Baixe Excel 2003 Avançado - Apostila Completa e outras Notas de estudo em PDF para Contabilidade, somente na Docsity! EXCEL AVANÇADO 1 Primeira parte - Formatação - Uso da função SOMA - Copiar fórmulas absolutas e relativas - Função SE (fórmulas condicionais) Formatação Com a opção Número, define-se a forma como será apresentado os dados digitados. Ex.: R$ 1.200,00 - 1.200,00 - 1200,00 - 1200 - 1.200 etc, Obser ve acima as forma s de forma tação para horas e datas. Alinh amen to Nesta opção podemos definir como será o alinhamento dos dados na célula. Marque o item Retorn automático de texto para que os dados digitados sejam organizados dentro da própria célula. Ex.: Hora inicial Hora final Total de horas Marque a opção Reduzir para ajustar para que os dados digitados caibam na célula sem que para isso seja feito o retorno automático do texto. = 2 + 2 * 5 - o resultado será 12. = (2+2) * 5 - o resultado será 20. Quando usamos parênteses, este passa a ter prioridade sobre as demais operações. Copiar fórmulas absolutas e relativas Quando copiamos uma fórmula =A1*B1 para as linhas abaixo o Excel entende que as fórmulas devem ser relativas ou seja, mudam de acordo com as linhas. No exemplo usado =A1*B1 sendo relativas, mudam para =A2*B2, =A3*B3 e assim por diante. Mas quando um determinado endereço deve permanecer absoluto, antes de copiar deve-se usar o símbolo $ na fórmula que queremos copiar. Ex.: Na fórmula =A1*B1 queremos que quando copiar para as linhas abaixo o endereço B1 permaneça absoluto, ou fixo. =A1*B$1 Notem que o símbolo $ está antes do número 1 que identifica a linha. Depois de copiado, as fórmulas ficam assim: =A2*B$1 =A3*B$1 =A4*B$1 =A5*B$1 Quando copiamos uma fórmula para outras colunas, a regra é a mesma, ou seja devemos colocar o símbolo $ na fórmula na frente da letra que identifica a coluna que deve permanecer fixa. Usando o exemplo =A1*A2, quando copiamos para as outras colunas, ficam assim: =B1*B2 =C1*C2 =D1*D2 Colocando o símbolo $ antes do A1, =$A1*A2, depois de copiado, fica assim: =$A1*B2 =$A1*C2 =$A1*D2 Para fixar a coluna e a linha usa-se =$A$1*A2, pois assim, quando copiamos esta fórmula para baixo ou para o lado na planilha, o endereço $A$1 sempre ficará fixo. Função SE (fórmulas condicionais) Esta função é usada para testar condições como por exemplo: Pagaremos comissão de 10% a um vendedor se as vendas ultrapassarem R$10.000,00, caso contrário pagaremos somente 5%. Na célula A1 consta o total das vendas e em A2 vamos incluir a fórmula para calcular o valor da comissão. =SE(A1>10000;A1*0,10;A1*0,05) ou =SE(A1>10000;A1*10%;A1*5%) Primeiro testamos SE A1 for maior que 10000. Logo após vem o primeiro ponto e vírgula ( ; ) onde consta a ação que deve tomar caso o teste seja verdadeiro. Após o segundo ponto e vírgula ( ; ) deve constar a ação caso o teste seja falso. Para verdadeiro ou falso podem ser usadas fórmulas, palavras e até mesmo outra condição, que chamamos de condição encadeada. =SE(A1>10000;”Legal”;”Que pena” ) Observe que as palavras devem estar entre aspas ( “”). Neste exemplo deve aparecer a palavra Legal se o teste for verdadeiro, caso contrário, se for falso deve aparecer a palavra Que pena. Observe atentamente a regra seguinte: = SE( teste ; ação para verdadeiro ; ação para falso ) Outro exemplo, se a região das vendas for SUL a comissão será 10%, caso contrário será 5%. Na célula A1 está a região e B2 está o valor. =SE(A1=”SUL”;B2*0,10;B2*0,05) Usando OU e E junto com o SE Se a região for SUL ou NORTE ou LESTE a comissão será de 10%, caso contrário será de 5%. =SE ( OU(A1=”SUL” ; A1=”NORTE” ; A1=”LESTE”) ; B2*0,10 ; B2*0,05) Observe bem a colocação dos parênteses e o ponto e vírgula. No ponto destacado em vermelho está as várias