Baixe MS PROJECT 2000 SÀO PAULO PARNET e outras Notas de estudo em PDF para Engenharia de Materiais, somente na Docsity! SPAR COMUNICAÇÃO E MARKETING LTDA Sistemas, Web Sites, Consultoria, Programas de Qualidade Comunicação Empresarial, Construção de Sites! MS PROJECT 2000 SÀO PAULO PARNET – www.sparnet.com.br APRESENTAÇÃO Esta apostila foi elaborada para a disciplina Gerência de Operações Industriais, do curso de Administração, da Faculdade de Administração da Universidade Federal da Bahia. Trata-se, portanto, de trabalho realizado tendo em vista atender a necessidades específicas. Dessa forma, muitos dos recursos do MS Project não foram contemplados, apesar de sua importância. Recomendamos, portanto, àqueles que pretendem trabalhar com gerência de projetos, a complementação através dos bons livros que tratam do assunto (dentre os quais aquele no qual esta apostila se baseou) a fim de obter visão mais completa. Não tratamos, por exemplo, da etapa de execução do projeto. Limitamos a apresentar apenas alguns recursos de planejamento de tarefas, com utilização de recursos e alocação de custos fixos. Percebe-se, portanto, que muitos dos recursos disponíveis não são apresentados. Com a facilidade de uso dos programas Microsoft, acreditamos que as pessoas familiarizadas com os aplicativos Word e Excel, tendo noções de gerência de projetos e contando com material complementar sobre o MS Project (além de computador com o software instalado) poderá tirar proveito dos tópicos aqui apresentados. O MS PROJECT O MS Project é um software da Micrsoft, desenvolvido para gerenciamento de projetos. Sua primeira versão foi lançada em 1985. Desde então, além de contar com interface gráfica e amigável, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos. CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DO MS PROJECT Dentre os diversos recursos disponíveis, destacamos: Geral § Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas da década de 60 mas totalmente superados; PARNET – www.sparnet.com.br Área para Tabelas – neste espaço são colocadas as diversas tabelas do banco de dados do MS Project Área Gráfica – é a região onde aparecem as visualizações gráficas do projeto, tal como o Gráfico de Gantt. Barra Separadora Vertical – separa a Área para Tabelas e a Área Gráfica. Pode ser movida para a esquerda ou para a direita, permitindo visualizar melhor a porção gráfica ou as outras colunas da tabela de dados. 2. CRIANDO UM PROJETO SIMPLES Vamos criar um projeto simples para apresentar como usar o MS Project. O exemplo abaixo refere-se às etapas de construção de uma pequena casa, sua duração (está apresentada em semanas, mas poderia ser em horas, dias, meses etc) e as tarefas que precedem cada uma delas. Código Atividade Precedência Imediata Tempo (Horas) A Verificar partes com defeito (com a máquina em operação) - 8 B Desmontar a máquina deixando as partes sobre a fundação A 10 C Transportar partes da máquina até a oficina de reparo B 4 D Desmontar fundação antiga C 6 E Consertar as partes da máquina na oficina C 18 F Construir nova fundação D 15 G Transportar partes reformadas até a fábrica E 4 H Montar a máquina G 15 I Posicionar máquina montada sobre a nova fundação H, F 3 J Efetuar os teste finais I 2 Tabela 2.1 – Informações para montagem da rede Graficamente, poderíamos representar o projeto da seguinte forma: PARNET – www.sparnet.com.br Figura 2.1 - Projeto Montagem da Rede Criando um Novo Projeto O processo de criação de um novo projeto no MS Project segue o padrão dos demais programas da Microsoft. Após abrir o programa, você já estará em um novo projeto. Entretanto, a tela de inicial de informações sobre o projeto (Figura 2.2) não é apresentada. Para isso, no Menu Principal, clique na opção Project (Projeto) e selecione Project Information... (Informação sobre o Projeto...). Estando em um projeto existente ou se quiser iniciar um outro projeto, clique na opção File (Arquivo) do Menu