo para sua execução. • Elaborar cronograma das reuniões, definindo pauta, data, local, horário, com comunicação antecipada. • Documentar em atas e arquivar todas as atividades desenvolvidas. • Ao preparar as reuniões, deve-se dispor de documentação adequada e referência bibliográfica para dar suporte ao trabalho. • As questões devem ser preferencialmente, decididas por consenso. 375 – CICLO D A A SSISTÊNCIA FARMACÊUTICA 5.1.9.5 Avaliação da Comissão Devem-se elaborar indicadores para avaliação do processo e do trabalho da Comissão. • Número de reuniões realizadas. • Porcentual de participação dos membros. • Número de boletins e publicações elaboradas, relatório de desempenho de atividades, entre outras. 5.1.10 Formulário terapêutico Consiste em documento com informações científicas sobre os medicamentos selecionados, visando sub- sidiar os profissionais de saúde na prescrição e dispensação dos medicamentos da relação de medicamentos essenciais. É instrumento complementar a relação de medicamentos essenciais, contendo todas as informações farmacológicas sobre cada medicamento da relação. Sua estrutura e formato devem favorecer a consulta, de forma prática e objetiva. Deve conter todos os medicamentos identificados por grupo terapêutico, informações farmacêuticas, propriedades farmacológicas e te- rapêuticas. Deve conter, ainda, normas e procedimentos para prescrição, dispensação e uso. 5.1.10.1 Informações contidas no Formulário Terapêutico dividem-se em: • Informações terapêuticas e farmacológicas Manifestações gerais das doenças, descrição do medicamento, características farmacológicas do medi- camento, indicação, contra-indicação, precauções, posologia, via de administração, duração do tratamento, interações, efeitos adversos. • Informações farmacêuticas Nome genérico, grupo terapêutico, forma farmacêutica, concentração, apresentação; recomendações gerais quanto à prescrição, dispensação e cuidados com os medicamentos. 5.1.10.2 Conteúdo mínimo do Formulário Terapêutico a) Apresentação do documento: • Título. • Nomes dos membros da Comissão e/ou equipe responsável pela elaboração. • Sumário. • Relação de todos os medicamentos selecionados por ordem alfabética e por grupo terapêutico. b) Informações farmacêuticas: • Grupo farmacológico/terapêutico. • Nome do produto por denominação genérica. • Forma farmacêutica. • Concentração. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA38 • Condições de conservação. • Validade. • Excipientes. • Descrição do produto. • Categoria. c) Informações farmacológicas • Mecanismo de ação. • Efeitos farmacológicos. d) Informações clínicas • Indicação com critério de diagnóstico. • Contra-indicação. • Posologia (dose máxima e mínima para adultos e crianças). • Intervalo de dose. • Via de administração. • Duração do tratamento. • Precaução e advertências em relação a gestantes, idosos, lactentes etc. e) Efeitos adversos/incompatibilidades • Efeitos adversos. • Precauções. • Interações. • Incompatibilidades. 5.1.11 Protocolos terapêuticos Tendo em vista as diversidades de conduta clínica e a complexidade de tecnologias, as indicações para a maioria dos medicamentos não seguem padrão de uniformidade. Assim, estabelecer protocolos é de fundamental importância para a harmonização das condutas terapêuticas, em conformidade com a medicina baseada em evidências. Os protocolos devem ser elaborados a partir da relação de medicamentos essenciais e do formulário terapêutico. Devem ser acompanhados e avaliados sistematicamente. Sua elaboração precisa envolver a equipe, com a finalidade de favorecer o processo de educação continuada e a troca de informações. Devem ser elaborados de forma participativa, com especialistas de cada clínica médica, além de socieda- des médicas. Os protocolos devem contemplar procedimentos e condutas cientificamente recomendadas, incluindo as não medicamentosas, buscando definir e harmonizar especialmente indicações, posologias, duração de tratamento. O ideal é que as informações dos medicamentos selecionados estejam anexadas à relação de medica- mento, em um único documento. 415 – CICLO D A A SSISTÊNCIA FARMACÊUTICA 5.2.4.2 Consumo histórico Método que consiste na análise do comportamento do consumo de medicamentos, em uma série histórica no tempo, possibilitando estimar as necessidades. a) Requisitos necessários • Registros de movimentação de estoques (entradas, saídas, estoque). • Dados de demanda (atendida e não atendida). • Inventários com informações de, pelo menos, 12 meses, incluídas as variações sazonais (que são alterações na incidência das doenças, decorrentes das estações climáticas). Com esses dados, dispõe- se de informações aproximadas das necessidades, desde que não ocorram faltas prolongadas de medicamentos e que os registros sejam confiáveis. b) Procedimentos • Efetuar levantamento de dados (série histórica representativa do consumo no tempo – pelo menos 12 meses). • Calcular o consumo de cada medicamento (somam-se as quantidades consumidas e divide-se pelo número de meses de utilização). • Analisar a variação dos consumos de cada medicamento, em função do tempo. • Recomenda-se definir um ponto de reposição, considerando o Consumo Médio Mensal e o tempo médio para aquisição/re-suprimento. • Quantificar as necessidades de medicamentos. c) Vantagens e desvantagens 5.2.4.3 Consumo Médio Mensal (CMM) Método que consiste na soma dos consumos de medicamentos utilizados por determinado período de tempo, dividido pelo número de meses em que cada produto foi utilizado. Deve-se excluir perdas, empréstimos e outras saídas de produtos não regulares. A programação baseada apenas em dados de consumo reflete equívocos nem sempre adequados à realidade e à terapêutica utilizada. A programação de um estoque de segurança deve ser avaliada considerando a reserva de recursos financeiros, muitas vezes escassos. Entretanto, exceções devem ser consideradas em razão dos fatores que interferem no processo de aquisição, tais como: demora no processo licitatório, distância geográfica, tempo médio na reposição de estoques e periodicidade das aquisições. Vantagens Desvantagens Não requer dados de morbidade e de esquemas terapêuticos Dificuldade na obtenção de dados de consumo fidedignos e/ ou que retratem a real necessidade Requer cálculos simplificados Não é confiável quando ocorrem períodos prolongados de desabastecimento ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA42 Exemplo 1: CMM: 3.760/6= 626 comp Exemplo 2: CMM: Soma dos consumos dos seis meses (julho a dezembro)505/6= 84 frascos. a) Consumo, necessidade e demanda • Consumo – é a quantidade de medicamento utilizada nos serviços de saúde em intervalos de tempo (dias, semanas, meses, anos). Os dados de consumo podem surgir de necessidades reais ou de distorções do serviço, falta de produtos, substituições de medicamentos por outros, quando na falta de algum; ou, ainda, de prescrições médicas irracionais, não apropriadas do ponto de vista terapêutico, entre outros. • Necessidade – é a quantidade de medicamentos prevista para uso, de acordo com o perfil epidemiológico local. Varia de acordo com a oferta de serviços, nível de complexidade de serviços de saúde, registros fidedignos e atualizados, entre outros. • Demanda – são necessidades identificadas, que são atendidas ou não. O Demanda total ou real – é a soma da demanda atendida e a não atendida. O Demanda não atendida – quantidade de medicamento prescrito e não atendido. b) Cálculo da demanda A demanda não atendida pode ser calculada de várias formas, como por exemplo: aplicação da fórmula ou por regra de três simples. Exemplo 1: Na Unidade de Saúde de Arara, no mês de maio (22 dias de funcionamento) foram distribu- ídos 1.100 comprimidos de Captopril 25 mg durante os 11 primeiros dias de funcionamento da Unidade. Sabe-se que o CMM é de 3.000 comprimidos. Calcule a demanda total (atendida e não atendida). c) Cálculo pela fórmula Demanda total = demanda atendida (1.100) + demanda não atendida (1.500) = 2.600 d) Cálculo pela regra de três No de dias em que faltou o medicamento Demanda não-atendida No de dias de funcionamento da unidade x CMM 11 dias Demanda não-atendida 22 dias x 3.000 1.500 Se em 11 dias foram consumidos 1.100 comprimidos Em 22 dias serão consumidos X Consumo/mês Medicamento jul. ago. set. out. nov. dez. total CMM Ácido acetilsalicílico 100 mg /comp. 500 600 500 1000 560 600 3.760 626 Meses/consumo Medicamento jul. ago. set. out. nov. dez. total CMM Ampicilina susp. oral 50 mg/mL 100 50 100 80 100 75 505 84 435 – CICLO D A A SSISTÊNCIA FARMACÊUTICA X= 22 dias x 1.100/11= 2.200 e) Por que há diferença nos resultados dos cálculos? • Quando se utiliza a fórmula, considera-se o CMM. • Quando se aplica a regra de três, considera-se, apenas, o consumo nos dias do atendimento. 5.2.4.4 Método por oferta de serviços Método utilizado quando se trabalha por serviços ofertados. Estimam-se as necessidades de medica- mentos em função da disponibilidade de serviços ofertados à determinada população-alvo. São estabelecidas pelo porcentual de cobertura, não sendo consideradas as reais necessidades existentes. Procedimentos: • Levantar informações dos registros de atendimento na rede de serviços (postos e centros de saúde, unidades mistas e hospitais). • Sistematizar as informações, relacionando os diagnósticos mais comuns e a freqüência de ocorrência de doenças por determinado período de tempo. • Verificar os esquemas terapêuticos e quantidade por tratamento prescrita. • Estimar as necessidades. • Multiplicar o número de casos estimados para o atendimento de cada enfermidade considerada. Multiplicar pela quantidade de medicamentos necessária ao esquema terapêutico proposto, (x) população-alvo ou porcentual de cobertura da população a ser atendida, (x) o período de tempo (meses ou anos). 5.3 AQUISIÇÃO Consiste num conjunto de procedimentos pelos quais se efetiva o processo de compra dos medicamen- tos, de acordo com uma programação estabelecida, com o objetivo de suprir necessidades de medicamentos em quantidade, qualidade e menor custo-efetividade e manter a regularidade do sistema de abastecimento. 5.3.1 Requisitos necessários para uma boa aquisição Em razão da complexidade e diversidade de segmentos envolvidos, é imperativo estabelecer uma política de aquisição, com diretrizes claras, para dar agilidade ao processo e evitar irregularidades no abastecimento. O processo de aquisição, para ser bem executado, deve considerar diversos fatores e atender a alguns requisitos, tais como: a) Existência de uma política de aquisição É imprescindível a existência de diretrizes claras, prioridades, normas e procedimentos em relação ao processo de aquisição: modalidade, forma de aquisição (se centralizada, descentralizada) fontes de recursos, periodicidade, fluxo do processo, responsabilidades dos setores envolvidos, relação de medicamentos, entre outras questões pertinentes. b) Programação das compras A programação de compras está diretamente relacionada às definições da política de aquisição. A progra- mação de aquisição deve responder: O que comprar? Para quem? Modo de comprar? Quanto? Quando? Como comprar? ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA46 5.3.2.1 Aspectos relacionadas aos procedimentos administrativos • Documentação fiscal – os medicamentos devem ser entregues com a documentação fiscal, em duas vias, com especificação da quantidade por lotes entregue de cada medicamento. • Quantidades – os medicamentos devem ser entregues nas quantidades requeridas e apresentação em unidades individualizada. • Prazos de entrega – os medicamentos devem ser entregues de acordo com os prazos estabelecidos no Edital. • Preços – os preços devem estar descritos em documento fiscal, tanto o unitário quanto o fiscal. • Transporte – os medicamentos só serão recebidos por transportadora autorizada. Os medicamentos termolábeis devem ser acondicionados em caixas térmicas (isopor ou equivalente) com controle de temperatura. • Informações sobre o produto – poderão ser solicitadas ao fornecedor, pelo pregoeiro ou pela Comissão de Licitação. Por exemplo: as informações adicionais que se julgarem necessárias; laudos técnicos de análises dos produtos; amostras do medicamento e outras, a qualquer tempo e/ou fases do procedimento licitatório; com a finalidade de dirimir as dúvidas e instruir as decisões relativas ao julgamento. Se for necessário o cumprimento de quesito específico, o Edital deve dispor a respeito. • Os medicamentos a serem adquiridos devem ser ordenados, preferencialmente, pela classe farmacológica. Com tal medida, as exigências tendem a ser as mesmas para todos os medicamentos de uma licitação. 5.3.2.2 Requisitos técnicos que devem ser exigidos em Edital de e/ou Contrato de Aquisição de Medicamentos São requisitos relacionados aos aspectos qualitativos do produto e à verificação da legislação sanitária: • A proposta deverá conter a marca (medicamentos de referência e similar), o fabricante e a procedência do medicamento oferecido. • Especificações técnicas – os medicamentos devem estar com as especificações em conformidade com o que foi solicitado: forma farmacêutica, concentração, condições de conservação etc. • Registro sanitário do produto – deverá ser entregue junto com a proposta de preços, prova de registro do medicamento na Agência Nacional de Vigilância Sanitária (registro emitido pela Anvisa ou cópia da publicação do Diário Oficial da União). • Se o medicamento constar da relação da Portaria no 344/1998, a empresa deverá apresentar autorização especial de funcionamento, emitida pela Anvisa. • Embalagem – o medicamento deve ser entregue na embalagem original, em perfeito estado, sem sinais de violação, aderência ao produto e umidade; sem inadequação de conteúdo e identificadas, as condições de temperatura exigida em rótulo, e com o número do registro emitido pela Anvisa. Edital – é a lei interna da Licitação. A vinculação ao Edital é princípio básico de toda Licitação. Nenhu- ma exigência que não conste no Edital poderá ser solicitada ao fornecedor. Para tanto, deve ser bem elaborado e constar de requisitos técnicos e administrativos, como forma de assegurar a qualidade do processo de aquisição e dos medicamentos que estão sendo adquiridos. Alguns requisitos administra- tivos que devem ser inseridos em Edital e/ou Contrato de Compras de Medicamentos 475 – CICLO D A A SSISTÊNCIA FARMACÊUTICA • Rotulagens e bulas – Todos os medicamentos, nacionais ou importados, devem apresentar nos rótulos e bulas todas as informações em língua portuguesa. Ou seja: número de lote, data de fabricação e validade, nome do responsável técnico, número do registro, nome genérico e concentração de acordo com a Legislação Sanitária e nos termos do artigo 31 do Código de Defesa do Consumidor, entre outros. • Responsável técnico – nas embalagens devem constar o nome do farmacêutico responsável pela fabricação do produto, com o respectivo número do CRF e a unidade federativa na qual está inscrito. O registro do profissional deve ser, obrigatoriamente, da unidade federada onde a fábrica está instalada. • Lote – o número dos lotes deve estar especificado na nota fiscal por quantidade de cada medicamento entregue. • Validade do medicamento O Os medicamentos devem ser entregues por lotes e data de validade, com seus respectivos quantitativos na nota fiscal. O Todos os lotes deverão vir acompanhados de laudo analítico-laboratorial, expedido pela empresa produtora/ titular do registro na Agência Nacional de Vigilância Sanitária e/ou laboratório integrante da Reblas (Rede Brasileira de Laboratórios Analíticos em Saúde). • O prazo de validade dos medicamentos não deverá ser inferior a doze meses a contar da data da entrega do produto. O Edital deve dispor sobre o prazo de validade do medicamento, quando da entrega. Sugerimos que os medicamentos sejam entregues com prazo equivalente a, no mínimo, 75% de sua validade, contados da data de fabricação. Por exemplo: se o medicamento possui validade de 24 meses contados da data de fabricação, quando da entrega deverá possuir, no mínimo, 18 meses. O Laudo de Análise de Controle de Qualidade – os fornecedores (fabricantes, distribuidoras ou empresas importadoras) deverão apresentar o laudo técnico de análise dos medicamentos, emitidos pelo fabricante/detentor do registro e/ou laboratório integrante da Reblas. Se necessário, o Edital deve dispor sobre esta exigência para apresentação do laudo, juntamente com a proposta. O O Laudo de Análise deve contemplar: - Identificação do laboratório. - Especificações (valores aceitáveis) e respectivos resultados das análises dos produtos. - Identificação do responsável com o respectivo número de inscrição no seu conselho profissional correspondente. - Lote e data de fabricação. - Assinatura do responsável, data e resultado. • Certificado de Cumprimento das Boas Práticas de Fabricação – poderá ser exigido que o fornecedor apresente, junto com a proposta, cópia do certificado das boas práticas de fabricação e/ou cópia da publicação no Diário Oficial da União (DOU). • Certificado de Boas Práticas de Fabricação e Controle (BPFC) – é um documento expedido pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), que atesta que a empresa produtora cumpre com as Boas Práticas de Fabricação e Controle para determinada linha de produção da empresa. O Laudo de Análise deve ser apresentado para cada lote a ser fornecido. As especificações de cada produto devem estar baseadas em referências farmacopéicas oficialmente reconhecidas. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA48 O É concedido por linha de produção/formas farmacêuticas. Deve-se observar no Certificado qual a linha produtiva que foi certificada e se esta corresponde aos medicamentos objeto da Licitação. Uma mesma empresa pode estar certificada para sólidos e não para líquidos e injetáveis. O certificado não se aplica a todos os produtos fabricados pela empresa. O O relatório de inspeção emitido pelas vigilâncias sanitárias locais, não substitui o Certificado de Boas Práticas, nem vale como documento de certificação da empresa. O Distribuidoras e/ou importadoras deverão apresentar Certificado de Boas Práticas de Fabricação do fabricante do produto por elas comercializado. O Validade do certificado: um ano a partir da data de publicação no DOU. Só é válido se publicado neste Diário. 5.3.3 Procedimento para a aquisição de medicamentos Comprar exige planejamento. As quantidades a serem adquiridas devem estar em conformidade com as necessidades programadas e prioridades estabelecidas no Plano de Saúde e no Pacto de Gestão, previamente discutidas com o gestor da saúde e os setores envolvidos no processo de aquisição de medicamentos: planejamen- to, orçamento, finanças entre outros. • Estabelecer requisitos técnicos e administrativos em Edital. • Identificar necessidades na programação de medicamentos – verificar consumo, demanda, sazonalidades, níveis de estoques e definir as quantidades necessárias para o determinado período de compra. • Identificar os recursos disponíveis e compatibilizar com as prioridades, para elaboração do pedido de aquisição. • Efetuar pesquisa de preço no mercado, para estimar o valor provável da compra e posterior comparação com os preços cotados na Licitação. A pesquisa de preços não deve se limitar à consulta junto aos fornecedores. Devem ser consultados os sites de Secretarias de Saúde que disponibilizam os preços pagos, Banco de Preços em Saúde (BPS) do Ministério da Saúde, do Comprasnet, entre outros, a fim de se verificar quais os preços pagos em outras compras públicas. • Elaborar corretamente o pedido de compra, com especificações detalhadas sobre os medicamentos, por meio de planilha detalhada com todas as informações necessárias: nome do medicamento por denominação genérica/ nome da substância (de acordo com a DCB), forma farmacêutica, apresentação do produto, quantidade, consumo/mês, preço unitário e preço total, data da última aquisição e estoque. • Encaminhar o pedido de compra ao gestor, para autorização de abertura do processo licitatório. Deve-se enviar cópia do pedido aos setores envolvidos para conhecimento do que está sendo adquirido. • Acompanhar a execução da aquisição, publicação de Edital, habilitação e qualificação de fornecedores, abertura de propostas, julgamento das propostas/classificação, formalização do contrato. • Participar do processo – julgar as propostas e selecionar a melhor proposta que atenda às exigências do Edital. • Acompanhar a entrega dos medicamentos para assegurar que estão em conformidade com o Edital, contrato e proposta da empresa em relação a prazos e condições técnicas estabelecidas. De acordo com a Portaria GM no 2.814, de 29 de maio de 1998 (BRASIL, 1998c), os produtos a serem fornecidos pelas empresas vencedoras das licitações devem apresentar em suas embalagens a expressão: Proibida a venda no comércio. 515 – CICLO D A A SSISTÊNCIA FARMACÊUTICA b) Recursos Todas as decisões relativas à fase externa da Licitação podem ser questionadas pelas licitantes presentes naquela fase que está sendo impugnada, por intermédio de recurso, e os demais interessados, também presentes naquela fase, podem apresentar contra-razões de recurso. Quando o julgador não acata os termos do recurso e mantém sua decisão, o recurso deve ser apreciado pela autoridade superior. 