condições que estamos perguntando, separados por ponto e vírgula. Pode-se pôr várias opções . Para a condição ser verdadeira, qualquer uma das opções serve, SUL, NORTE ou LESTE. A opção OU na fórmula está isolado por parêntese. OU(A1=”SUL”;A1=”NORTE”;A1=”LESTE”). Somente depois é que vem o primeiro ponto e vírgula onde constará a opção verdadeira e logo após, no segundo ponto- e-vírgula, a opção falsa. Exemplo para o E junto com o SE. Se o total das vendas for entre R$10.000,00 e R$20.000,00, a comissão será de 10%, caso contrário será de 5%. = SE ( E (A1>=10000 ; A1<=20000) ; A1*0,10 ; A1*0,05 ) Para a condição ser verdadeira, as opções destacadas em vermelho devem necessariamente serem verdadeiras, ou seja o valor deve ser entre R$10.000,00 e R$20.000,00. Diferente do OU onde qualquer opção poderia ser verdadeira. Usando condição encadeada Usamos quando houver mais que uma condição para testar. No cálculo do INSS deverá ser respeitada uma tabela divulgada pelo governo. Salário até R$ 100,00 o desconto será de 8%. =[Faturamento.xls]Plan1!$A$4 No arquivo Faturamento.xls, na planilha Plan1, na célula A4, consta o valor que queremos buscar. Pode-se digitar diretamente a fórmula caso saibamos antes o endereço completo, mas deve-se tomar cuidado para respeitar as regras que o Excel exige. Por exemplo, deve-se começar com o sinal de = , o nome do arquivo deve estar entre colchetes [ ], e logo após o nome da planilha e antes da célula, deve constar o sinal de exclamação !. PROCV A função PROCV é usada para pesquisar no banco de dados uma informação baseada em uma chave de pesquisa. Por exemplo, qual o preço de um determinado produto identificado por uma referência ou modelo. Em primeiro lugar, devemos identificar a base de dados definindo um nome. Por exemplo, em um arquivo temos duas planilhas, uma com os dados e a outra onde vamos colocar a fórmula PROCV . Na plan2 temos as seguintes informações: Modelo Descrição Cor Valor 10 BMW Branco 45.000,00 20 MERCEDE S Azul 50.000,00 30 FERRARI Vermelha 150.000,00 Estas informações estão no intervalo A2 até D7, pois o título não contamos como informações. Para definir um nome para este intervalo deve-se selecionar o menu Inserir/ Nome/Definir. Defina o nome TABELA para esta região. Agora sempre que nos referimos ao nome TABELA, o Excel entende que são as informações constantes em plan2!A2:D7. Na planilha plan1 estamos montando um cadastro de pedidos onde digitaremos o modelo e automaticamente deverá buscar a descrição, cor e valor, ficando apenas o campo Qtd para digitar. Modelo Descrição Cor Valor Pedido Qtd Valor Total = PROCV ( CHAVE; TABELA; COLUNA; 0 OU 1) Chave é a informação em comum nas duas planilhas, sendo que na tabela necessariamente deve ser a primeira coluna para que o Excel possa pesquisar. Tabela é o nome que definimos para o nosso banco de dados de informações. Coluna é a coluna onde está a informação que queremos buscar. Por exemplo, se queremos o valor, encontra-se na nossa tabela na coluna 4. 0 (exato) ou 1 (parecido) serve para que o Excel busque informações exatas ou parecidas. Por exemplo, se buscarmos por Josué e consta 0 (exato) na fórmula, somente será válido Josué. Se na fórmula consta 1 (parecido), poderá ser José que é parecido com Josué. Outra curiosidade, se optarmos por 0 (exato) Josué e Josue são diferentes para o Excel, pois um tem o assento e o outro não. No exemplo que vamos montar, queremos buscar a descrição do produto. Na nossa planilha a chave é o Modelo que consta na célula A2. = PROCV ( A2 ; TABELA ; 2 ; 0 ) Baseado na chave em A2, pesquisar na tabela a coluna 2 que é a descrição, sendo que deve ser exata a informação. PROCV com CONCATENAR (duas chaves) Quando a chave para pesquisa for mais que