Principal e depois selecione New (Novo). Será criado um projeto em branco e a tela inicial de informações sobre o projeto (Figura 2.2) será apresentada. Figura 2.2 – Tela de Informaçõe s sobre o Projeto Nesta tela você deverá fornecer a data de início (Start date) e/ ou término (Finish date) do projeto, que data conside rar para início da agenda (Schedule from), a data atual (Current date), a data de status (Status date), o calendá rio (Calendar) e a priorida de do projeto. PARNET – www.sparnet.com.br § Start date (Data de início) – data de início do projeto § Finish date (Data de término) – data de término do projeto. Inicialmente contém a data atual. Após a entrada de dados conterá a data de término do projeto, conforme calculado pelo programa. Caso se deseje que o programa efetue os cálculos na modalidade do “fim para o início”, deve-se preencher este campo e também o campo seguinte. Observe que o preenchimento deste campo é mutuamente exclusivo em relação ao campo Start date (Data de Início), conforme escolha a ser feita no campo apresentado a seguir. § Schedule from (Agendar a partir de) – determina a data a considerar para montar a agenda (a Data de início ou a Data de término). Os cálculos para obter as datas das tarefas da rede são feitos com base nesta opção. • Project Start Date (Data de Início do Projeto): os cálculos são feitos do início para o final da rede • Project Finish Date (Data de Término do Projeto): os cálculos são efetuados do fim para o início da rede. § Current date (Data atual) – data atual de acordo com o relógio do computador § Status date (Data de status) – data da coleta dos dados de andamento do projeto (custos) § Calendar (Calendário) – especifica os dias da semana e horários a serem considerados na agenda. O calendário padrão (Standard), por exemplo, considera os seguintes dias/horários de serviço: segunda a sexta, das 08h00 às 17h00, com intervalo para almoço entre as 12h00 e 13h00. Estas informações do calendário padrão podem ser alteradas pelo usuário – conforme apresentado na seção Calendário de Trabalho (pág. 19) § Priority (Prioridade) – indica a prioridade do projeto. Deve ser um número de 0 a 1000. Quanto maior o número maior a prioridade. Esta informação é utilizada quando o MS Project tem que decidir quanto à alocação de um recurso a um projeto ou outro. O botão Statistics... apresenta estatísticas sobre o projeto, tais como: data de início e término, duração, trabalho e custo – para maiores detalhes, veja Cap. 3. É importante notar que você pode criar um projeto dando como ponto de partida a data de início desejada ou a data de término. Neste último caso, o MS Project parte da data em que o projeto deverá estar pronto e vai retroagindo. Esta opção é útil quando temos uma data limite para a conclusão do projeto e queremos ter uma idéia de quando começar, de modo que o prazo seja cumprido. Após preenchida esta tela inicial, será apresentada a tela de entrada de dados. Aumente a parte visível da planilha, de modo que a coluna de predecessoras fique à mostra (coloque o ponteiro do mouse sobre a Barra Separadora Vertical, clique, segurando o botão do mouse e arraste para a direita. Feito isso, agora é só digitar os dados do projeto. Clique na coluna Task Name (Nome da Tarefa), na Área para Tabelas, e digite o nome da primeira atividade. Depois clique na coluna Duration (Duração) ou pressione a tecla TAB, e digite a duração da tarefa, que deve ser informada por um número seguido de uma letra. PARNET – www.sparnet.com.br Podemos, por exemplo, padronizar a unidade de duração das tarefas. Inicialmente, o padrão é “dia”. Ou seja, caso não seja informada a unidade de tempo da duração da tarefa (m = minutos, h = horas, d = dias, s = semanas, me = meses, na = anos), o MS Project assume a duração em dias. Se quiser alterar este padrão, após acessar a tela Options... (Opções...), clique em Schedule (Agenda) e altere o campo Duration is entered in (A