5.3.4.3 Registro de Preços É um tipo especial de Licitação, realizada obrigatoriamente nas modalidades de Concorrência ou Pregão (para bens e serviços comuns), em que, ao fim, é firmada uma Ata de Registro de Preços, em que são averbados os bens, os preços, os fornecedores e as condições das futuras contratações. O Registro de Preço tem por finalidade agilizar a aquisição e evitar novos processos de aquisição. Tem validade de 12 meses, contados a partir da data da publicação no Diário Oficial. Os quantitativos exigidos são estimados para aquisição pelo período de vigência da Ata de Registro de Preços. A fase de aquisição propriamente dita é simplificada e rápida, porque elimina etapa de Licitação, etapa esta já realizada para o Registro de Preços. Basta a formalização do processo de aquisição, com o pedido de aquisição devidamente instruído, a reserva orçamentária, a assinatura do contrato e a conseqüente emissão da ordem de fornecimento e nota de empenho. Periodicamente deve ser realizada pesquisa de mercado para verificar se o preço registrado ainda está compatível com aquele praticado no mercado. Caso o preço do item registrado esteja maior que o praticado no mercado, o fornecedor deve ser comunicado e o preço deve ser reduzido, sob pena de ser cancelado. Para sua execução, o Registro de Preços deve ser regulamentado por decreto estadual e municipal. a) Objetivos • Permitir maior otimização do orçamento, visto que o preço é simplesmente registrado e que a vinculação orçamentária ocorrerá quando houver necessidade de aquisição, e não na abertura do procedimento licitatório. • Reduzir o número de licitações e o fracionamento das aquisições – pode-se fazer apenas uma Licitação por ano com entrega periódica, garantindo a aquisição daquilo que foi programado, evitando-se novos processos de compra. • Permitir obtenção de preços menores pela maior economia de escala. • Agilizar o processo de aquisições e dar rapidez à contratação. • Possibilitar a aquisição de quantidades pequenas, com um preço melhor. • Evitar a formação de grandes estoques. Pode-se comprar nas quantidades necessárias para um período definido. • Adequar o fluxo de caixa (aquisição de medicamentos x disponibilidade financeira). b) Procedimentos • Estabelecer os requisitos técnicos e administrativos para o Edital. • Relacionar os medicamentos com as devidas especificações. • Determinar as quantidades necessárias. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA52 • Efetuar pesquisa de preços no mercado, para comparar com os preços cotados na Licitação. • Encaminhar ao gestor a relação dos itens a serem adquiridos, com respectivas quantidades; pesquisa de preços de mercado, aprovada pela Assessoria Jurídica; e ofício solicitando abertura de processo licitatório. • Elaborar a Ata de Registro de Preços, aprovada pela assessoria jurídica. Após autorização do gestor, a Comissão de Licitação publica o Edital em Diário Oficial; procede à abertura e julgamento; elabora o relatório de classificação, com os respectivos preços registrados; homologa, lavra a ata de registro do preço, publica em Diário Oficial e assina o contrato com o fornecedor por um período de 1 (um) ano, a contar da data de publicação da Ata, prevendo-se entregas parceladas, que são pagas a cada fornecimento. 5.3.4.4 Etapas do processo licitatório a) Fase interna Engloba o conjunto de procedimentos que precede a divulgação do Edital. Inclui definição do objeto, pesquisa de preços, identificação de dotação orçamentária, elaboração de edital e contrato, submete o processo para análise do órgão jurídico. b) Fase externa Inicia-se com a divulgação do Edital. Qualquer mudança no Edital que possa alterar a formulação da proposta exige que ele seja novamente divulgado, pelo mesmo prazo e meios de divulgação. 5.3.4.5 Edital convocatório É o procedimento pelo qual a Administração dá início ao procedimento licitatório, oferecendo informa- ções sobre a Licitação, condições de participação, descrição do objeto, data de abertura e encerramento de entrega de propostas. O Edital é o instrumento que rege a Licitação e dele constam obrigações da Administração e dos licitan- tes. Nada poderá ser exigido quando não estiver definido no Edital. a) Habilitação É a fase da Licitação em que se verifica se o licitante reúne todas as condições para executar o contrato. Nessa fase analisa-se a documentação relativa à Habilitação Jurídica, Qualificação Técnica, Qualificação Econômi- co-Financeira e a Regularidade Fiscal das empresas participantes que podem ser consideradas Habilitadas ou Inabilitadas. Os artigos 27 a 33 da Lei no 8.666/1993 (BRASIL, 1993) tratam da documentação para habilitação. Entre os documentos que devem ser exigidos nas licitações para medicamentos, devem constar, como requisito de Qualificação Técnica, a Autorização de Funcionamento emitida pela Anvisa, a licença sanitária em vigor emitida pela vigilância sanitária local e a inscrição da empresa no Conselho Regional de Farmácia. Segundo a Lei no 8.666/1993, art. 27, “para a habilitação nas licitações exigir-se-á dos interessados, documentação relativa à: I – habilitação jurídica; II – habilitação técnica; III – qualificação econômica; e IV – regularidade fiscal” (BRASIL, 1993). b) Julgamento das propostas É a fase da Licitação em que se verifica se o produto oferecido atende às necessidades da Administração. Ou seja, analisa-se se o medicamento oferecido é o que se pretende adquirir; seu registro junto à Anvisa; se é fabricado com Boas Práticas de Fabricação; se o preço está compatível com aquele praticado no mercado; as 535 – CICLO D A A SSISTÊNCIA FARMACÊUTICA condições de entrega; o pagamento e outros quesitos constantes do Edital, relativos ao produto. Nessa fase, as propostas são classificadas ou desclassificadas. Tanto o ato de inabilitação das empresas quanto o de desclassificação das propostas devem ser funda- mentados, demonstrando-se os motivos que as afastaram da licitação. c) Aspectos a ser considerados no julgamento das propostas • Jurídico (cumprimento das exigências legais). • Técnico (cumprimento das especificações técnicas). • Administrativo (cumprimento dos prazos de entrega, preço, local da entrega, entre outras exigências). • Financeiro (avaliação dos preços). d) Critérios de julgamento Os critérios de julgamento estabelecidos pela Lei no 8.666/1993, art. 45, são: • Menor preço – o critério de julgamento pelo menor preço é regra, devendo ser aplicado em todas as licitações, exceto naquelas que envolvam aspectos de ordem intelectual e especificidade técnica. • Melhor técnica – critério de julgamento aplicável que envolve aspectos técnicos relevantes, ou seja, elaboração de projetos, trabalhos de consultorias, realização de concursos. • Menor preço e técnica – é semelhante ao de melhor técnica, geralmente aplicado na aquisição de equipamentos (BRASIL, 1993, art. 45). e) Parecer técnico A emissão de parecer técnico é um ato de grande responsabilidade. O responsável pelo parecer deve conhecer bem o que está avaliando e estar seguro, para evitar problemas de ordem jurídica. • Elaborar uma planilha para o registro das propostas contendo os seguintes dados: empresa, produto ofertado, especificações, preço apresentado, prazo de entrega etc. • Escolher, inicialmente, o menor preço. • Analisar, criteriosamente, entre todos os itens de menor preço, os que atendem às especificações solicitadas no Edital. • Verificar preço por embalagem e por unidade de apresentação entre os itens de menor preço. • Escolher proposta mais vantajosa e que atende à solicitação do pedido. • Elaborar relatório e encaminhar ao setor de Licitação. f) Adjudicação É o ato pelo qual se atribui ao vencedor o objeto da Licitação, conferindo-lhe o direito de contratação. Não gera obrigação para a Administração de celebrar efetivamente o contrato, pois é possível haver a revogação do procedimento, se ocorrer um fato que a justifique. É apenas uma expectativa de direito, ao primeiro classificado, de ser contratado caso tenha contratação. g) Homologação É o ato pelo qual a autoridade competente (gestor), após análise do processo, declara sua regularidade, ou seja, que foi realizado na forma da lei. Deliberação final sobre o julgamento das propostas, confirmando a classificação das mesmas e a adjudicação do objeto da licitação ao proponente. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA56 O Embalagem/rotulagem – os medicamentos devem ser entregues nas embalagens originais, devidamente identificadas e sem sinais de violação, aderência ao produto, umidade ou inadequação em relação ao conteúdo. O Lote – é a quantidade de medicamento produzida em determinado ciclo de fabricação, cuja característica essencial é a homogeneidade. O Número do lote – consiste numa combinação distinta de números e/ou letras que identificam o lote produzido e deve constar o número na Nota Fiscal. O Validade – é a data-limite da vida útil do medicamento, que deve estar expressa na embalagem e no produto. Recomenda-se constar em Edital de Licitação o prazo de validade por tempo suficiente para seu pleno consumo, considerando as condições de entrega, da distribuição e de transporte – exceto em casos excepcionais, de medicamentos de validade curta. O Transporte – verificar se as condições de transporte dos medicamentos são satisfatórias. As transportadoras devem estar devidamente autorizadas pela Anvisa e atender à legislação vigente. • Especificações administrativas: são características quantitativas referentes à conformidade do pedido em relação ao produto recebido. O Análise da documentação fiscal. O Verificação do nome do produto por denominação genérica. O Prazo de entrega, quantidade, preço unitário e total. O Contagem física da quantidade em unidade e embalagem (solicitada x recebida). a) Procedimentos • Verificar se as especificações técnicas e administrativas estão em conformidade com a Nota Fiscal e o pedido. • Conferir quantidades. Atestar o recebimento. Carimbar, assinar e datar a Nota Fiscal. • Registrar a entrada dos medicamentos com todas as especificações do produto, tanto do fornecedor quanto da Nota Fiscal no sistema de controle existente (fichas ou informatizado). • Avaliar a entrega do fornecedor, por meio de formulário específico, registrar, anexar cópia da avaliação à Nota Fiscal. • Notificar ocorrências no recebimento. • Arquivo e controle de documentação. • Encaminhar documento fiscal ao setor de pagamento e divulgar junto aos setores a entrada do produto. b) Cuidados no recebimento de produtos • Não escrever ou rasurar o documento fiscal que acompanha o produto. Qualquer observação deve ser feita em documento anexo – de preferência, em formulário padronizado, timbrado e assinado. • Arquivar cópia do documento referente à movimentação de produtos em separado (entradas, saídas, inventários, doações, remanejamentos, incinerações, devoluções, perdas etc). • Não atestar recebimento (assinar) em notas fiscais ou qualquer documento com pendência de produtos , quantidades incompletas, ou que tenham sido recebidas por outras pessoas ou setores sem conferência. Ou seja, só o documento pode dar o atesto. 