uma, por exemplo, um pedido de calçados que para cada tamanho de um mesmo modelo existe um preço diferente, precisamos usar a função CONCATENAR . A nossa base de dados será a seguinte: Chave Modelo Tamanho Cor Valor 1033 10 33 Branco 37,50 1034 10 34 Preto 41,20 2033 20 33 Branco 38,41 2034 20 34 Preto 45,74 3033 30 33 Branco 50,25 3034 30 34 Preto 55,00 Note que para um mesmo modelo mas com tamanhos diferentes, temos chaves diferentes. O modelo 10 com tamanho 33 a chave é 1033 e o modelo 10 com tamanho 34 a chave é 1034. Isto porque juntamos (CONCATENAR) duas células para formar uma. Ex.: =CONCATENAR(A2;B2) ou =A2&B2 Para esta base de dados definimos um nome como TABELA1. Modelo Tamanho Cor Valor Pedido Qtd Valor Total 10 33 Branco 37,50 2545 5 187,50 10 34 Preto 41,20 2546 15 618,00 20 33 Branco 38,41 2547 4 153,64 20 34 Preto 45,74 2548 9 411,66 30 33 Branco 50,25 2549 6 301,50 30 34 Preto 55,00 2550 7 385,00 Na planilha de pedidos agora a chave de pesquisa passa a ser duas, o modelo e o tamanho, pois na base de dados foi esta a chave que definimos para diferenciar dentro de um mesmo modelo o preço de outros tamanhos. Em A2 temos o modelo e B2 o tamanho. Sendo assim a fórmula para buscar o valor será a seguinte: = PROCV ( A2&B2 ; TABELA1; 5 ; 0 ) Nome em células ft Excel - Pastal Um indicador em vermelho aparece na célula indicando que existe um comentário. Podemos definir se este comentário ficará sempre visível ou se apenas aparecerá o indicador. Esta definição está disponível no menu Ferramentas/Opções orelha Exibir. 3 Terceira parte Função SUBTOTAL no modo Filtrar Observem que no lado esquerdo da planilha aparecem os botões numerados 1 2 3 que correspondem ao nível que queremos visualizar. O 1 mostra somente o total geral, o 2 mostra somente os subtotais e o 3 mostra todos os dados junto com os subtotais. Também é possível visualizar por partes usando os botões de nível (A). Tabela Dinâmica Tabela Dinâmica é bastante útil quando queremos analisar dados em uma estrutura diferente da que temos no banco de dados. Para uma planilha de contas a pagar onde há informações digitadas uma abaixo da outra, queremos visualizar por colunas, usamos a Tabela Dinâmica no menu Dados/Relatório da tabela dinâmica. Vejamos os dados digitados na primeira planilha e logo abaixo a Tabela Dinâmica pronta com os dados organizados. Para obter este quadro basta dar 2 cliques no campo Soma de Valor (C) em DADOS na etapa 3 de 4. Podemos definir para um campo uma definição de digitação, ou seja, uma validação para o campo. No campo valor por exemplo, somente poderá ser digitados valores maior ou igual a R$ 100,00. Para isto, usamos a opção Validação no menu Dados/Validação. Observe abaixo as etapas para validar um campo. Em Definições definimos qual a validação a ser aplicada, em Mensagem de entrada define-se qual a mensagem que deve aparecer quando o cursor é posicionado no campo e por final em Alerta de erro qual a mensagem a ser mostrada se digitamos um valor fora das definições aplicadas. 4 Quarta parte Em uma planilha pode ser necessário automatizar uma tarefa, pois há procedimentos repetitivos. Há ações bem simples como por exemplo ir para uma outra planilha para ver alguns dados e retornar para a planilha atual. Quando montamos uma macro estamos simplesmente gravando as ações que queremos que o Excel repita quando executar a macro. Para gravar uma macro, basta acessar o menu Ferramentas/Macro/Gravar nova macro. A partir deste momento toda ação que for feita estará sendo gravada até que peça para parar a gravação em Ferramentas/Macro/Parar Gravação. Pode-se definir uma tecla de atalho em conjunto com a tecla Ctrl . Observe em (D) . Também é possível definir um botão e incluir na barra