duração é inserida em) para o valor desejado como padrão. Outra padronização importante diz respeito ao calendário a ser utilizado pelo MS Project. Toda tarefa pressupõe o uso de determinado calendário que especifica os dias de trabalho, horário do expediente e feriados. O calendário padrão (Standard) pressupões que: § A semana começa no domingo § Os dias de trabalho vão de segunda-feira até sexta-feira § Os dias de descanso são o sábado e o domingo § O expediente de trabalho é das 08h00 às 12h00 e das 13h00 às 17h00 § Não há feriado É a partir destas informações que serão determinados o tempo de execução de cada tarefa, os recursos a ela vinculados e conseqüentemente a duração do projeto. Para alterar as informações do calendário padrão, clique na guia Calendar (Calendário) que aparece na tela de opções e altere os valores desejados. Observe que nem todas as informações do calendário padrão poderão ser modificadas. Veremos adiante como alterá-las (Capítulo 4). O Diagrama da Rede Além do Gráfico de Gantt, podemos visualizar o projeto através do Diagrama da Rede, que nos mostra a precedência entre as tarefas (este diagrama também é chamado Diagrama de Precedências). Para isso, na Barra de Modos clique no botão Network Diagram (Diagrama da Rede). A Figura 2.6 apresenta a aparência do Diagrama da Rede. Figura 2.6 – Diagrama da Rede Assim como o Gráfico de Gantt, diversas opções estão disponíveis para o Diagrama da Rede. Basta clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer parte do diagrama. Para focalizar o diagrama na tela, utilize os botões de zoom: PARNET – www.sparnet.com.br Também para imprimir o Diagrama da Rede, siga as orientações para impressão do Gráfico de Gantt, ou seja, selecione File (Arquivo) e depois Print... (Imprimir...). A Visualização “Calendário” Dentre as diversas formas de visualização do projeto, temos ainda a visualização Calendário (Figura 2.7), onde aparece o que é executado em cada semana do projeto. Para acessar essa forma de visualização, clique no botão Calendar (Calendário) da Barra de Modos - ou clique em View (Exibir) no Menu Principal e selecione a opção Calendar (Calendário). Figura 2.7 – Visualização em Modo Calendário Esta forma de apresentação é bastante interessante e fácil de visualizar o projeto, visto que guarda grande semelhança com as agendas manuais. PARNET – www.sparnet.com.br Salvando o Projeto Para salvar o projeto criado, siga o seguinte procedimento (que é o mesmo para todos os programas Microsoft): § Clique em File (Arquivo) no Menu de Opções § Selecione a opção Save (Salvar) § Digite o nome do arquivo § Clique no botão Save (Salvar) Após clicar no botão Save (Salvar), o MS Project apresentará a seguinte janela: Figura 2.8 – Opção de Salvamento A linha de base é uma base para comparação. Caso você salve o projeto com uma linha de base, as informações iniciais de tempo, recursos e custos serão armazenadas em campos especiais, de modo a possibilitar futuras comparações do tipo previsto/realizado quando o projeto estiver em andamento ou sofrer alterações. Após fazer a sua escolha, clique no botão OK. Uma vez criada a linha de base (baseline), a janela apresentada acima (Figura 2.8) não será mais exibida. Entretanto, pode ocorrer a situação em que já se efetuou o salvamento das linhas de base e, posteriormente, deseja-se efetuar um novo salvamento, pois o anterior ficou obsoleto. Para isto, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal, aponte para a opção Tracking (Controle) e selecione Save Baseline... (Salvar Linha de Base...). Figura 2.9. Figura 2.9 – Janela de Salvamento da Linha de Base A opção Save interim plan (Salvar plano provisório), que aparece na janela acima, é útil para efetuar simulações de planejamento, salvando um plano atual como “plano provisório”. Isto é válido somente para as datas de início e término informadas. PARNET – www.sparnet.com.br se na maior data das últimas tarefas, obtida no processo