575 – CICLO D A A SSISTÊNCIA FARMACÊUTICA • Entregas em desacordo com as especificações solicitadas (forma farmacêutica, apresentação, concentração, rótulo, envase, embalagem, condições de conservação, lote, validade) devem ser registradas em livro ata e/ou em boletim de ocorrências. O fornecedor deve ser informado por ofício e a Nota Fiscal deve ficar bloqueada. Só liberar para pagamento após resolução do problema. • Suspeita de qualidade de produtos ou falsificação deve ser informada à Vigilância Sanitária local para as devidas providências. • Após o recebimento ou entrega de produtos, deve-se registrar as ocorrências, datar e assinar. • Todo procedimento e providências adotadas em relação às ocorrências no recebimento, distribuição, dispensação, outras, devem ser registradas, e cópias devem ser arquivadas. • Devoluções de medicamentos pelas unidades de saúde só devem ser recebidas com justificativas, em prazos de validade compatíveis ao tempo de utilização e assinadas pelo responsável pela devolução. Para tanto, devem ser elaboradas normas e procedimentos para todas as etapas do processo com divulgação às unidades de saúde. 5.4.1.2 Planejamento e organização do armazenamento deve incluir: • Estrutura física – área física e instalações adequadas (físicas, elétricas, sanitárias), com boa localização e condições ambientais adequadas. • Estrutura organizacional – layout, organização interna, segurança, equipamentos e acessórios. • Estrutura funcional – definição e controle das atividades, elaboração de normas e procedimentos operacionais e instrumentos de controle, acompanhamento e avaliação, sistema de informação eficiente e eficaz. • Recursos humanos qualificados – o pessoal envolvido no armazenamento de medicamentos deve ter competência para assegurar que os produtos ou materiais sejam adequadamente armazenados e manuseados, sendo treinado para as tarefas que lhe sejam atribuídas. • Manual de Normas e Procedimentos a) Central de Abastecimento Farmacêutico (CAF) Área física destinada à estocagem e guarda dos produtos, visando à manutenção das suas características físico-químicas, conforme suas especificidades. b) Características de uma CAF Para assegurar condições ideais de conservação dos produtos e estabilidade dos medicamentos, uma CAF deverá atender a alguns requisitos: • Localização – devem ser localizadas em lugares de fácil acesso para o recebimento e distribuição dos produtos; dispor de espaço suficiente para circulação e movimentação de pessoas, produtos, equipamentos e veículos. • Dimensão – o dimensionamento varia em função da quantidade e tipos de produtos a serem estocados, modalidade de aquisição; periodicidade da compra; tempo da entrega de medicamentos pelos fornecedores; sistema de distribuição (se centralizado ou descentralizado); quantidade de equipamentos; A denominação Central de Abastecimento Farmacêutico é utilizada especificamente para medicamen- tos, sendo assim chamada para diferenciar-se dos termos inadequados: almoxarifado, depósito, arma- zém e outros espaços físicos destinados à estocagem de todos os tipos de materiais. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA58 recursos humanos; áreas necessárias à funcionalidade do serviço (área administrativa, recepção/ expedição) e áreas específicas de estocagem. Não existe padrão estabelecido para determinar o tamanho adequado de uma Central de Abastecimento Farmacêutico. • Identificação externa – deve ser caracterizada por meio de nome e/ou logotipo que a identifique. • Sinalização interna – a CAF deve sinalizar os espaços e áreas por meio de letras ou placas indicativas nas estantes, locais de extintores de incêndio, entre outros. • Condições ambientais – condições adequadas de temperatura, ventilação, luminosidade e umidade. • Higienização – manutenção de limpeza e higiene deve ser prioridade. As áreas de armazenamento devem estar sempre limpas, isentas de poeira e outras sujidades. A limpeza, além de demonstrar organização, é uma norma de segurança, que deve ser rigorosamente seguida. • Equipamentos e acessórios suficientes – dispositivos necessários à movimentação e estocagem dos produtos. • Segurança – devem ser estabelecidos mecanismos e equipamentos de segurança à proteção das pessoas e dos produtos em estoque. c) Instalações • Instalações Físicas O Piso – plano, para facilitar a limpeza, e suficientemente resistente para suportar o peso dos produtos e a movimentação dos equipamentos. A espessura do piso deve estar de acordo com o quantitativo de cargas, para que ele não venha a rachar ou sofrer fissuras. O Paredes – de cor clara, pintura lavável, isentas de infiltrações e umidade. O Portas – pintadas a óleo, preferencialmente esmaltadas ou de alumínio, com dispositivo de segurança automática. O Teto – o teto deve possuir forro adequado, em boas condições. Recomenda-se usar telha de fibra de vidro, telhas térmicas com uso de poliuretano, lã de vidro, colocação de exaustores, entre outras alternativas que facilitem uma boa circulação de ar. As telhas de amianto devem ser evitadas porque absorvem muito calor. O Janelas – devem possuir telas para proteção contra entrada de animais. • Instalações elétricas – sabe-se que a maioria dos incêndios é provocada por curtos-circuitos. A manutenção permanente das instalações elétricas deve ser prioridade dos responsáveis pelo setor. Os seguintes cuidados devem ser observados: O Desligar diariamente todos os equipamentos, exceto os da rede de frio, antes da saída do trabalho. O Evitar sobrecarga de energia, com o uso de extensões elétricas. O Usar um equipamento por tomada, não fazendo uso de adaptadores. O Solicitar contrato de manutenção elétrica ou realizar vistorias periódicas nas instalações. • Instalações sanitárias – devem ser apropriadas e sem comunicação direta com as áreas de estocagem. d) Organização interna É a disposição racional do espaço físico dos diversos elementos e recursos utilizados no serviço (materiais, equipamentos, acessórios e mobiliários), de maneira adequada, possibilitando melhor fluxo e utilização eficiente do espaço para a melhoria das condições de trabalho e garantia da qualidade dos produtos estocados. 615 – CICLO D A A SSISTÊNCIA FARMACÊUTICA c) Condições para a estocagem de medicamentos Para se realizar uma estocagem correta, há que se estabelecer condições técnicas e procedimentos operacionais. • Áreas de armazenagem devem ser livres de poeira, lixo, roedores, insetos. Os interiores devem apresentar superfícies lisas, sem rachaduras, sem desprendimento de pó ou infiltrações na parede. • Os medicamentos devem ser ordenados de forma lógica, que permita fácil identificação dos produtos, por forma farmacêutica; em ordem alfabética por princípio ativo, da esquerda para a direita; rotulagem de frente para facilitar a visualização e rapidez na entrega. • Deve-se manter distância entre os produtos, e entre produtos e paredes, piso, teto e empilhamentos, a fim de facilitar a circulação interna de ar. Manter uma distância mínima de 50 cm da parede, solo, teto, e entre os produtos e cada um desses itens, para evitar formação de zonas de calor. Não se deve encostar medicamentos junto às paredes, ao teto, ou em contato com o chão, por causa da umidade. • As caixas de medicamentos não devem ficar próximas de condicionadores de ar, estufas, sobre geladeiras ou freezers. • Manuseio – o manuseio inadequado dos medicamentos pode afetar a sua integridade e estabilidade. Por isso, não se deve arremessar caixas, arrastar ou colocar muito peso sobre elas. Todos os funcionários, incluindo motoristas, devem ser treinados quanto ao manuseio e transporte adequados dos medicamentos. • Embalagens – os medicamentos devem ser conservados nas embalagens originais. Além da proteção, isso facilita a identificação e a verificação dos lotes e validades. Ao serem retirados da caixa, as embalagens devem ser identificadas. O As caixas que forem abertas devem ser sinalizadas, indicando a violação e a quantidadae retirada . Deve ser lacrada posteriormente. O Os medicamentos cuja embalagem esteja danificada ou suspeita de contaminação devem ser retirados dos estoques, mantidos em área separada, até que as providências necessárias sejam tomadas. Devem-se seguir as recomendações do fabricante em relação às condições de armazenamento, que figuram no rótulo, para conservação dos produtos: “temperatura ambiente controlada”, “refrigerador”, “ temperatura ambiente”. Na ausência de instruções específicas, o produto deve ser armazenado em temperatura ambiente controlada. • Validade – armazenar os produtos por ordem de prazo de validade: os que vão vencer primeiro devem ser armazenados à esquerda e na frente. A observância dos prazos de validade deve ser monitorada rigorosamente, para evitar perdas. Os medicamentos devem ser distribuídos por ordem cronológica de validade, sempre pela validade mais antiga. • Empilhamento O Observar o empilhamento máximo permitido para o produto (ver recomendações do fabricante); as pilhas devem obedecer às recomendações dos fabricantes, quanto ao limite de peso e resistência. Não ultrapassar cinco caixas e uma altura máxima de 2,5m, para evitar desabamentos e deformações por compressões. Devem ser mantidas a certa distância das paredes. O O empilhamento deve ser feito em sistema de amarração, mantendo espaços de circulação de ar para evitar desabamentos. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA62 • Contato com o solo – o contato direto com o solo cria pontos de acúmulo indesejáveis de umidade que se depositam nas embalagens e posteriormente pode afetar o produto. • Poeira – a poeira funciona como elemento catalisador de umidade e corrosão. Graças ao seu elevado poder higroscópico, absorve umidade para superfície do produto. As prateleiras e áreas de estocagem devem ser mantidas limpas e isentas de poeiras. O chão deve ser limpo com pano úmido e por lavagem. • Inspeção sistemática – a inspeção nos estoques deve ser uma prática de rotina, para identificar possíveis alterações nos produtos, que possam comprometê-los ou oferecer risco às pessoas. Produtos rejeitados pela inspeção, suspeitos e/ou passíveis de análise devem ser armazenados na área de quarentena. • Volume e peso do material – os itens mais volumosos e mais pesados devem ficar próximo à área de saída, para facilitar a movimentação. Devem ser colocados em estrados ou pallets (tipo especial de estrado que veremos adiante). • Rotatividade nos estoques – entre os itens de material mantidos em estoque, existem aqueles que têm maior movimentação, em virtude de sua utilização. Por isso deve-se realizar periodicamente rodízio nos estoques, para evitar seu envelhecimento, minimizar o número de viagens entre as áreas de estocagem e a expedição; otimizar o tempo despendido na expedição do material, com menor desgaste físico dos operadores. • Medicamentos termolábeis – são medicamentos que necessitam de temperatura entre 18 e 22ºC. Quando armazenados em locais quentes e sem ventilação estão sujeitos a alterações em suas propriedades físico-químicas. Fazem-se necessários aparelhos condicionadores de ar, que permitem o controle da temperatura ambiente. • Medicamentos de controle especial – deve-se dispor de armário especial para guarda dos produtos. O tamanho depende do consumo e do estoque. • Produtos diferentes – Não devem ser armazenados no mesmo estrado, para evitar troca na entrega. – Nas áreas de estocagem de medicamentos não podem ser armazenados outros insumos, principalmente material de limpeza e de consumo. • Medicamentos deteriorados ou vencidos – as perdas de medicamentos são inaceitáveis. Isso acarreta sérios problemas, inclusive de ordem penal, tendo em vista que se trata de dinheiro público. Para tanto, as validades devem ser monitoradas; o pessoal deve ser orientado a respeito, e no caso de ocorrência de perda por validade, os medicamentos devem ser retirados das prateleiras, as embalagens devem ser identificadas e deve-se entrar em contato com a Vigilância Sanitária local para orientação sobre o recolhimento do produto. • Medicamentos interditados – devem ser identificados nas embalagens e podem ficar em áreas separadas, se houver espaço, ou na própria prateleira. De acordo com os procedimentos internos, encaminhar à Vigilância Sanitária local ou devolver ao Laboratório, comunicando imediatamente as unidades de saúde, para suspensão do uso e recolhimento. • Medicamentos devolvidos – para evitar a sua redistribuição, medicamentos com problemas de qualidade ou devolvidos por alguma razão devem ficar separados dos demais, até que sejam tomadas providências quanto ao seu destino. Devem ser mantidos registros das devoluções. Deve existir sistema de controle de entradas e saídas, com o número do lote, que possibilite identificar e rastrear os produtos, além de procedimentos para essa situação. 635 – CICLO D A A SSISTÊNCIA FARMACÊUTICA Todas as situações devem constar no manual de normas e procedimentos que deve ser divulgado junto às unidades de saúde e aos servidores. d) Formas de estocagem de medicamentos – a estocagem dos produtos depende da dimensão do volume e de produtos a serem estocados, do espaço disponível e das condições de conservação exigidas. • Estocagem em estrados / pallets / porta-pallets – estrados são plataformas horizontais de tamanhos e materiais variados, de fácil manuseio, utilizadas para estocagem de produtos de grandes volumes. Os porta-pallets são estruturas reforçadas, destinadas a suportar cargas a serem estocadas nos vários níveis, com bom aproveitamento do espaço vertical. • Estocagem em prateleiras – forma de estocagem mais simples e econômica para produtos leves e estoques reduzidos, preferencialmente, devem ser de aço, nunca de madeira ou cimento. • Estocagem por empilhamento – o empilhamento deve obedecer às recomendações do fabricante quanto ao limite de peso. Em regra, as pilhas não devem ultrapassar uma altura de 1,5m, para evitar desabamentos e alterações nas embalagens, por compressões. Depende do tipo e volume de produtos. A estocagem por empilhamento deve ser feita em sistema de amarração das caixas, mantendo-se distanciamento entre elas e entre as paredes, para uma boa circulação de ar. 5.4.1.4 Conservação de medicamentos Conservar medicamentos é manter os produtos em condições ambientais apropriadas para assegurar sua estabilidade e integridade durante seu período de vida útil. Para que os medicamentos sejam bem conservados, alguns procedimentos técnicos e administrativos devem ser adotados. a) Temperatura – a temperatura é uma condição ambiental diretamente responsável por grande número de alterações e deteriorações dos medicamentos. Elevadas temperaturas são contra-indicadas para medicamentos porque podem acelerar a indução de reações químicas e ocasionar decomposição dos produtos, alterando a sua eficácia. Para o controle da temperatura, é necessária a utilização de termômetros nas áreas de estocagem, com registros diários em mapa de controle, registro mensal consolidado, elaboração de relatórios, com gráficos de- monstrativos, para intervenção e correção de eventuais anormalidades. • Temperatura de conservação – segundo a Farmacopéia Americana (USP): O Ambiente – temperatura entre 15º e 30ºC – com controle mediante termostato. Recomenda-se temperatura próxima a 20ºC. O Quente – temperatura acima de 30ºC. O Fria ou refrigerada – entre 2º e 8ºC. O Local fresco – ambiente cuja temperatura situa-se entre 8º e 15ºC. O Em congelador: temperatura entre 0º e -20ºC. O Para produtos que requerem baixa temperatura, há necessidade de equipamentos de temperatura controlada entre 10º e 20ºC. b) Umidade – dependendo da forma farmacêutica do medicamento, a umidade elevada pode afetá-la, favorecer o crescimento de fungos e bactérias e desencadear algumas reações químicas. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA66 • Acessórios – fichários e pastas suspensas, placas indicativas, material de escritório. • Termômetros – instrumentos utilizados para o controle de variação de temperaturas nos locais de estocagem. • Higrômetros – são instrumentos utilizados para controle de umidade. f) Segurança – devem ser elaboradas normas e procedimentos de segurança, além de medidas preventi- vas para evitar riscos de quedas, deteriorações, desvios e incêndios, entre outros. A falta de equipamentos de prevenção contra incêndios e a não manutenção das instalações elétricas são fatores que contribuem para o aumento de riscos no setor. • Cada extintor deve possuir uma ficha de controle, etiqueta de identificação (protegida para não ser danificada), com a data de recarga. • Deve-se sensibilizar os funcionários e elaborar avisos e cartazes que estimulem o cumprimento de normas de segurança, entre outros, tais como: “Proibido fumar, beber, guardar alimentos nas dependências da Central de Abastecimento Farmacêutico”. Algumas medidas de controle e segurança: • Controle de entrada/saída – dispor de uma área para recepção e expedição dos produtos. • Acesso de pessoas – o acesso deve ser restrito e limitado somente às pessoas que trabalham no setor. • Empilhamento – o cuidado no empilhamento dos produtos é fundamental para evitar acidentes de trabalho e desabamentos dos produtos. A informação sobre o limite máximo de empilhamento deve ser observada. Essa informação é fornecida pelo próprio fabricante. • Utilização de inseticidas – pela possibilidade de contaminação dos medicamentos, o uso deve ser evitado. • Higiene – a limpeza do ambiente deve ser diária, para evitar acúmulo de poeira, papéis ou caixas vazias de papelão, que possam criar condições para propagação de insetos e roedores. O lixo deve ser depositado em recipientes tampados, sendo descartado todos os dias. 5.5 GESTÃO DE MATERIAIS Conjunto de atividades que visam ao suprimento adequado dos serviços de acordo com as necessidades requeridas, em qualidade e quantidades adequadas, em tempo correto e menor custo. O objetivo fundamental da administração de materiais é determinar quando e quanto adquirir para repor o estoque, o que deixa claro que a estratégia de abastecimento é determinada pelo usuário. 5.5.1 Logística de materiais É o planejamento, controle eficiente e eficaz de estoques de produtos, da origem aos consumidores. Para uma gestão adequada de materiais, diversos aspectos e atividades estão envolvidos: normalização, padronização, especificação, classificação e codificação dos produtos. 5.5.2 Normalização Refere-se aos instrumentos necessários à especificação dos materiais. Apesar da importância, em geral, os serviços não dispõem de um catálogo de materiais, com padronização dos produtos utilizados, devidamente classificados e codificados. 675 – CICLO D A A SSISTÊNCIA FARMACÊUTICA 5.5.3 Padronização É uma forma de normalização que objetiva selecionar e tornar mais eficiente o processo de aquisição, com menor número de itens, maior qualidade e racionalizando os custos, a quantidade de itens estocados e diver- sidade dos produtos, de acordo com critérios estabelecidos. 5.5.4 Especificação técnica Descrição técnica detalhada de cada medicamento: nome, apresentação, forma farmacêutica, dosagem, características físico-químicas, critérios de qualidade e outros requisitos. A especificação detalhada serve de instrumento norteador para subsidiar o processo de aquisição, gestão de estoques, controles, e ainda otimiza tempo, evita compras erradas e inadequadas, qualifica melhor o processo e facilita a emissão de relatórios, entre outros. 5.5.5 Classificação Consiste no agrupamento de materiais segundo a forma, dimensão, tipo, uso e outros requisitos, segundo critérios pré-definidos, para determinados fins de suprimento. Há três tipos de codificação usados na classificação de material: o alfabético, o alfanumérico e o numéri- co, também chamado de decimal, além do código de barras. • Alfabético: este código tem por constituição somente letras e sua característica principal é a fixação por meio de processo mnemônico mediante a associação e combinação de letras com as características do material. • Alfa-numérico: o sistema alfa-numérico é uma combinação de letras e números e normalmente é divido em grupos e classes. • Numérico ou Decimal: é o mais utilizado, pela sua simplicidade e com possibilidades de itens em estoque e informações. 5.5.6 CODIFICAÇÃO A codificação é uma variação da classificação de materiais. O número de dígitos, dos grupos e subgrupos, depende do tamanho do sistema. Define um grupo de números para identificar o grupo de materiais; outro para o subgrupo ou classe de materiais; e um terceiro conjunto numérico para o item ou número identificador, além de um dígito verificador ou de controle. Esse tipo de estrutura de códigos contém até 100 grupos (de 00 a 99); em cada grupo, será possível incluir até 100 subgrupos e o sistema comporta até 1.000 itens em cada subgrupo. O código deve ser capaz de identificar o produto de modo que a um determinado código corresponda a um e apenas a um produto, e vice-versa. 5.5.7 Controle de estoque Atividade técnico-administrativa que visa subsidiar a programação e aquisição de medicamentos, na ma- nutenção dos níveis de estoques necessários ao atendimento da demanda, evitando-se a superposição de estoques ou desabastecimento do sistema, mantendo-se o equilíbrio. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA68 O gerenciamento de estoques reflete quantitativamente e qualitativamente nos resultados obtidos ao longo do exercício financeiro. 5.5.7.1 Objetivos • Equilibrar demanda e suprimento e corrigir distorções, e/ou situações-problema identificadas. Por isso a gestão dos estoques ocupa destaque na gestão de material. • Assegurar o suprimento, garantindo a regularidade do abastecimento. • Estabelecer quantidades necessárias às demandas e evitar perdas. • Identificar o tempo de reposição dos estoques, quantidades e periodicidade. • Fornecer dados e informações ao setor de compras para execução da aquisição e reposição dos estoques. • Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e condições dos estoques. • Identificar problemas, avaliar rotatividade dos estoques, itens obsoletos e danificados entre outros. • Manter os estoques em níveis economicamente satisfatórios, no atendimento às necessidades requeridas. 5.5.7.2 Importância do controle de estoque • Proporcionar subsídios para se determinar as necessidades de aquisição. • Garantir a regularidade do abastecimento. • Eliminar perdas e desperdícios. 5.5.7.3 Requisitos necessários para um controle de estoque eficiente Registro das informações, precisão da informação, objetividade e rapidez. As informações devem ser claras e precisas estando disponíveis quando necessário. 5.5.7.4 Responsabilidade pelo controle de estoque Um controle de estoque eficiente é resultante da soma de esforços conjuntos de todos os envolvidos no serviço. Para tanto, os funcionários devem estar conscientes das suas responsabilidades e ser permanentemente treinados para o bom desempenho das suas atividades. 5.5.7.5 Tamanho do estoque O grande desafio da administração de materiais é o dimensionamento correto dos estoques, para atendi- mento às reais necessidades com regularidade no abastecimento. É necessário um controle eficiente e a utilização de instrumentos para registro das informações que facilitem o acompanhamento. Os estoques devem ser bem dimensionados para não causar prejuízo institucional, excesso de material em relação à demanda real ou desabastecimento. Para dimensionar o tempo de reposição (período decorrido entre a solicitação até a entrega do produto) devem-se considerar os prazos necessários para execução das aquisições. 715 – CICLO D A A SSISTÊNCIA FARMACÊUTICA • O registro das entradas e saídas deve ser dado de forma diferenciada: as entradas em cor vermelha e as saídas nas cores azul ou preta, para fácil identificação das informações. 5.5.9 Inventário Inventário é a contagem física dos estoques para verificar se a quantidade de medicamentos estocada está em conformidade com a quantidade registrada nas fichas de controle ou no sistema informatizado. 5.5.9.1 Objetivos • Permitir identificar divergências entre os registros e o estoque físico. • Possibilitar avaliar o valor total (contábil) dos estoques para efeito de balanço ou balancete, no encerramento do exercício fiscal. 5.5.9.2 Periodicidade • Diariamente, de forma aleatória, como forma de monitoramento dos produtos, especialmente em determinados grupos de medicamentos: de controle especial, dispensação excepcional, alto custo e os de maior rotatividade. • Semanal, pela contagem por amostragem seletiva de 10 a 20% dos estoques. • Trimestral ou semestral. • Anual, obrigatoriamente, ao fim do ano-exercício, para atualização dos estoques e prestação de contas. • Por ocasião do início de uma nova atividade, função, término de gestão, encerramento do ano em exercício, após período de afastamento, férias etc. 5.5.9.3 Tipos de inventário • Geral – realizado anualmente, com fins contábeis e legais, para incorporação dos seus valores ao balanço ativo da instituição e para a programação orçamentária do próximo exercício. • Periódico – realizado em intervalos de tempo (mensal, bimensal, trimestral, semestral, etc.). • Permanente ou contínuo – realiza-se sem intervalo de tempo, sempre após a entrada e saída de produtos, o que permite eliminar prontamente as falhas e causas. 5.5.9.4 Procedimentos • Elaborar instrumento padrão (formulário), com as especificações de todos os produtos, lote, validade, quantidades previstas, quantidades em estoque, diferenças (para mais e para menos) e porcentual de erros. • Designar responsáveis para contagem. • Proceder à arrumação física dos produtos, para agilizar a contagem. • Retirar da prateleira os produtos vencidos ou prestes a vencer, bem como os deteriorados e dar baixa nos estoques. • Comunicar, por escrito, à administração e unidades de saúde a data de início e finalização do inventário. • Atender a todos os pedidos pendentes antes do início do inventário. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA72 • Revisar as fichas de controle (somando entradas e saídas). • Realizar a contagem. Cada item do estoque deve ser contado duas vezes. A segunda contagem deve ser feita por uma equipe revisora. No caso de divergência de contagem, efetuar uma terceira contagem. • Confrontar os estoques das fichas com o estoque físico. • Atualizar os registros dos estoques, fazendo os ajustes necessários. • Elaborar o relatório e encaminhar cópias às áreas competentes. • Cuidados: O Suspender o atendimento durante o período de inventário, exceto casos excepcionais. O As entradas e saídas de medicamentos devem ser lançadas somente após a finalização do inventário, para evitar risco de dupla contagem do mesmo produto. O No caso de divergências nos estoques: registrar a ocorrência, rastrear as notas fiscais de entrada, documentos de saída, registros de ocorrências de devolução, remanejamentos, perdas e validade vencida, para identificar as possíveis falhas. O Revisar as somas das entradas e saídas das fichas de controle, para avaliar se houve erro na soma ou registros etc. O Em caso de desvio de medicamentos, comunicar por escrito à área competente para as providências cabíveis. 5.5.9.5 Documentação e arquivo O controle da documentação e arquivo é imprescindível ao serviço, para acompanhamento do registro das informações e avaliação do processo. a) Arquivo – arquivar consiste em classificar, guardar e conservar, ordenadamente e de forma segura, toda a documentação utilizada. Quanto maior a diversidade do serviço e atividades desenvolvidas, maior a neces- sidade de registros das informações. b) Como arquivar – existem diversas formas e métodos: ordem numérica crescente da documentação (mês a mês), ordem alfabética, ordem cronológica ou por requisitante, entre outros. c) Procedimentos: • Designar responsável para organizar e controlar o arquivo. • Não permitir que as pessoas utilizem ou retirem documentos do arquivo sem autorização (apenas o responsável pelo arquivo pode retirar documentos). • Em caso de necessidade, o solicitante deverá assinar um documento de requisição, datar, assinar e entregar ao responsável. • Arquivar a cópia da solicitação junto ao documento consultado e/ou retirado. • Entregar sempre as cópias, nunca os originais. • Fazer, periodicamente, revisão do arquivo da documentação do setor, principalmente documentos fiscais, verificando a ordenação, numeração dos documentos, rasuras, assinaturas etc. Essa rotina poderá contribuir para que não ocorram problemas, quando da realização de auditorias. 735 – CICLO D A A SSISTÊNCIA FARMACÊUTICA d) Eliminação de documentos – para eliminar documentos é preciso constituir uma equipe para avaliar sua importância como instrumento administrativo, valor e finalidade, definindo o que se deve preservar ou destruir. Após a eliminação, elaborar relatório, fundamentando as decisões, listar os documentos eliminados, datar e assinar. Toda essa rotina deve estar fundamentada na legislação que regulamenta as atividades de arquivo. 5.6 DISTRIBUIÇÃO DE MEDICAMENTOS Consiste no suprimento de medicamentos às unidades de saúde, em quantidade, qualidade e tempo oportuno. A distribuição de medicamentos deve garantir rapidez e segurança na entrega, eficiência no controle e informação. 5.6.1 Requisitos necessários • Rapidez – o processo de distribuição deve se realizar em tempo, mediante um cronograma estabelecido, para evitar atraso ou desabastecimento. • Segurança é a garantia de que os produtos chegarão ao destinatário nas quantidades corretas. • Sistema de informação – o processo de distribuição deve ser monitorado e avaliado. Para tanto, é indispensável um sistema de informações que propicie dados atualizados sobre a posição físico-financeira dos estoques, quantidades recebidas e distribuídas, dados de consumo e demanda de cada produto, estoques máximo e mínimo, ponto de reposição, e qualquer outra informação que se fizer necessária para um gerenciamento adequado. • Transporte-condições adequadas de segurança, tempo da entrega e os custos financeiros: O Veículo com isolamento térmico é exigido para transportar medicamentos, principalmente em distâncias longas, em especial no caso de vacinas, soros e insulinas, em razão das grandes variações de temperatura, umidade e pressão atmosférica que ocorrem de uma região para outra. O Os motoristas e os responsáveis pela distribuição devem ser qualificados, treinados e informados sobre o tipo de material que transportam, seu manuseio correto, as condições e os fatores externos que podem alterar a qualidade de sua carga e o seu custo. O Observar as operações de carga e descarga, o manuseio, o empilhamento correto das caixas/ contêineres, a fim de evitar danificação dos produtos. O Medicamentos termolábeis – o veículo deve ter características especiais (conforto térmico). Os medicamentos devem ser imediatamente colocados nos locais adequados de armazenagem assim que chegarem ao destino. O Avaliar o processo, por meio de relatório de desempenho, para a garantir a qualidade do sistema de distribuição. 5.6.2 Procedimentos Um sistema de distribuição tem início a partir de uma solicitação de medicamentos (por parte do requisitante) para o nível de distribuição envolvido, visando suprir as necessidades desses medicamentos por um determinado período de tempo. • Planejar o processo de distribuição, elaborar cronograma de entrega, normas e procedimentos, elaborar instrumentos (formulários) para acompanhamento e controle. • Análise da solicitação – a partir da solicitação da unidade, faz-se uma avaliação criteriosa para proceder ao atendimento requerido, verificando as quantidades distribuídas, o consumo, a demanda (atendida e não atendida), o estoque existente, a data do último atendimento e a solicitação anterior. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA76 O art. 35 da Lei no 5.991/1973 estabelece que a prescrição deve ser aviada se: • escrita à tinta, em vernáculo, por extenso e de modo legível, observados a nomenclatura e sistema de pesos e medidas; • constar nome e endereço residencial do paciente; • modo de usar o medicamento; e • data e assinatura do profissional, endereço do consultório ou da residência, e número de inscrição do respectivo Conselho profissional (BRASIL, 1973, art. 35). 