de ferramentas. Veja na página 66. Caso queira que a macro seja executada quando abrir a planilha, defina o nome da macro como auto_open e não esqueça de selecionar Armazenar macro em esta pasta de trabalho. O filtro avançado em ocasiões esporádicas onde em vez de clicarmos nos botões drop-down para selecionar registros, digitamos em um lugar específico qual a informação que queremos filtrar. Pedido Cliente Ref. Preço Unitário Pares Total R$ Beira Rio Pedido Cliente Ref. Preço Unitário Pares Total R$ 2561 Azaléia 27 7,8 3.251 25.357,80 2555 Beira Rio 21 2,5 12.541 31.352,50 2547 Beira Rio 10 9,6 5.400 51.840,00 2556 Beira Rio 22 5,2 1.200 6.240,00 2549 Beira Rio 15 1,2 5.200 6.240,00 2560 Bibi 26 3,6 3.220 11.592,00 2553 Bibi 19 4,2 2.355 9.891,00 2554 Bibi 20 1,2 1.254 1.504,80 2548 Musa 14 3,5 6.500 22.750,00 40.921 166.768,10 Para selecionar esta opção, entrar em Dados/Filtrar/Filtro avançado. Observe acima as opções disponíveis. Filtrar a lista no local - mostra os dados filtrados na própria planilha Copiar para outro local - copia as informações filtradas para outro local Caixas drop-down e botões de seleção são extremamente úteis, pois em conjunto com a função PROCV e Macros é possível automatizar nossa planilha. Observe abaixo um exemplo de formulário de pedido, onde com a caixa drop- down selecionamos um código e automaticamente aparecem o valor, descrição, etc. Os botões de seleção servem para selecionar neste exemplo se o pedido é com desconto, se tem frete e se é fora ou dentro do estado. Conforme a seleção feita, existe um cálculo diferente. Observe em (F) os botões de macro. Para ter acesso a estes recursos, faça exibir a barra de ferramentas formulários. Com a barra de ferramentas exibida, basta clicar no botão desejado e arrastá-lo para uma área da planilha. Em seguida é necessário configurar como este botão ou caixa drop-down deve agir na planilha. Para a caixa drop-down deve-se definir a região da planilha ao qual estão as informações a serem pesquisadas. Intervalo de entrada - corresponde a região onde estão os dados Vínculo da célula - corresponde a célula que será usada na função PROCV Linhas drop-down - são a quantidade de linhas a serem visualizadas quando selecionado o drop- down. O padrão é 8. Sombreamento 3-D - marque esta opção para dar um visual mais bonito para a caixa drop-down. Estas opções obtemos quando ao criar a caixa drop-down, clicar com o botão direito do mouse na caixa e selecionar Formatar controle. Para a caixa de seleção e o botão de seleção segue a mesma regra, porém não há o intervalo de entrada, somente a opção Vínculo da célula que servirá de base para montar as fórmulas de vínculo. As informações no quadro acima podem ser substituídas por regiões da planilha onde constam os dados. Observe no Tipo onde definimos 0 se for sem entrada e 1 se for com entrada. Podemos usar ainda as opções TAXA, VP e NPER para descobrir a taxa usada, o valor à vista e o tempo, sempre observando o Tipo. Atingir meta Esta função é muito útil quando desejamos saber qual o valor inicial ideal para obtermos um resultado já definido, considerando vários critérios. Ex.: Salário Nominal 1.200,00 INSS 96,00 IRRF 120,00 Líquido 984,00 No exemplo acima temos um salário nominal de R$ 1.200,00, com um INSS de 8% sobre o salário e o IRRF de 10% sobre o salário, resta R$ 984,00 de líquido. Mas no nosso caso queremos que o líquido seja de R$ 1.200,00. Qual o salário nominal necessário para obter R$ 1.200,00 de líquido, considerando os descontos? Em Ferramentas/Atingir meta está a solução para o nosso problema. Definir célula - corresponde a célula do Líquido Para valor - será o valor de R$ 1.200,00 que queremos como líquido Variando célula - corresponde a célula