de cálculo da primeira etapa. § Fornecer Data de término do projeto: inicialmente o programa calcula as “últimas datas de início” das tarefas do fim para o início do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de término do projeto. A seguir, o cálculo das “primeiras datas de início” é feito do início para o fim do projeto e baseia-se na menor data das primeiras tarefas, obtidas no processo de cálculo da primeira etapa. Além das datas acima, o MS Project fornece também dois valores para as folgas das tarefas: § Margem de Atraso Permitida: Folga Livre (Free Slack) § Margem de Atraso Total: Folga Total (Total Slack) Caminho Crítico Chama-se de caminho crítico aquela seqüência de tarefas que define a duração do projeto. As tarefas críticas possuem valor nulo para Folga Total (Total Slack) ou Margem de Atraso Total. No MS Project é possível informar que devem ser consideradas como críticas todas as tarefas cujo valor de Folga Total fiquem abaixo de um determinado valor – clique em Tools (Ferramentas), no Menu Principal, selecione a opção Options... (Opções...), clique na guia Calculation (Cálculo) e verifique o campo Tasks are critical if slack is less than or equal to ... days (Tarefas são críticas se o valor de Folga Total é menor ou igual a ... dias). Como sabemos do PERT/CPM, uma rede pode conter um ou mais caminhos críticos. Múltiplos Caminhos Críticos No exemplo apresentado, a rede encerrou-se com uma única tarefa. Quando temos diversas tarefas de encerramento, costuma-se dizer que ela possui diversos “caminhos de encerramento”. É comum que apenas um deles defina a duração do projeto: ele constitui o caminho crítico. Os outros, por se encerrarem antecipadamente, possuem uma folga quando comparados com o caminho crítico. Esta situação (existência de folga em caminhos que chegam ao final do projeto) geralmente não agrada ao gerente do projeto, que deseja gerenciar como críticos todos os caminhos que chegam ao final do projeto. O MS Project contempla esta necessidade. Podem-se ter as seguintes opções de cálculo das “datas atrasadas” (ou “últimas datas de término”) para os diversos caminhos que chegam ao final: § Utilizar, para todas as “últimas tarefas”, a maior data de término encontrada entre todas as “últimas tarefas da rede”; PARNET – www.sparnet.com.br § Utilizar, para cada “última tarefa”, a sua própria data de término. Neste caso tem-se a situação denominada “múltiplos caminhos críticos”. Para ativar uma opção ou outra, deve-se ativar ou não o campo Calculate multiple critical paths (Calcular vários caminhos críticos), que aparece clicando-se na opção Tools (Ferramentas), do Menu Principal, opção Options... (Opções...), guia Calculation (Cálculo). Calendário de Trabalho As informações referentes aos dias e horários de trabalho constituem o que se chama Calendário de Trabalho. Para acessá-las, clique em Tools (Ferramentas), no Menu Principal, selecione a opção Change Working Time... (Alterar o período de trabalho...). deverá aparecer uma tela como a apresentada na Figura 3.2: Figur a 3.2 – Cale ndári o de Traba lho As infor maç ões apr ese ntad as, com o voc ê pod e ver no campo For (Para), são do calendário padrão. Esta tela permite criar novos períodos de trabalho ou alterar os existentes. O MS Project oferece três opções de período de trabalho ou calendário: § Standard (Standard) § 24 Horas (24 Hours) § Turno Noturno (Night Shift) PARNET – www.sparnet.com.br Selecione cada uma das opções do campo For (Para) e verifique, de acordo com a legenda apresentada do lado direito do calendário (legend), os dias/horários de trabalho e de folga para cada calendário. Para marcar um determinado dia como feriado, por exemplo, você seleciona o mês, clicando na barra de rolagem, dá um clique sobre o dia no calendário e seleciona a opção Nonworking time (Período de folga) no campo Set selected date(s) to (Definir a(s) data(s) selecionada(s) como) do lado direito do calendário. Quando