5.7.5 Procedimentos da dispensação • Elaborar cadastro de cada paciente, preferencialmente em programa informatizado, que contenha dados sobre o paciente, informação sobre os tratamentos prescritos, medicamentos dispensados, bem como o registro de ocorrência no uso dos medicamentos. Opcionalmente pode ser fornecido ao paciente cópia do seu cadastro, para controle e acompanhamento do seu tratamento (modelo anexo). • Analisar a prescrição, verificando o nome correto do fármaco, dosagem, posologia, interação com medicamentos e alimentos. Em caso de dúvidas ou incompatibilidades, registrar a ocorrência e conversar com o médico. • Separar o medicamento, confrontando-o com a receita, no ato da entrega. • Marcar na receita os itens atendidos e não atendidos e datar a entrega nas duas vias da prescrição, assinar e carimbar. • Orientar o paciente, avaliando o grau de entendimento das informações prestadas. É importante que se peça para repetir pontos fundamentais da orientação, assegurando-se de que ele entendeu o uso correto de cada medicamento. • Esclarecer os pontos mais importantes e dúvidas existentes. • Registrar no cadastro do paciente as informações pertinentes à dispensação. • Acompanhar e avaliar o uso. 5.7.6 Recomendações gerais • Normalizar os procedimentos para a prescrição e dispensação no âmbito municipal, preferencialmente por instrumento legal (Portaria), com a finalidade de racionalizar o uso de medicamentos e possibilitar melhor qualidade deste processo. • Promover ampla divulgação das normas aos profissionais de saúde, equipes de trabalho e população. • Elaborar manual de normas e procedimentos e assegurar seu fácil acesso à equipe de trabalho. • Elaborar fichas com informações técnicas para serem utilizadas no ato da dispensação (roteiro de orientação para cada medicamento). • Desenvolver mecanismos de controle e avaliação do processo. • Elaborar material educativo sobre o uso racional dos medicamentos para profissionais de saúde e usuários. • Promover ações educativas para os prescritores, dispensadores e usuários de medicamentos. 775 – CICLO D A A SSISTÊNCIA FARMACÊUTICA 5.7.7 Orientação farmacêutica ao paciente Processo informativo referente ao tratamento, acompanhamento e avaliação farmacoterapêutica da prescrição. A existência de um serviço farmacêutico é o paciente. Para a execução do serviço é preciso conhecimen- tos, habilidades, técnicas de comunicação, metodologia para elaboração de programas. São importantes o com- portamento e postura profissional, para passar imagem de credibilidade nos seus prestados. A falta de informação ao paciente sobre o uso correto dos medicamentos (indicação, contra-indicações, interações, tempo do tratamento, posologia, dosagem, cuidados no uso etc.) é uma das principais causas da não adesão ao tratamento. A orientação baseia-se num processo de informação e educação fundamental para o êxito da terapêutica indicada. Informar é dotar o indivíduo de conhecimentos a respeito do medicamento a ser utilizado. Educar é motivar e induzir mudanças para a prática de estilos de vida saudável, conscientizando o usuário da responsabilida- de pela sua saúde. A informação deve ser prestada de forma clara, simples, compreensiva, em função das necessidades de cada indivíduo, do nível socioeconômico e cultural e do tipo de medicamento prescrito. 5.7.7.1 Objetivos • Comprometer o paciente na adesão ao tratamento. • Prevenir potenciais problemas relacionados ao uso de medicamentos. • Informar os benefícios e riscos dos medicamentos prescritos. • Identificar grupos que necessitam de informação educativa especial, de acordo com os fatores de risco da utilização inadequada. • Otimizar os resultados. 5.7.7.2 São elementos importantes da orientação ao paciente • Ênfase no cumprimento da dosagem. • Influência dos alimentos. • Interação com outros medicamentos. • Reconhecimento de reações adversas potenciais e as condições de conservação dos produtos. • Condições de conservação dos produtos. 5.7.7.3 Aspectos a serem considerados na informação ao paciente • O PORQUÊ DA UTILIZAÇÃO – assegurar o direito do cidadão de conhecer a razão do uso do medicamento, para que ele possa comprometer-se com o tratamento. • MODO DE USAR – orientar a forma adequada de como fazer uso de cada medicamento; se com água, leite, suco, ou alimentos, antes, durante ou após as refeições. • VIA DE ADMINISTRAÇÃO – conscientizá-lo do uso da via de administração correta. • HORÁRIOS DA ADMINISTRAÇÃO – informar ao paciente a importância do cumprimento dos horários estabelecidos. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA78 • QUANTIDADE DE MEDICAMENTOS/DURAÇÃO DO TRATAMENTO – este é um dos aspectos mais importantes, sobre o qual deve ser dada ênfase na orientação. Deve-se informar as possíveis conseqüências do não cumprimento do tratamento ou suspensão do mesmo. • REAÇÕES ADVERSAS – informar a possibilidade de eventuais ocorrências de efeitos indesejáveis e qual a conduta a ser adotada. • INTOXICAÇÕES – alertar sobre reações provocadas pela ingestão de grandes quantidades de medicamentos ou sobredosagens, pelo acúmulo delas no organismo. • INTOLERÂNCIAS – orientar sobre ocorrências de reações alérgicas que podem ser desenvolvidas ao tomar determinado tipo de medicamento, informando a conduta adequada. • INTERAÇÕES – explicar as possíveis interações com alimentos, outros medicamentos, álcool. 5.7.7.4 Informações complementares • Como conservar adequadamente os medicamentos. • Como identificar corretamente os medicamentos. Informar o que deve ser observado nas embalagens: número do lote, validade, número do registro do Ministério da Saúde; alertar para não trocar os medicamentos das embalagens, ou seja, mantê-los nas embalagens originais. • Não indicar nem dar sobras de medicamentos a outras pessoas. • Lavar as mãos sempre ao tomar medicamento. • Precauções quanto ao uso indevido. • Conservação e guarda. Para que haja adesão ao tratamento, é necessário que o paciente compreenda as conseqüências da sua enfermidade, seja sensibilizado para o uso correto do medicamento e para o comprometimento com o seu proces- so curativo. 5.7.7.5 Papel dos profissionais de saúde A orientação ao paciente quanto ao uso adequado de medicamentos é papel de todos os profissionais. a) Prescritores O prescritor é o agente indutor responsável pela mudança de hábito dos consumidores de medicamentos e grande influenciador na demanda de consumo de medicamentos. b) Papel dos dispensadores (farmacêuticos) • Educar fundamentalmente o suprimento de informações aos prescritores da instituição. • Favorecer melhores resultados na adesão ao tratamento pelo paciente. • Garantir medicamentos seguros, propiciando condições para o desenvolvimento da farmacovigilância e estudos de utilização de medicamentos. • Manter-se informado em termos técnicos, éticos e legais para uma prática eficiente. • Manter registros/cadastros de pacientes para promover ações preventivas de identificação de possíveis interações, reações adversas, por meio de análises do perfil dos medicamentos utilizados. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA82 • Melhorar métodos de controle. • Estabelecer o grau de efetividade/eficácia e eficiência/rendimento de um programa, projeto ou serviço. • Identificar pontos fortes e fracos. • Facilitar o processo de tomada de decisões para melhorar e/ou modificar o programa ou projeto. • Permitir visibilidade do desempenho da equipe num contexto amplo, compreendendo as conseqüências da sua atuação. c) Indicadores: • Os indicadores são o parâmetro que mede a diferença entre a situação desejada e a situação atual. Permite quantificar um processo/atividade. • Os indicadores fornecem referência para coleta de dados e evidências para os propósitos da avalia- ção. São utilizados para acompanhar e avaliar o cumprimento de metas. • O indicador está associado ao objetivo e deve possibilitar mensuração dos resultados alcançados, é geralmente representado como uma relação ou taxa entre variáveis associadas sobre as quais se pre- tende atuar. • No gerenciamento dos indicadores é importante a formação de uma base de dados (série histórica), que permita efetuar análises através do tempo, bem como se as ações empreendidas estão surtindo o resultado esperado. d) Índices – representam o padrão de medida ou unidade de medida dos indicadores, permitindo unifor- midade e o estabelecimento de metas e acompanhamento. e) Procedimentos: • Elaborar critérios, indicadores de qualidade e instrumentos para avaliar a eficiência dos serviços. • Implementar ações corretivas e de melhoria da qualidade nos serviços cujos resultados e/ou recomendações da avaliação apontem para esta necessidade. • Divulgar as intervenções implementadas para a melhoria da qualidade nos serviços, via boletins, site, informações, instrumentos de avaliação. f) Avaliação do desempenho deve considerar os seguintes aspectos: • Sistemas de coleta e informação de resultados eficientes; • Conjunto de índices adequados; • Análise estatística dos resultados; e • Ações corretivas. O desafio realmente importante é transformar dados em informações que possibilitem a tomada de deci- sões por meio de escolha adequada de indicadores e da análise sistemática dos resultados. Assim, como afirmam Sink e Tuttle (1993), para transformar os dados em informações, devem ser segui- dos alguns pré-requisitos básicos: • Escolher um conjunto de dados representativos, interpretáveis, oportunos e confiáveis da realidade que se pretende representar. 