salário nominal, pois é ela o ponto de partida para as demais. Salário Nominal 1.463,41 INSS 117,07 IRRF 146,34 Líquido 1.200,00 Acima está os valores que o Atingir metas encontrou para satisfazer o nosso objetivo que é de um líquido de R$ 1.200,00. Hora inicial 7:00 11:46 4:46 2,5 11,92 7:30 12:50 5:20 1,5 8,00 8:35 23:48 15:13 2,35 35,76 25:19 Em cálculo com horas usando a calculadora para conferir se o Excel fez correto o cálculo, deve-se primeiro transformar os minutos em centesimal. Ex.: 4:46 - divide os 46 por 60 resultando em 0,766666667. Agora para calcular usamos 4,766666667. 4,766666667 * 2,50 = 11,91666667, ou R$ 11,92 Hyperlink O Hyperlink é usados para criar um link com uma home page, arquivo ou planilha. É muito útil, pois com um simples clique, podemos abrir a home page da Zero Hora e consultar a taxa do dólar, ou abrir o arquivo de faturamento para consultar o faturamento do dia. Para voltar a planilha original, quando entrar no arquivo de faturamento, basta criar neste arquivo um link para voltar. Observação: Pode-se vincular somente uma coisa de cada vez. Uma home page ou um arquivo ou uma planilha dentro do próprio arquivo. Se for necessário, podemos criar 3 links ou mais na mesma planilha. Cada um com uma função diferente. Gráficos É com os gráficos que podemos analisar melhor nossos dados. Para montar um gráfico, clique no botão auxiliar gráfico na barra de ferramentas e seguir o roteiro que é bem intuitivo. Função EERROS Com a função EERROS eliminamos o problema que temos quando usamos a função PROCV e este não encontra registros. Quando o PROCV não encontra um registro, o Excel retorna o símbolo #N/D. Em apenas uma fórmula na planilha não seria problema, mas quando há um grande número de fórmulas na planilha, pode ficar uma poluição visual. Eliminamos isso com o EERROS. Quando aplicamos a função EERROS em uma fórmula que contém o PROCV, o Excel retorna como VERDADEIRO quando aparece o #N/D. Podemos aproveitar isto e usar a função SE, ou seja, somente faz o cálculo se for falso, pois se for verdadeiro, significa que o PROCV não encontrou registro. Funções ARRED e TRUNCAR A função ARRED arredonda o resultado de um cálculo para quantas casas for necessário. Basta incluir na fórmula esta função. Observe como fica a fórmula =C15*C14 com o ARRED. 1.255,57800000 5,87900000 7.381,54306200 7.381,54000000 A função TRUNCAR é parecido com o ARRED, porém em um resultado final, queremos ignorar os dígitos restantes após os 2 dígitos depois da vírgula. 199,99990000 5,87900000 1.175,79941210 1.175,79000000 Nesta opção, alem de mover a planilha para outro local dentro do próprio arquivo (Pasta), também é possível mover ou copiar para outro arquivo (Pasta). Para copiar, basta selecionar a opção Criar uma cópia (H) na janela, para que o Excel entenda que deve manter a planilha original e criar uma cópia em outro local, caso contrário o Excel entenderá que deve mover, ou seja, tirar a planilha do arquivo atual e enviar para outro arquivo selecionado em Para pasta (I). Para que os outros arquivos (Pastas) estejam disponíveis em Para pasta (I), eles devem estar abertos. Observe primeiro no menu Janela se eles aparecem. Para criar uma cópia ou mover para o próprio arquivo, basta que o arquivo esteja selecionado em Para pasta (I), e selecione em Antes da planilha (J) o local que deve ser movido ou criado uma cópia. Após criado a cópia da planilha, basta renomear. Para Renomear uma planilha, dê dois cliques com o botão esquerdo do mouse na guia da planilha ou dê um clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Renomear. Para excluir uma planilha clique com o botão direito do mouse na guia da planilha e selecione a opção Excluir. Também pode ser selecionado o menu