o calendário “Standard” não atender ao projeto, é recomendável que se defina um novo calendário antes de se fornecer a lista de tarefas. É possível efetuar alterações no calendário de um projeto existente, porém deve-se ter o cuidado de com as tarefas cujas durações estejam definidas em semanas, meses ou anos, pois, nestes casos, resultados imprevisíveis podem ocorrer. O ideal, neste caso, é que as tarefas estejam definidas em dias úteis. Observação: É possível informar que uma tarefa deve ser executada na forma de “dias corridos”, sem ser necessária a alteração do calendário. Neste caso, deve-se digitar, por exemplo, 3dd no campo Duração da citada tarefa. Modelo Probabilístico O MS Project permite a entrada de dados no chamado “modelo probabilístico”. Nesta opção, você informa a duração otimista, a esperada e a pessimista para cada tarefa. para acessá-la, clique em View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Table... (Tabela...), selecione More Tables... (Mais tabelas...) e selecione PA_PERT_Entry (Planilha de Entrada para PERT PA). A tabela da Figura 3.3 deverá aparecer. Figura 3.3 – Tabela do Modelo Probabilístico Cada duração do modelo probabilístico tem um peso padrão: § Duração Otimista (Optimistic Duration) - DO: Peso padrão = 1 § Duração Esperada (Expected PARNET – www.sparnet.com.br Chama-se Custo Fixo de uma tarefa ao valor que é fornecido independentemente de sua duração ou dos recursos que a tarefa vai utilizar. Para utilizar custos em tarefas no MS Project, deve-se inicialmente defini-los na tabela Custo. Para isso, clique em View (Exibir), aponte para Table... (Tabela...) e selecione Custo (Cost). Será apresentada a tabela da Figura 4.1: Figu ra 4.1 – Tabe la de Infor maç ões de Cust os As col una s da tab ela s têm o seg uint e significado: § Fixed Cost (Custo Fixo): • Para atividades planejadas é igual ao custo planejado • Par a ativ ida des co mpl eta das é igu al ao PARNET – www.sparnet.com.br cus to real • Par a ativ ida des em and am ent o é igu al ao custo planejado + o custo real § Fix ed Co st Acc ural (Ac um ula ção de Cu sto Fixo): têm-se as seguintes opções: • Sta rt (Iní cio) : o val or do cus to é lançado no momento de início da tarefa; • End (Fim): o valor do custo é lançado no momento de término da tarefa; PARNET – www.sparnet.com.br • Prorated (Rateado): o valor do custo é rateado no período de execução da tarefa. § Total Cost (Custo Total): é um valor calculado pelo programa e representa o valor total do custo da tarefa (custo fixo + custos dos recursos); § Baseline (Linha de Base): é o custo “congelado” em uma determinada data. É calculado como a soma do custo fixo com os custos de todos os recursos (tal como Custo total); § Variance (Variação): representa a variação entre o custo estimado da Linha de base e o custo fixo; § Actual (Real): custo verdadeiro da execução da tarefa; § Remaining (Restante): custo restante Um Exemplo de Custo Fixo Vamos acrescentar ao nosso projeto exemplo informações de custo, como mostra a tabela abaixo: Código Atividade Precedência Imediata Tempo (Horas) Custos (R$) A Verificar partes com defeito (com a máquina em operação) - 8 40 B Desmontar a máquina deixando as partes sobre a fundação A 10 300 C Transportar partes da máquina até a oficina de reparo B 4 90 D Desmontar fundação antiga C 6 180 E Consertar as partes da máquina na oficina C 18 500 F Construir nova fundação D 15 930 G Transportar partes reformadas até a fábrica E 4 90 H Montar a máquina G 15 600 I Posicionar máquina montada sobre a nova fundação H, F 3 150 J Efetuar os teste finais I 2 10 Tabela 4.1 – Informações de Custos do Projeto Para entrar com as informações de custo, siga as opções apresentadas no item Custos Fixos. Aparecerá a tela da Figura 2.15 e você deverá digitar os dados na coluna Fixed Cost (Custo Fixo). Dessa forma, o MS Project passará a considerar as informações de custo do seu projeto. PARNET – www.sparnet.com.br