836 – MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO • Ter definidos e seguir procedimentos padronizados para o levantamento dos dados. • Dispor de um sistema robusto de apropriação e tratamento dos dados. • Possuir uma base de dados segura e de fácil acesso. • Dispor de ferramentas que facilitem a análise dos dados. • Dispor de pessoal capacitado e com experiência no processo sob análise g) Requisitos básicos (MSH/WHO,1997): • Clareza – facilidade para entender e calcular. • Utilidade – refletir a importante dimensão de desempenho. • Mensurabilidade – definido em termos quantitativos ou qualitativos. • Confiabilidade – permitir avaliação através do tempo e entre diferentes observadores. • Validade – realizar uma medida verdadeira do que se quer medir. h) Sugestão de alguns indicadores: • Seleção O Porcentual de redução no número de especialidades farmacêuticas, após implantação da R elação de Medicamentos Essenciais. O Porcentual de redução dos custos por tratamento. O Porcentual dos profissionais que prescrevem pela Relação de Medicamentos Essenciais. O Porcentual de prescrição pela Relação de Medicamentos Essenciais. • Programação O Porcentual de itens de medicamentos programados x medicamentos adquiridos (em quantidade e recursos financeiros). O Porcentual de itens programados x atendidos O Porcentual de demanda atendida e não atendida. O Porcentual de medicamentos programados e não utilizados por superestimação. • Aquisição O Desempenho de fornecedores (acompanhamento de dados: pontualidade da entrega, qualidade do produto, preço, segurança, embalagem, entre outros). O Recursos gastos com aquisição de medicamentos e por modalidade de compra. O Demonstrativo físico-financeiro de aquisição por determinado período de tempo. O Tempo médio gasto no processo de compra por modalidade de licitação, desde a emissão do pedido até o recebimento do medicamento. O Quantidades solicitadas x quantidades adquiridas. O Número de itens solicitados x adquiridos. O Recursos públicos gastos per capita e por grupos de medicamentos. ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA84 • Valores gastos por modalidade de compra. • Análise comparativa entre os preços de mercado estimados para a compra x preços ofertados na compra etc. • Análises comparativas de preços das aquisições por produto e/ou grupos farmacêuticos ou especialidades/ clínicas médicas. • Análises comparativas de preços de medicamentos por laboratório, para mensurar os aumentos ao longo do tempo praticado pelos laboratórios. i) Avaliação de fornecedores: • Número de ocorrências/não conformidades apresentadas pelo fornecedor em relação as entregues (registrar em instrumento específico todas as ocorrências, bem como no respectivo cadastro do fornecedor). • Número de reclamações recebidas do produto. • Quantidades contratadas x quantidades entregues. • Cumprimento dos prazos de entrega contratados. • Distribuição O Porcentual e/ou número de unidades atendidas mês/ano. O Tempo médio gasto na reposição dos medicamentos. O Porcentual de unidades de saúde atendidas de acordo com o cronograma de distribuição. O Porcentual de demanda atendida e não atendida. O Porcentual de itens solicitados x itens atendidos. O Porcentual do gasto mensal com medicamentos para atender à atenção básica de saúde e por unidade de serviço. • Armazenamento O Porcentual de medicamentos vencidos. O Porcentual de perdas de medicamentos decorrentes de armazenamento inadequado. O Número de inventários realizados/ano. O Porcentual de erros na entrega de medicamentos. O Porcentual de medicamentos sem rotatividade/ano. O Porcentual de medicamentos. j) Avaliação dos estoques: • Custo total dos estoques – avaliar periodicamente quanto a instituição está investindo em relação ao que foi programado, adquirido. • Rotatividade dos estoques – relação entre consumo e estoque médio, em determinado período de tempo. • Produtos vencidos e obsoletos – relação do estoque vencido, dividido pelo valor total do estoque, em determinado período de tempo. 876 – MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO 7 – INSTRUMENTOS GERENCIAIS Objetivando contribuir para melhor controle das atividades, sugere-se alguns modelos de formulários abaixo a seguir: a) Solicitação de compras no ____ Período: b) Demonstrativo físico-financeiro de medicamentos adquiridos Período: c) Comparativo de preços por aquisição Período: d) Demonstrativo financeiro de aquisição por fornecedores Período: e) Demonstrativo de aquisição por modalidade de compra N o N o Solicitação Data Medicamento Forma Farmacêutica Quantidade Preço Unitário Total Fornecedor Nota Fiscal Recursos Financeiros (R$) N o Fornecedor Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Total N o Medicamento Forma Farmacêutica Apresentação Quantidade CMM Preço Unitário Total Total No Medicamento Apresentação Variação de Preços Data Preço Data Preço Data Preço Data Preço Data Preço Data Preço Fornecedor Modalidade de compra Período do contrato Início Final Valor No Aquisição processo de compra Medicamentos entregues Medicamento Forma Farmacêutica Apresentação Quantidade Data Valor Destinatário f) Previsão orçamentária de gastos com medicamentos g) Principais documentos para o armazenamento: • livro-ata para registro de notas fiscais; • ficha de controle de estoque; • documento de Requisição (ou solicitação) de Medicamentos – RM; • guia ou Nota de Medicamento Fornecido – GMF ou NMF; • demonstrativo da Movimentação Mensal de Medicamentos – MMM; • boletim para informação dos medicamentos; • formulários para entrada e distribuição de medicamentos, avaliação de fornecedores, notificação de ocorrências no recebimento dos produtos, devolução, remanejamento, vencidos, incinerados, medicamentos sem movimentação, inventário etc. h) Registro de entradas de medicamentos no____ 1 CMM – Consumo Médio Mensal/CMA – Consumo Médio Anual. Valores orçamentários de recursos a serem aplicados Gasto anual previsto Programas Federais Estaduais Municipais Federais Estaduais Municipais Atenção básica Atenção básica Excepcional Saúde mental Quantidade a ser adquirida mensal x consumo mensal x 12 meses Preço estimado Medicamentos a serem adquiridos Forma Farmacêutica CMM1 CMA1 Modalidades da compra Fornecedor Unit. Total Forma de acompanhamento das aquisições Fornecedor: Dados da Nota Fiscal No Data de emissão: Data da entrega: Valor Total: Medicamentos entregues Item Código Medicamento Apres. Programa Quant. Lote Val. Fornecedor Preço Unitário Total 897 – INSTRUMENTOS GERENCIAIS i) Registro de ocorrências no recebimento de medicamentos no____ j) Avaliação de fornecedores Fornecedor: No da Nota Fiscal: Data de emissão: Data da entrega: Valor Total: Medicamentos que apresentaram problemas: Item Código Medicamento Apresentação Fornecedor Quantidade Lote Validade Problema Providências Adotadas/data: Recebido por: Em _____/_____/_____ Recomenda-se bloquear a nota fiscal, comunicar ao responsável por escrito e aguardar a resolução do problema. Fornecedor: N o da Nota Fiscal Data de emissão: Data de entrega: Valor Total Itens de verificação Condições na entrega Especificação da ocorrência Escore 1 Completa Documentação Incompleta 10 pontos 2 Tempo previsto Prazo de entrega Não previsto Tempo de atraso 20 pontos 3 Total Falta Quantidade: Excesso Quantidade: Quantidade recebida Avariados Quantidade: 20 pontos 4 Ausência de embalagem secundária Avariada Embalagem Incompatível ao produto 10 pontos 5 De acordo com a legislação Rótulo Em não conformidade 05 pontos 6 Total de lotes entregues Lote Total divergente 05 pontos 7 Próximo ao vencimento Validade Acima de 12 meses 10 pontos 8 Adequadas Condições de conservação Inadequadas 20 pontos Total de pontos obtidos: Medicamentos que apresentaram problemas Item Código Medicamento Apresentação Quantidade Lote Validade Ocorrência Recebido por: Em: _____/_____/_____ Visto da chefia: ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA92 s) Nota de medicamento fornecido no____ Período_____________Data ________ t) Cadastro/ Ficha do paciente u) Ficha roteiro de dispensação Destinatário: Endereço: Bairro: CEP: Cidade: Item Medicamento Apresentação Quantidade Lote Val. P. unit. Total Dados pessoais Nome Ident CPF Data de nascimento Endereço Bairro Cidade CEP Tel. contato 2. Dados do Tratamento Início Final Quantidade de tratamento/Mês 3. MEDICAMENTOS ENTREGUES No Medicamento Forma Farmacêutica Quantidade Preço Unitário Preço Total Data Medicamento: Ácido acetilsalicílico comp. 100 mg Indicação Contra-indicação Via de administração Posologia (criança e adulto) Horário Freqüência de tomada Período (antes, durante e depois das refeições) Como tomar Com que tomar (água, leite, suco, alimentos) Possíveis reações Via de administração Interações Alimento – medicamento Medicamento-medicamentosa Informações complementares Conservação do medicamento Verificação das embalagens 937 – INSTRUMENTOS GERENCIAIS v) Comunicado ao prescritor no____ Data: Horário: De: Unidade de Farmácia: Para: OCORRÊNCIA(S) COM A PRESCRIÇÃO Senhor prescritor! Esta receita está incompleta. Pedimos a gentileza de fazer a(s) seguinte(s) correção (ões): Dados sobre a prescrição Dados sobre os medicamentos Data Nome do medicamento Assinatura Apresentação Rasurada Forma farmacêutica Ilegível Concentração No CRM Quantidade Carimbo Dados sobre o tratamento Medicamento controlado Quantidade tratamento Dados sobre o paciente Modo de usar Falta do nome Duração do tratamento Dosagem ou concentração Adaptado do INCOR-HC/SP REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS AMARAL, Roberta Montello. A avaliação de resultados no setor público: teoria e aplicação prática no Estado do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro: Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro, 2003. AQUILAR, Nora Girón; BITTNER, Magaly Rodriguez de. Guia para el desarrollo de los servicios farmaceuticos hospitalares. [S.l.]: OPAS, 1997. (Serie Medicamentos Esenciales y Tecnología). ARAÚJO, J. S. Almoxarifados: administração e organização. 9 ed. São Paulo: Atlas, 1995. BELO HORIZONTE. Prefeitura Municipal. Manual de orientações básicas sobre medicamentos. Belo Horizonte, 1996. BRASIL. Lei no 5.991, de 17 de dezembro de 1973. Dispõe sobre o controle de drogas, medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 19 dez. 1973. ______. Lei no 6.360, 23 de setembro de 1976. Dispõe sobre a vigilância sanitária a que ficam sujeitos os medicamentos, as drogas, os insumos farmacêuticos e correlatos, cosméticos, saneantes e outros produtos. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 24 set. 1976. ______. Lei no 8.080, de 19 de setembro de 1990. Dispõe sobre as condições de promoção, proteção e recuperação da saúde, a organização e funcionamento dos serviços de saúde e dá outras providências. Diário Oficial da União, Poder Executivo, Brasília, DF, 20 set. 1990. ______. Lei no 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Diário Oficial da União, Poder Executivo, Brasília, DF, 22 jun. 1993. ______. Lei no 9.787, de 10 de fevereiro de 1999. Altera a Lei no 6.360, de 23 de setembro de 1976. Dispõe sobre a vigilância sanitária, estabelece o medicamento genérico, dispõe sobre a utilização de nomes genéricos em produtos farmacêuticos e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 10 fev. 1999a. ______. Ministério da Saúde. Central de Medicamentos – CEME. Boas práticas para estocagem de medicamentos. Brasília, 1989. ______. Ministério da Saúde. Central de Medicamentos – CEME. Manual de procedimentos para programação de medicamentos. Brasília, 1997a. ______. Ministério da Saúde. Conselho Federal de Farmácia. Manual básico de farmácia hospitalar. Brasília, 1997b. ______. Ministério da Saúde. 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