Editar/ Excluir planilha. Para inserir uma planilha clique com o botão direito do mouse na guia da planilha e selecione a opção Inserir, ou selecione o menu Inserir/Planilha. Configurar impressão Vamos olhar com carinho como configurar corretamente a impressão, pois depois de elaborado uma planilha queremos ver no papel o nosso trabalho. Começamos visualizando a impressão clicando no botão visualizar impressão na barra de ferramentas. Clique no botão Configu rar (K) para configur ar como será impress o a planilha. Na orelha Página encontra mos as seguinte s opções: Orienta ção - conform e mostra o exemplo (L), define em que posição será impress o a planilha. Dimensi onar - semelha nte a opção que encontra mos em uma máquina Xerox, é possível ajustar o tamanho a ser impress o. Também é possível deixar que o Excel encontre um ajuste ideal para que caiba a planilha em uma página, caso esta planilha seja muito grande. (M) Tamanh o do papel - é o tipo de papel que você está usando na impress ora. Botão opções - nesta opção depende da impress ora que está instalado na máquina Envelopes e Catálogo. Selecione Cartas. Na Segunda etapa é onde buscamos as informações que criamos no Excel na planilha Cadastro de Clientes.xls. Selecione Abrir origem de dados. Não esqueçam de mudar o tipo de arquivo que o Word deve reconhecer (N). Localize o arquivo que criamos, normalmente estará gravado na pasta Meus Documentos. Siga as instruções e por final o Word irá reconhecer a linha 1 da planilha como campos e irá incluir uma barra de ferramentas (O) para que possamos trabalhar com estes campo. Consultem o manual do Word para ver maiores detalhes. Em seguida digite o texto padrão e quando necessário clique no botão inserir campo na barra de ferramentas (O) e insira o campo. Este campo no Word pode ser definido em negrito se for necessário. Clique no botão (P) na barra de ferramentas para visualizar os dados do cadastro no Excel. Em (Q) podemos visualizar os próximos registros. Na terceira etapa é onde mesclamos os registros do Excel para a impressora ou para um novo documento. Os campos no texto serão substituídos pelos registros. É neste momento que vimos o resultado da mala direta. Podemos também filtrar as informações Opções de consulta . Por exemplo, queremos imprimir uma mala direta somente para os registros do estado de SP e cidade SÃO PAULO. Veja o exemplo . Observe as opções de mesclar. Mesclar para - impressora, novo documento ou correio eletrônico. Regis tros a serem mesclados - um registro ou um intervalo. Neste momento pode-se definir a opção de consulta também. (R). Dicas Para exibir a data atual inclua uma fórmula =HOJE(). Esta data vem do sistema operacional, portanto observe se está atualizado a data no sistema. Para abrir várias planilhas ao mesmo tempo, confirme se todas as planilhas estão abertas no menu Janela, e salve como área de trabalho em Arquivo/Salvar área de trabalho. No menu Editar/Colar especial é possível definir como deve ser colado uma célula. Por exemplo, quando copiar uma célula onde consta uma fórmula para outra célula, é possível copiar apenas o valor, ignorando a fórmula. Se você excluir uma célula por engano, tecle CTRL + A LETRA Z ( CTRL+ Z). Para localizar uma palavra ou fórmula tecle CTRL+L Para substituir uma palavra ou fórmula tecle CTRL+U Para se posicionar em uma determinada célula da planilha tecle CTRL+Y Você pode visualizar as quebras de página em Exibir/Visualizar quebra de página. No menu Exibir/Barras de ferramentas é possível definir qual a barra de ferramentas que deve ser exibida. Normalmente são a Padrão e Formatação. No menu Inserir é possível inserir uma figura, um clip-art, um mapa etc. A figura deve estar no formato BMP, padrão do Windows. Em Formatar/AutoFormatação existem vários formatos prontos para serem usados em uma planilha. Confira. Se marcar a opção Precisão conforme exibido, o Excel vai considerar na soma somente as duas casas depois da vírgula. Mas a partir deste momento todos os cálculos perdem a precisão. Opções da orelha Editar - Editar diretamente na célula - quando teclar F2 para editar uma célula escolha se quer editar diretamente na célula ou se desmarcar esta opção será editado na barra de fórmulas. (S) - Mover seleção após enter - quando teclar Enter escolha a direção que o cursor deve mover. - Decimal fixo - semelhante a opção das calculadoras de mesa, é possível definir onde deve ficar a vírgula do decimal em uma digitação de valores sem usar a vírgula. Ex.: definir 2 para decimal fixo, quando digitar 2556 o Excel entende como 25,56. - Ativar AutoConclusão para valores de células - muito útil quando na digitação de palavras que já constam na coluna atual. Ex.: em A1 digite JOSUÉ. Quando em A2 você digitar o J, o Excel vai sugerir a palavra JOSUÉ. Opções da orelha Geral - Lista dos arquivos utilizados recentemente - no menu Arquivo, bem abaixo aparecem os 4 últimos arquivos que foram utilizados. Para encurtar o caminho se for necessário abrir novamente um arquivo utilizado recentemente, não é necessário selecionar abrir arquivo e sim basta selecioná-lo da lista. É possível aumentar esta lista nesta opção. - Número de planilhas da nova pasta - o padrão do Excel é de abrir um novo arquivo com 3 planilhas. Aumente este número se quiser mudar este padrão. Mas lembre-se, só vai funcionar no próximo arquivo que criar. Para incluir mais planilhas no arquivo atual, selecione o menu Inserir/Planilha. - Fonte e tamanho - mude o padrão de fonte para as os arquivos a serem criados. A regra é a mesma comentada no item acima. - Local padrão - quando salvamos um arquivo ou abrimos um arquivo o Excel vai considerar o diretório padrão neste campo. O padrão é Meus Documentos, mas pode-se mudar. - Nome usuário - é o nome que vai aparecer nas opções de cabeçalho e rodapé em Configurar impressão ou quando um outro usuário da rede abrir um arquivo já aberto por você, ele será avisado que você já está usando. Opções da orelha Transição • Salvar arquivos do Excel como - o padrão é Pasta de trabalho do Microsoft Excel, mas se você tentar abrir este arquivo em uma versão mais antiga do Excel, não será possível. Mude o padrão se for necessário. • Se você quer salvar apenas um arquivo com a opção diferente do padrão, selecione Salvar como tipo (AB) quando selecionar Arquivo/Salvar e mude a opção. Opções da orelha Listas Nesta opção é possível definir uma lista para ser usada quando arrastar uma célula. Quando digitar na planilha Jan e arrastar a célula, automaticamente aparecem Fev, Mar, Abr, etc. Pode-se incluir várias listas. Pesquisa A função Pesquisa serve para pesquisar em um banco de dados, informações conforme critérios estabelecidos. Abaixo está um exemplo de banco de dados onde temos produtos vendidos em diversas datas. Suplementos Assistente de Formulário da Web [7 Assistente de modelo com rastreamento de dados 5a 10,84 13 1283 Ea 387 15,88 18,29 E Assistente de pesquisa - etapa 2 de 4 E 13 1589 Assistente de soma condicional - etapa 1 de 4 Cliente=Amapá Selecione nesta etapa a opção Copiar a fórmula e os valores condicionais, para que possamos usar outras definições mais tarde. (AL) Nesta etapa, define-se uma célula base para Cliente onde servirá de parâmetro para outras definições. (AM) Nesta etapa, define-se uma Botões em Macros Para uma Macro é possível Acessar o menu Exibir/Barra de ferramentas/Formulários para exibir a barra de ferramentas formulários. (AO) 77 Josué Santiago jpsantiago globo.com